“數字資產管理”的應用及重要價值

徐世垣

重要的媒體文件組織和管理是現代全渠道出版的重要基礎，如果沒有數字資產管理系統，企業將受到“無政府狀態”的威脅，產生各種混亂。那么，DAM究竟是什么？印刷媒體企業從中產生哪些優勢？

什么是“數字資產管理”

為了弄清楚“數字資產管理”是什么，首先應該知道什么是“數字資產”。畢竟這涉及由個人或企業擁有和以數字方式存儲的數字文件，因此首先將文件集中存檔，以后可以重復使用。這些數字文件之所以被稱為“資產”，因為它比“普通”的數字文件具有“更高價值”。其中屬于“數字資產”的有圖片庫中的圖像、照片、設計文件、品牌標志、Powerpoint和Keynote演示文件、Excel圖表、數字筆記、文獻等。

“數字資產管理（Digital Asset Management，簡稱DAM）”的概念最終僅意味著數字資產的“管理行為”，這包括在文件夾系統中的組織資產，分配正確的文件名：根據命名慣例，也按照元級（也稱為“數字資產的元數據管理”），確保使用數字訪問權限，將數字資產分配給正確的人員和資產的安全 ?存儲。

數字資產管理是20世紀90年代出現的以數字資產的獲取、存儲與重復利用為目標的新技術，主要應用于新聞媒體、圖書出版、娛樂服務、政府醫療等富媒體等行業，又稱媒體資產管理（Media Asset Management）。

研究表明，處理多媒體文件的工作人員每周要花費2.9小時管理文件，文件傳輸大約每周需花費3.97小時，假設人均每年查詢文件2500次，平均有35%的時間是用在查找文件上，因此企業在數字資產管理上急需高技術含量的DAM系統。對于為社會提供大量新聞信息的媒體行業來說，這樣的需求就更為迫切。從20世紀90年代起，國外媒體企業開始紛紛建立DAM系統，利用IT技術實現數字化新聞信息的有效管理、利用，為企業資產的保值、增值提供信息化手段。目前數字資產管理系統在歐美報紙中已經較為普及，全英國報紙中采用這一系統的已經達到68%。數字資產管理系統已經成為業界看好的發展方向。

“數字資產管理”的優點

通過使用數字資產解決方案可以得到許多優點，包括從節省搜索圖像的時間到所有圖像和文件只集中在唯一的資產庫中，直到通過這種投入改善總收益率。但取決于選擇哪種類型的DAM解決方案 （預置模式、私有云、云） ，優點也各不相同。

原則上DAM具有以下優點：

1.數字資產的存儲

企業再也不必擔心，他們的文件存儲在不同的位置，或沒有足夠可用的存儲空間。DAM解決方案為所有數字資產提供一個“中心家園”，隨時都可以存儲大量的數據。

2.從數字資產庫創建數字資產

創意合作的可能性因DAM不同而不同。良好的數字資產管理解決方案應該是，任何情況下都可以在生產運行中分配他們的工作，并獲得評論和評級。該解決方案也可以與其他程序整合，這樣用戶總能從每個項目中獲得最好的效益。例如，通過與Adobe Creative云解決方案整合，包括Photoshop或Indesign。此外，良好的DAN解決方案應具有用于客戶特定整合功能的API（應用程序接口）。

3.簡單的數字資產管理

標準的DAM解決方案具有元數據和標記功能，這種功能有助于管理數字資產。更先進的應用甚至可以整合在人工智能解決方案中，使數字資產管理人員的工作更順暢、成本更低。通常這和DAM解決方案的搜索功能都屬于提高投資回報率（ROI）的“主要驅動力”。在大多數情況下，DAM解決方案也具有精確協調的權限管理，因此需要訪問某些數字文件的用戶，總是被授予他們所需要的訪問權限，無論他們是內部還是外部團隊、自由職業者或只是基于項目的員工。

4.數字資產的出版

因為數字資產管理系統旨在使所有類型的數字文件的處理盡可能簡單和順暢，所以數字資產管理系統也應該能夠與內容管理系統 （CMS）、主數據管理/基礎數據管理 （MDM） 和生產信息管理解決方案 （PIM） 以及電子商務網頁相結合提供出版功能。在保持品牌一致性的同時 （該解決方案應有助于跟蹤，品牌標識如何在協作中使用），也明顯地加快出版速度，在這方面整合多通道內容解決方案是先決條件。

5.數字資產的安全存儲

DAM系統始終考慮數字文件和資產對用戶如何重要。除了所有資產都存放在一個中心位置之外，通過高度安全性的軟件對其安全性得到保證，該軟件幾乎不可能破解，因為在圖像數據上具有水印功能，甚至只用單點登錄身份驗證（如果DAM解決方案具有REST-API接口和整合Webhook網鉤）。

如何選擇正確的解決方案

由于數字資產管理軟件日益普及，越來越受到關注，目前全世界的企業都很需要。雖然有些企業多年來一直在使用DAM解決方案，但一些企業現在才發現這種方案組織數據的優點所在。無論如何，投資DAM軟件主要應注意以下3個問題：

1.由業務需要決定

當選擇DAM解決方案時，事先確定業務要求很重要。這不僅限于選擇適合DAM的標準，而且也是激勵決策者的最佳理由。當然，數字資產管理解決方案主要由日常工作與數字資產打交道的人員使用。因此與營銷、設計、攝影、銷售、客服以及銷售伙伴、自由職業者和通信專業領域的員工交談是確定業務需要的良好起點，應該詢問他們使用數字資產是否簡化工作。此外，還應該對各種技術或IT團隊的員工使用DAM解決方案的各種模式 （預置模式、私有云、云） 進行詢問，因為這些人有助于確定哪種類型的DAM解決方案最適合企業當前的技術系統。

2.符合業務要求

在選擇各種DAM解決方案時，應注意哪一種系統能滿足企業所需要的個性化功能要求。首先應確定問題，根據員工的反饋找到解決方案。例如，媒體設計師報告說，文件經常丟失，而財務總監聲稱，必須減少從庫存輸出圖像的費用，解決方案是具有廣泛的搜索、元數據和標記功能的DAM系統。因此投資這種系統的動機就很清楚：減少搜索資產所花費的時間，同時節省新資產的費用，因為如果對資產正確地標記，就不會丟失。

3.是否值得投資

如果看一下直接投資成本和數字資產管理的長期節約潛力，這個問題就不會出現。當人們考慮大量的自有資產以及總是花費多少時間和精力尋找和下載數字文件時，就值得投資。除了訪問這些數據的大量用戶之外，還有每小時的工資成本等。

責任編輯：薛金萍 xjp@cprint.cn