企業檔案管理工作中存在的問題與思考

呂瑞芬

摘要：檔案管理對于企業發展具有重要的意義。但長期以來，國內許多企業對于檔案管理卻缺乏應有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對企業長期健康發展造成了負面影響。本文將結合作者所在的地勘企業，討論當前企業檔案管理工作存在的問題，并思考、研究如何解決好這些問題，希望本文對于廣大企業加強檔案管理有所裨益。

Abstract： Archives management is of great significance to the development of enterprises. However， for a long time， many domestic enterprises lacked due attention to archives management， and exposed many problems in archives management， which had a negative impact on the long-term healthy development of enterprises. This article will combine the author's geological exploration enterprise to discuss the problems existing in the current enterprise archives management work， and think about and study how to solve these problems. It hopes this article will benefit the majority of enterprises to strengthen archives management.

關鍵詞：地勘企業;檔案管理;問題;解決

Key words： geological exploration enterprise;archives management;problem;solution

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）29-0073-02

0? 引言

陜西省煤田地質局一九四隊始建于1953年，是一支有六十六年勘探歷史的專業煤田地質勘探隊伍。主要從事煤田地質勘探、地下水資源勘探開發、石油、鉆探、基礎工程、地質災害調查與治理等多領域綜合性勘探。2010年，一九四隊進行事業單位轉企業改制，成立陜西省一九四煤田地質有限公司。改制后，公司不斷鉆研新技術、新技能、創造新平臺，努力提高本企業的經濟效益與業績。公司被評為AAA級信用企業，并先后榮獲國地質勘查行業先進集體、中國煤炭工業協會地質勘查功勛單位、陜西省文明單位標兵、陜西省找礦重大進展先進單位、銅川市50強企業等榮譽稱號。但公司的檔案管理工作卻沒有跟上，出現了一些問題;而且這些問題在當前國內企業檔案管理中普遍存在。為此，我們將立足于一九四煤田地質有限公司，研究、思考企業檔案管理工作中存在的問題。

1? 企業檔案管理工作的意義

企業檔案是企業在其整個生命周期中，在其全部活動中形成的全部檔案的總和。企業檔案包括計劃、統計、決議、記錄、報告、市場信息、經營、產品銷售、固定資產、原材料采購、物資供應、財務管理、勞動工資、衛生、人事等各方面的材料，真實反映企業的整個發展歷程[1]。企業檔案為企業的生產管理、經營管理、人力資源管理、產品研發、財務管理提供詳細的數據、資料。企業領導層可以根據企業檔案，了解本企業每名人員的素質、能力、品行，了解本企業的技術實力，從而做出正確、有效的決策，提高企業的管理水平。一流的企業靠文化，二流的企業靠管理，三流的企業靠業務，四流的企業靠投機。在建設企業文化方面，企業檔案也發揮著無可替代的作用。

2? 現階段企業檔案管理中存在的主要問題

2.1 企業領導對于檔案管理缺乏應有的重視

當前，國內許多企業對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業領導層并沒有意識到檔案標準化管理是企業發展的內在要求，也沒有認識到企業檔案所蘊藏的價值。他們錯誤地認為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業財力、人力有限，把大量的經費、技術、辦公面積投入檔案管理實在得不償失[2];一些領導口頭上重視檔案管理工作，但在實際工作中卻忽視檔案管理（還有不少領導對檔案管理不管不顧）：一些企業的檔案室面積只有十幾個平方米，一些企業甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里;企業檔案管理人員數量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個檔案管理專業的畢業生，他們基本上沒有學習過《檔案法》，對檔案管理的專業知識一無所知。

2.2 檔案管理缺乏制度化、規范化

雖然時間已經進入2019年，但當下，許多企業卻沒有建立起嚴格、規范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業各部門明確規定文件的歸檔時間、存檔時間。一些國有企業為應對上級部門的檢查，進行裝樣子的檔案管理工作;一些企業將本企業的檔案工作外包給檔案公司，使檔案制作與檔案管理、檔案服務出現脫節;一些企業的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻從不執行，淪為一紙空文。一些企業的檔案資料長年累月沉睡在檔案室里，堆滿了灰塵，而檔案管理人員卻不知如何研究、利用檔案材料;企業領導層也不知道依靠檔案為企業開展各項工作提供依據。企業內部的各個部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置;給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的麻煩。

2.3 檔案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我國網民人數已經超過8億，其規模高居世界第一。我國手機用戶數量甚至超過了全國人口數量。在這個信息化時代，企業完全應當加強檔案信息化建設，采用電子檔案、數字檔案取代紙質檔案。但令人遺憾的是，當下企業檔案管理的信息化水平落后，許多企業仍舊沿用紙質檔案，由檔案員手工進行檔案收集、整理、查閱。而且紙質檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現象[3];不少檔案的全宗號、類別號混淆，甚至出現編號錯誤。還有一些企業雖然采用計算機管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。

3? 思考如何加強企業檔案管理

3.1 運用SWOT分析法

當前，國內企業檔案管理的確存在著許多不足之處（WEAKNESS）：長期受到領導層忽視，缺乏專業檔案管理人才，缺乏資金、技術投入;國內企業檔案管理也面臨著外部挑戰（THREAT）：檔案公司發展迅猛，其工作質量也在不斷提高，大有全面取代企業內部檔案管理之勢;美國、日本等發達國家企業高度重視企業檔案管理工作，國外企業普通聘用具有大學學歷的專業人才進行檔案管理，在檔案管理中，還普遍采用信息化技術，實現了文件、圖書、博物、情報、企業文化管理的一體化[4]。隨著我國對外開放的加深，更多的外資企業將進入中國，而外資企業高質量、高效率的檔案管理也會對國內企業檔案管理構成沖擊。

但國內企業檔案管理仍然具有良好的發展機遇（OPPORTUNITY）：相較于發達國家的企業，國內企業檔案管理的確存在著不足，但這也為企業加強檔案管理，提升檔案管理工作質量打開了上升空間;國外企業在檔案管理方面已經積累了豐富的經驗與成熟的技術，只要國內企業善于借鑒、消化、吸收，就可以將之轉換為后發優勢（STRENGTH）。因此，國內企業完全有理由加強檔案管理，做好檔案管理。

3.2 對檔案管理工作給予應有的重視

企業領導必須認識到：在信息化時代，信息是企業發展的重要資源，而企業檔案對于企業來說則是非常寶貴的信息資源。企業領導層必須帶頭重視檔案管理，必須尊重檔案管理人員，必須與檔案管理人員共同研究檔案規范化建設。企業各部門、各環節的每一名職工也應當主動參與到檔案管理中來，嚴格執行檔案管理制度，定時歸檔、存檔。企業檔案室必須逐年增添必要的設備，在條件允許的情況下甚至應當逐年擴大檔案室面積[5]。

3.3 檔案管理必須規范化、制度化

企業應當根據自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發現文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責成有關人員進行糾正，從源頭上提高檔案質量。檔案管理人員從企業內部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據文書檔案、人事檔案、實物檔案、業務檔案、聲像檔案進行分類，而不能將它們混為一體。

檔案管理人員必須認識到：當前，房價不斷上漲，要求企業不斷擴建檔案室存在著一定的困難。因此，檔案管理人員必須仔細審核、鑒定企業檔案，必須認真分析每一份管理類文件的內容、來源、時間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時效性;認真研究每一份科技文件材料的技術因素、時間因素、典型因素、作者因素、名稱因素;判斷每一份檔案是否具有保存價值，確定每一份檔案的保存年限;對于喪失保存價值、超出保存年限的檔案必須定期剔出、銷毀（一般來說，反映企業一般日常事務性活動、或內容重復的管理類文件保存價值較小，不必永久性保存;而會計類檔案則必須永久保存，科技類、人事類檔案應長期保存）。必須保證檔案庫藏量控制在一個合理的水平。

3.4 加快檔案管理信息化建設

企業應當加快檔案管理信息化建設，主動應用網絡技術與信息化技術，進行檔案管理;必須盡快用數字檔案、電子檔案全面淘汰紙質檔案。企業還須運用大數據技術，人工智能技術、云計算技術開展檔案研究，根據企業發展的需要，充分發掘出檔案中有價值的信息，通過研究自身檔案來認識、掌握企業發展規律。

3.5 加強地質資料檔案管理

近年來，地勘單位紛紛進行事改企，導致一些檔案管理人員下崗，留下的檔案管理人員需要長時間進行繁瑣、復雜的檔案管理工作，承受更大的工作強度，又感到自己在單位中無足輕重，難免喪失工作熱情。有鑒于此，地勘企業必須主動加強地質資料檔案管理。

作為老地勘單位，一九四煤田地質有限公司在60年的歲月中積累了大量寶貴的檔案資料。一九四公司對檔案管理人員主動加強培訓，組織認真、心細、責任心強、甘于坐冷板凳的檔案管理人員學習檔案管理知識，提高他們的業務技能;公司對檔案管理人員實施嚴格的績效管理，從而調動起檔案管理人員的工作積極性。一九四公司建立嚴格、規范的檔案管理制度，對紙質檔案、磁介質載體檔案、實物標本實施分類管理，不僅豐富了檔案管理的內容，而且提升了檔案管理的質量;公司還對科技文件、鉆探科研成果、煤田普查等方面的檔案資料實施精細化管理，使檔案更好地為公司發展服務。

4? 結束語

在企業內部管理中，檔案管理屬于重要環節。為提高企業工作效率，為促進企業長期可持續發展，提升企業的管理水平，建設企業文化，企業應當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。

參考文獻：

[1]葉麗娟.知識管理背景下的企業檔案管理分析[J].城建檔案，2019（05）：80-81.

[2]楊鵬.我國改制企業檔案管理模式的實踐創新——“蘇州模式”[J].檔案與建設，2019（04）：36-39.

[3]杜娜.大數據背景下的企業檔案管理工作探討[J].蘭臺內外，2019（07）：35-36.

[4]孫勇軍.企業檔案管理中存在的問題及優化措施[J].企業改革與管理，2019（04）：41，44.

[5]張斌，李子林，黃蕊.我國企業檔案宏觀管理體制的演變與發展[J].檔案學研究，2018（02）：50-56.