“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究

王宏

隨著科技的不斷發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，社會(huì)各個(gè)行業(yè)都受到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響，無(wú)紙化辦公模式也受其影響成為一種趨勢(shì)。一些事業(yè)單位檔案管理工作向著信息化的方向發(fā)展，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案管理的過(guò)程中利用“互聯(lián)網(wǎng) +”技術(shù)能夠提升管理的效率。本文闡述的主要內(nèi)容是“互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的作用，管理中存在的問(wèn)題，同時(shí)重點(diǎn)闡述了“互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略。

1 “互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的作用

1.1實(shí)現(xiàn)資源共享

在當(dāng)前的檔案管理中，創(chuàng)新是非常重要的環(huán)節(jié)，在通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng) +”的方式進(jìn)行檔案管理工作具有一定的優(yōu)點(diǎn)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，同時(shí)提升管理的效率。通過(guò)數(shù)據(jù)信息化管理的方式使一些辦公系統(tǒng)能夠相互連接，從而實(shí)現(xiàn)將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和收集范圍的擴(kuò)大。此外，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng) +”的方式進(jìn)行檔案管理可以使存儲(chǔ)的方式向向著信息化方向發(fā)展。

1.2實(shí)現(xiàn)工作效率的提高

應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng) +”能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)操作流程的簡(jiǎn)化，同時(shí)減輕工作人員的負(fù)擔(dān)和強(qiáng)度，改變傳統(tǒng)的人工管理檔案的模式，使之向著數(shù)字化管理的方向發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案信息化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的收集整理，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)智能化的檢索，促進(jìn)了檔案數(shù)據(jù)信息管理向著科學(xué)化的方向發(fā)展。另外，“互聯(lián)網(wǎng) +”的應(yīng)用還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的升級(jí)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2 檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1信息化管理水平較低

信息化時(shí)代的到來(lái)為事業(yè)單位的檔案管理提供給了便利，同時(shí)在管理的過(guò)程中將出現(xiàn)大量的電子文件，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)信息化管理的發(fā)展，進(jìn)而出現(xiàn)了一些新的技術(shù)，這些技術(shù)為檔案的管理提供一定的幫助。然而在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理中，信息化的程度比較低，管理水平也需要提升，即口號(hào)和行動(dòng)之間不統(tǒng)一。此外，在檔案室建設(shè)的過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格按照要求進(jìn)行，進(jìn)而導(dǎo)致一些危險(xiǎn)品在其中，該種管理模式在一定程度上影響事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2風(fēng)險(xiǎn)性比較高

互聯(lián)網(wǎng)管理模式也存在一定的不足之處，即管理的風(fēng)險(xiǎn)性比較高，同時(shí)有許多不利的因素在其中。如在進(jìn)行電子信息管理的過(guò)程中很容易受到病毒的侵襲，可能對(duì)資料造成影響和危害，不僅影響事業(yè)單位的發(fā)展，對(duì)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)也造成一定的影響。此外，沒(méi)有明確的規(guī)章制度對(duì)信息化管理進(jìn)行規(guī)定，這就給一些不法人員帶來(lái)盜用的機(jī)會(huì)。在檔案管理的過(guò)程中一些人員信息意識(shí)比較弱，工作經(jīng)驗(yàn)不足和網(wǎng)絡(luò)意識(shí)差都影響管理的效率。

2.3信息資源的利用效率低

事業(yè)單位中的檔案有一定的作用，其是提升事業(yè)單位價(jià)值的一種體現(xiàn)，檔案里面的信息都是有價(jià)值的。一些事業(yè)單位比較重視檔案管理，但是在使用的過(guò)程中不知如何利用，久而久之的話，事業(yè)單位不知怎樣利用這些檔案。

3 “互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1利用信息化來(lái)加強(qiáng)事業(yè)單位的信息數(shù)字化管理

傳統(tǒng)形式的檔案管理手段是紙質(zhì)保存，通過(guò)人為的作用實(shí)現(xiàn)對(duì)對(duì)檔案的收集、整理、保存和管理等，不僅工作量大，而且復(fù)雜。信息化時(shí)代的到來(lái)為檔案管理工作提供了一定的支持，為了實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理方式，應(yīng)該利用信息化技術(shù)手段，保證在檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。事業(yè)單位為了提升檔案管理的效率和安全性，應(yīng)該重視對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的應(yīng)用，同時(shí)借鑒先進(jìn)國(guó)家的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理。

3.2 重視安全防范工作，避免信息泄露

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的安全性非常的重要，尤其是在進(jìn)行檔案存放的過(guò)程中必須有專(zhuān)門(mén)的人員看管，禁止無(wú)關(guān)人員的進(jìn)入。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員保密意識(shí)的建設(shè)，讓其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的安全性。首先，對(duì)訪問(wèn)進(jìn)行科學(xué)的控制，這目的是為了保證網(wǎng)絡(luò)資源不會(huì)被隨意訪問(wèn)。其次，采取防火墻技術(shù)。

3.3構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)提高信息資源的利用率

事業(yè)單位需要真正認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”和檔案管理有效結(jié)合的重要性，不斷加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施和各種資源的整合，從而建立比較完善的組織架構(gòu)。在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中應(yīng)該重視對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，同時(shí)及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的信息進(jìn)行更新。此外，即使已經(jīng)使用信息化管理技術(shù)，還應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)的資料進(jìn)行整理和分類(lèi)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合上面的闡述可以知道，在“互聯(lián)網(wǎng) +”背景下進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理意義重大，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步不僅促進(jìn)檔案管理工作的完善，同時(shí)創(chuàng)新了檔案管理的方式。然而，信息化檔案管理模式也存在一定的不足之處，相關(guān)的工作人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到問(wèn)題所在，積極利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)完善檔案管理。

（作者單位：大同市機(jī)械化農(nóng)業(yè)生態(tài)項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)管理站）