數字化體育檔案的運用與管理

陳曉善

【摘 要】在信息資源豐富多彩的時代，檔案管理的各個方面都面臨著革新與機遇。本文結合數字化檔案的優點，列舉學校體育檔案管理工作中利用數字化檔案的方法，以順應時代發展的潮流，更好的為學校體育工作提供服務。

【關鍵詞】數字化檔案;體育檔案;管理

體育檔案作為學校體育工作的體現，記錄了體育工作各階段的詳細情況，為下一階段體育工作的開展提供了極其重要的參考價值。完善的體育檔案管理不僅體現了學校體育工作者的管理水平，也能真實地還原學校體育工作的開展情況。其次，對記錄在案的檔案進行還原分析、反思亦可得出成功的經驗，也可吸取失敗的教訓，對今后工作的開展有著重要的參考價值。再者，多所學校之間進行體育檔案的借閱，不僅實現了經驗的相互交流，同時在交流中也可以發現本校在檔案管理中的不足之處，為提升學校體育檔案管理水平提供了參考。

一、學校體育檔案電子化管理的意義

與傳統的紙質檔案管理相比，學校體育檔案電子化的實施，充分利用和發揮了現有計算機的潛能，提高了計算機的利用率，實現了資源利用的最大化。其次，數字化檔案占有空間小、易于保存，在保管過程中不易受蟲、鼠及其他有害生物的侵襲而損毀。傳統的紙質檔案需要投入大量的人力、物力、財力到分類、復印、裝訂、保管的工作中，而檔案電子化的管理可達到一次投入多次產出的效果，這種存儲方式改變了信息加工受經費限制的局面，其信息成果可多份拷貝，大大增強了社會影響力。

二、學校體育檔案資料管理的策略

（一）遵循原則，規范管理

在學校體育檔案管理工作中應遵循系統性、歷史性、規范性等原則，做到檔案管理的規范化，真正體現建立檔案的價值，更好的為學校體育工作服務。

1.系統性原則

收集攝取信息 → 加工保存信息

↑? ? ? ?↓

接收反饋信息 ←? 輸送信息

學校體育檔案的建立流程依次為信息的攝取與收集，對收集完畢的信息進行加工、保存、篩選，留下有作用的、對今后工作有參考價值的部分，再對信息進行錄入、保存。檔案管理的最終目的是反饋工作及整個事件。

2.歷史性原則

體育檔案應真實且完整地反映學校體育工作的整個過程，在建立學校體育數字化檔案時應遵循事件的先后順序，對學校體育工作進行真實地還原。例如在對一屆校運動會的建檔過程中，應以事件發展的先后順序，依次對運動會的方案、運動會規程、運動會報名通知、各班運動會報名表格、開幕式議程、運動會競賽日程表、各項目預決賽情況及最后比賽名次進行記錄。完整地記錄整個事件，真實地反映該事件的發展過程，達到建立檔案的初衷。

3.規范性原則

學校體育檔案不同于其他項目的檔案，具有特殊的專業性。在學校體育檔案電子化建設過程中，應由懂體育并參與了學校體育工作的專職體育教師進行錄入，同時該人也應具備熟練操作電腦，對各種信息能進行加工整理的能力。

（二）分類管理，發揮效能

由于學校體育工作涉及面廣、事件發生的時間跨度大、檔案數目眾多等因素，因此對數字化檔案進行分類管理，將大大提高檔案查閱的效率，體現學校檔案管理工作的水平。

經過對學校體育檔案管理工作的總結，本校嚴格按照項目分類法對學校體育檔案進行管理。該方法針對學校體育工作開展的不同項目進行分類，其好處是在查閱或輸入檔案時十分便捷。

以虹橋鎮第二小學體育教研組實施的學校體育數字化檔案管理為例，體育組按學校體育工作開展的情況將檔案分為：組織機構管理、教研組的建設、課堂教學常規、教育科研工作、陽光體育活動、國家學生體質健康測試、課余運動訓練、體育特色學校建設、體育器材登記、其他項目內容等十大項。然后再根據不同事件對數字化檔案進行細化處理，在大的分類下，又對各子目錄進行細化分類：

1.組織機構管理：? ? 2.教研組的建設：

3.課堂教學常規：? ? 4.教育科研工作：

5.陽光體育活動? ? ?6.國家學生體質健康測

7.課余運動訓練：? ? ?8.體育特色學校建設：

9.體育器材登記：? ? ?10.其他項目內容：

三、實施數字化檔案時應注意的問題

（一）責任明確、分工清晰

在建立體育數字化檔案時應明確各個教師的職責，明確檔案建立的信息收集、加工保存、信息錄入等各個環節的責任人。同時由專職的體育教師負責檔案的錄入工作，確保檔案的標準化、規范化。

在體育檔案管理中，應對各事件進行及時并完整地導入，以保持信息的及時性與完整性。

（二）及時更新，多份拷貝

在數字化檔案管理中，以年度為階段及時更新檔案內容，保持檔案的完整性與時效性。同時根據數字化檔案的特點，應對數字化檔案進行多份拷貝，防止檔案因電腦損壞、失竊或受病毒感染等原因而丟失。

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