人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)初探

周本仙

摘? 要：以往的人事檔案管理工作，是針對(duì)實(shí)體管理進(jìn)行開展的，通常會(huì)以人工收集整理檔案資料作為主要工作，但工作量非常大，會(huì)消耗一定的人力以及物力。現(xiàn)在，利用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理形式，使相關(guān)的管理工作走向了現(xiàn)代化，更加細(xì)致和完善，極大地提升了工作效率。因此，文章針對(duì)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的對(duì)策做出了進(jìn)一步探究，對(duì)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的意義、現(xiàn)階段人事檔案管理、人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的措施給出了詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息化;建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2095-2945（2019）30-0193-02

Abstract： In the past， the management of personnel files was carried out for entity management， which usually takes manual collection and arrangement of archives as the main work， but the workload is very large， which will consume a certain amount of manpower and material resources. Now， the use of network information management form， so that the relevant management work to modernization， more meticulous and perfect， greatly improve the work efficiency. Therefore， this paper makes a further exploration on the countermeasures of the network information construction of personnel file management and gives a detailed analysis of its significance， the present stage of personnel file management and the measures of network information construction of personnel file management.

Keywords： personnel file management; network informatization; construction

人事檔案管理工作當(dāng)中，最關(guān)鍵的便是對(duì)合理科學(xué)的人事檔案管理制度進(jìn)行建立，其中可將其分為人事材料歸檔制度、檔案資料、傳遞制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度以及查驗(yàn)核實(shí)制度，每一項(xiàng)環(huán)節(jié)對(duì)人事檔案管理都有著非常關(guān)鍵的作用和意義，因此人事檔案管理的相關(guān)工作需要借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，以便使管理的效果以及水平得到提升。其中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)可起到非常重要的幫助作用，因此針對(duì)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的有效對(duì)策作出了如下分析。

1 人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的意義

以往的人事檔案管理工作，是針對(duì)實(shí)體管理進(jìn)行開展的，通常會(huì)以人工收集整理檔案資料作為主要工作，但工作量非常大，會(huì)消耗一定的人力以及物力。例如：在對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)，需要工作人員在目錄當(dāng)中尋找相應(yīng)的檔案位置，之后依照目錄的位置，對(duì)所需檔案進(jìn)行查找，這樣的查找方式會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間。當(dāng)前，管理工作已經(jīng)進(jìn)入了現(xiàn)代化時(shí)代，檔案管理工作也發(fā)生了相應(yīng)的改變，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了高效化以及自動(dòng)化管理，在網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的過程中，檔案信息只要在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中進(jìn)行錄入，便可重復(fù)應(yīng)用。此外，檔案管理部門還可以利用相關(guān)的檔案信息檢索對(duì)檔案信息進(jìn)行查找，有關(guān)部門在對(duì)人事資料進(jìn)行查找時(shí)，可以依照規(guī)章制度在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中對(duì)信息資料進(jìn)行查找，這樣不但使檔案管理工作更加高效，還使信息的使用率得到了提升[1]。

2 現(xiàn)階段人事檔案管理分析

2.1 人事檔案管理存在的問題分析

其一是信息化建設(shè)問題。由于從事檔案信息化建設(shè)以及管理的人員需要對(duì)檔案管理技能進(jìn)行掌控，并對(duì)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行掌握，但在實(shí)際工作中，從事檔案管理的工作人員數(shù)量并不多，在長(zhǎng)期檔案管理工作當(dāng)中，有些人員積累了非常多的檔案管理能力，但計(jì)算機(jī)技術(shù)能力比較有限，只能簡(jiǎn)單應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐，所以針對(duì)檔案信息化建設(shè)并不能快速精準(zhǔn)的完成信息的檢索以及錄入工作[2]。此外，在信息化進(jìn)行建設(shè)時(shí)，還需要注重安全風(fēng)險(xiǎn)問題，這也是檔案管理需要承擔(dān)的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，在信息化人事檔案建設(shè)當(dāng)中，如果有信息產(chǎn)生泄漏，造成的后果會(huì)非常嚴(yán)重。當(dāng)前，安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，為人事檔案管理當(dāng)中非常嚴(yán)重的一些問題，會(huì)存在非常多的安全隱患;其二，體制機(jī)制問題，這是對(duì)檔案工作進(jìn)行制約的客觀原因，良好的制度是對(duì)管理工作高效運(yùn)行進(jìn)行保障的重要基礎(chǔ)，但是在當(dāng)前的條件基礎(chǔ)下，由于制度的不完善，人事檔案管理工作的設(shè)施建設(shè)并沒有得到相應(yīng)的保障，現(xiàn)代化的管理手段也有些不完善，應(yīng)用的管理模式比較落后，同時(shí)還存在的管理信息不通暢的問題，這些問題都使得人事檔案管理工作不能高效運(yùn)行，沒有將其價(jià)值作用真正發(fā)揮。

在對(duì)制度進(jìn)行建設(shè)的過程中，盡管檔案法以及全國(guó)檔案信息系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要給出了明確的標(biāo)準(zhǔn)和方式，但由于頒布時(shí)間比較長(zhǎng)，對(duì)其的落實(shí)沒有到位，有些單位并沒有形成系統(tǒng)的、科學(xué)的制度體系，在沒有具體細(xì)則進(jìn)行指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，信息化建設(shè)會(huì)存在非常多的困難，甚至止步不前，許多人事檔案信息化建設(shè)依然停留在形式當(dāng)中，沒有將具體的行動(dòng)落實(shí)在實(shí)踐中[3]。

2.2 人事檔案信息化管理的突出優(yōu)勢(shì)

人事檔案的信息化管理，可以將人事檔案的變化情況進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，使檔案的準(zhǔn)確性得以提高，使其安全性有所保障。以往的紙質(zhì)檔案查詢檢索效率非常低下，在反復(fù)查詢之后還會(huì)產(chǎn)生損壞、丟失等情況使得檔案保管的難度有所提升。實(shí)施信息化管理對(duì)于信息庫(kù)以及檢索目錄的建立，使得檔案管理工作效率翻倍提升，極大節(jié)省了人力資源以及物力資源[4]。

以往的紙質(zhì)人事檔案針對(duì)工作人員的能力分析作用比較少，不能使工作人員快速完成比對(duì)以及分析，所以紙質(zhì)檔案的作用在人力資源管理當(dāng)中被忽視。但由于信息化建設(shè)、人事檔案管理能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行快速篩選和比對(duì)分析，從不同的角度對(duì)工作人員的各項(xiàng)能力進(jìn)行分析，使其成為崗位調(diào)整以及人力資源分配的關(guān)鍵性依據(jù)，同時(shí)在對(duì)信息化檔案進(jìn)行建立時(shí)，利用人事部門以及其他部門之間的相互協(xié)調(diào)，還可以使工作效率得到有效提升。

3 人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的措施

3.1 應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

檔案管理信息的發(fā)展水平得到進(jìn)一步提升，需要投入更多的資金，對(duì)當(dāng)前最先進(jìn)的技術(shù)及設(shè)施進(jìn)行引進(jìn)，以便構(gòu)造出一個(gè)系統(tǒng)完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)，針對(duì)檔案信息化管理的建設(shè)，最關(guān)鍵的一步便是對(duì)硬件設(shè)施的投入，它是對(duì)資料傳輸以及共享的技術(shù)保證，利用科學(xué)的管理信息檔案，可以使信息管理工作得到全面系統(tǒng)的發(fā)展。

3.2 提升人事檔案資料信息化水平

依據(jù)當(dāng)前的管理形勢(shì)進(jìn)行分析和研究，一些檔案信息依舊使用紙質(zhì)進(jìn)行記錄，所以檔案管理機(jī)構(gòu)需要針對(duì)電子檔案以及紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及整理，從而對(duì)科學(xué)、完善的管理系統(tǒng)進(jìn)行建立，將紙質(zhì)檔案信息在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中進(jìn)行錄入，以便信息能夠得到高效的利用和共享[5]。

3.3 提升人事檔案信息的安全性

在對(duì)檔案信息進(jìn)行應(yīng)用的過程中安全使用是非常重要的一項(xiàng)問題，不但要對(duì)信息共享進(jìn)行保障，還要對(duì)信息安全給予保證。為了使信息的安全系數(shù)得到真正提升，需要管理部門在對(duì)信息真實(shí)性給予保證的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，其中檔案管理員要遵循各種規(guī)章制度，嚴(yán)于律己，依照法律法規(guī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不能向任何人透露檔案信息管理，更不能因?yàn)閭€(gè)人利益泄露資料秘密，如有泄密者需要接受相應(yīng)的處罰，甚至移送司法機(jī)關(guān)。此外，還要對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其責(zé)任感、綜合素養(yǎng)、技術(shù)能力得到提升，能夠在工作當(dāng)中端正態(tài)度，明確自身的責(zé)任，進(jìn)行良好的保密工作，以便使人事檔案信息的安全性得到有效提升。

3.4 提升人事檔案管理服務(wù)水平

在檔案管理信息化逐步建立的過程中，會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文字、圖片、聲音、視頻等相關(guān)檔案依照分類進(jìn)行保存和整理，可方便之后的查詢以及共享交流，為人們提供不同的檔案信息資料，這樣可以使人事檔案管理的社會(huì)地位得到有效提升，并且在某種程度上使人事檔案管理的發(fā)展水平有所提高，使檔案的重要價(jià)值得以體現(xiàn)。

3.5 注重對(duì)系統(tǒng)的定期維護(hù)

人事檔案的信息化管理屬于動(dòng)態(tài)的一種過程，在這一過程當(dāng)中還需要對(duì)其進(jìn)行維護(hù)和定期更新，其中需要注意的是：其一，信息錄入必須保證完整性，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的重要技術(shù);其二，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新的意識(shí)，指派專業(yè)人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效分析，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)。此外人員的變動(dòng)以及成長(zhǎng)，都屬于不斷變化的一種過程，只有將最新的信息進(jìn)行錄入才能對(duì)系統(tǒng)信息的可靠性給予保證[6]。

3.6 注重對(duì)人事檔案的應(yīng)用

人事檔案信息化的有效建設(shè)，包括的內(nèi)容有：其一為人事信息收集以及相應(yīng)的統(tǒng)計(jì);其二為數(shù)據(jù)維護(hù)以及更新、信息檢索和統(tǒng)計(jì)。在對(duì)信息進(jìn)行收集以及統(tǒng)計(jì)時(shí)，工作人員需要依照不同的性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行有效分類，如依照姓氏或者編號(hào)進(jìn)行分類，之后依據(jù)人員入職、培養(yǎng)以及工作當(dāng)中的各項(xiàng)表現(xiàn)，對(duì)其電子檔案進(jìn)行建立，建立的內(nèi)容主要包括員工的學(xué)歷、個(gè)人能力、獎(jiǎng)懲情況等，以便之后對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)定。 此外，在工作人員辦理退休等相關(guān)手續(xù)時(shí)，也方便查詢相關(guān)的信息，提升工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，針對(duì)人事檔案進(jìn)行的信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，需要一點(diǎn)一滴逐步實(shí)施，所以相關(guān)的管理層需要在管理體制上，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以便使信息的安全性進(jìn)行增強(qiáng)，同時(shí)注重對(duì)系統(tǒng)和信息的維護(hù)和更新，以便充分對(duì)人事檔案資料進(jìn)行利用和開發(fā)。

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