《企業檔案工作規范》解讀

第七章? 企業檔案工作業務建設

六、企業檔案保管工作要求

7.6.2 檔案入庫前一般應去污、消毒。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。

對接收進館的檔案，要先進行消毒、除塵、去污，以防止有害物質、蟲霉進入庫內。對已損壞或有不利于永久保存因素的檔案材料進行去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復、檔案修裱等處理，以恢復其原來面貌，提高檔案耐久性。對易損的制成材料和字跡，可采取復印、拍照、重印副本、摘錄等方式復制，制成復制品提供使用，以保護檔案原件。

7.6.3 庫房管理

庫房是保管檔案實體的重地，根據檔案制成材料的物理和化學性質及其變化規律，采用科學的技術方法保護檔案，最大限度地延長檔案的壽命，是檔案業務工作的重要部分。

7.6.3.1 庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。

檔案庫房管理要有專人負責，企業檔案部門應建立庫房管理制度，要對庫房內外及周圍環境進行定期保潔工作。庫房管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，應備有防火、防盜、防塵、防蟲、防光、防曬、防潮、防霉、防高溫等基本保護設施。

檔案庫區必須配備適合檔案用的消防器材，并按設備要求定期進行檢查、更換。安全使用電器設備，對電源、線路、開關、照明設施要定期進行檢查，庫內嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品，消滅一切火災隱患。安裝火警及防盜報警裝置，并有切實可行的防盜措施，有條件的企業可安裝視屏監視系統。檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應有窗簾、窗板等遮陽措施，避免陽光直射檔案。庫房加密封門或過渡門，配備吸塵器，除塵與防塵相結合。有條件的檔案庫房可設置空氣過濾裝置，防止污染氣體進入庫房。此外，還應對有害生物（霉、蟲、鼠等）采取防護措施，墻壁、地面、頂板、框架等都要平滑無縫隙，庫房和框架內放置防蟲劑，建立定期蟲霉檢查制度，發現蟲霉及時處理。具體防護功能的技術要求詳見JGJ25《檔案館建筑設計規范》和《檔案庫房技術管理暫行規定》。

7.6.3.2 庫房溫、濕度應符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記。

檔案的長久保存對環境的溫濕度有一定要求，不適宜的溫濕度不僅會直接影響檔案制成材料的耐久性，而且會加速一切不利因素對檔案制成材料的破壞作用，因此，保持庫房溫濕度的基本恒定尤為重要。不同載體的檔案對保管條件還有不同要求，按照《檔案庫房技術管理暫行規定》的要求，檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過士±2℃，相對濕度應控制在45%～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過±5%，保存母片的膠片庫溫度應控制在13～15℃，相對濕度應控制在35%～45%。潮濕地區應配備去濕機，專門庫房應安裝空調設備。庫房及庫外應安設溫濕度記錄儀表，庫房內外溫濕度應定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調節，并在《溫濕度記錄表》上做測量記錄積累庫房溫濕度變化的資料，以便掌握規律，制訂綜合管理計劃。

磁性載體檔案貯存與保護的要求較高，關于磁性載體檔案貯存前的準備，包括性能要求和物理準備;貯存，包括溫濕度、清潔、風壓、防水、防火、防磁、防紫外線、放置、保養及維護等要求;再使用和運輸等各方面的具體要求可詳見《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）第七章。

7.6.3.3 庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。

7.6.3.4 庫藏檔案應定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數量發生變化時應記錄說明。

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