對人事檔案電子化建設的思考

陳超 甄煒

[摘 要]人事檔案具有非常重要的作用，是重要的人事資料和依據(jù)。人事檔案材料電子化，顯著提升了人事檔案管理水平，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限性，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化及共享，提高了管理效率，節(jié)省了人力物力，同時檔案電子化也是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一種保護。文章對人事檔案電子化進行分析和相關(guān)研究，希望對提高我國人事檔案電子化管理的有效性具有一定的指導作用，以滿足組織人事管理的后續(xù)發(fā)展要求，服務經(jīng)濟社會的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]人事檔案 電子化 缺點 優(yōu)勢

中圖分類號：F275.9 文獻標志碼：A

人事檔案是記載一個人一生活動軌跡的重要依據(jù)，是人事管理制度中的重要環(huán)節(jié)。人事檔案能客觀真實地反映一個人的學習工作經(jīng)歷、思想品德、政治信仰、獎懲任免、工資績效等方面的情況，是組織人事部門選人用人的憑證和依據(jù)。人事檔案具有全面性、真實性、權(quán)威性、動態(tài)性、流動性、機密性等屬性[1]。目前，按照人事檔案中材料的內(nèi)容可以分為履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學歷學位專業(yè)技術(shù)職稱材料、政審材料、黨團材料、獎懲材料、招錄聘用工資審批任免材料和其他材料等。做好人事檔案的管理工作意義重大，從單位層面講其直接影響到人事政策的制定和實施，干部的選拔任用管理及對職工進行有效管理；對于個人而言，人事檔案與當事人個人的權(quán)益息息相關(guān)[2]。

目前，人事檔案還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的形式保存和管理，紙質(zhì)檔案的保存和管理過程經(jīng)常出現(xiàn)一些問題，例如：紙質(zhì)檔案在材料歸檔過程中，由于單位管理疏漏，檔案管理工作人員把關(guān)不嚴、檔案材料錯裝，檔案信息與材料不一致、材料審核不規(guī)范、漏章少頁現(xiàn)象時有發(fā)生。另外，部分單位裝檔材料積壓、入檔時間滯后，也是比較容易發(fā)生的常見問題。與此同時，單位相關(guān)部門在人員選拔和組織調(diào)查需要對當事人的紙質(zhì)檔案進行查閱時，不僅需要層層簽字審批還需要檔案管理人員配合查找將檔案從庫房調(diào)出，流程復雜且浪費時間。在當今信息和網(wǎng)絡高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)人事檔案的保存和管理不足和弊端日益顯現(xiàn)出來，嚴重制約著人事檔案保存質(zhì)量和管理效率。將人事檔案材料電子化，不僅能充分適應當今信息時代的發(fā)展潮流，也是提高人事檔案管理效率的一種趨勢[3]。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一些缺點

（一）存放整理費時費力

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因其本身材質(zhì)的問題，容易受到外界溫度、濕度等因素的影響，隨著時間的增長，紙質(zhì)材料容易出現(xiàn)泛黃、變脆等問題。一旦紙質(zhì)材料發(fā)生損毀，其上面記載的信息將不復存在，因此檔案存放有專門的庫房，對存放條件有嚴格的要求。

（二）檔案信息查閱不便

當組織或者部門因工作需要調(diào)閱查詢某人的人事檔案時，需經(jīng)過審批登記程序后，在檔案管理人員的配合下從檔案庫房將檔案調(diào)出，在指定的檔案閱檔室進行閱檔，當需要復印檔案中某些材料時，需要對檔案進行拆分，復印后裝訂。借閱過程繁瑣，手續(xù)復雜，時間消耗比較長，不利于人事檔案信息與其他部門交流，容易造成信息資源的浪費[4]。

（三）消耗大量人力資源

對人事檔案材料進行收集整理時，要根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的內(nèi)容要求，對人事檔案進行分類、編號、排序、制作目錄、裝訂等程序，對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力要求比較高。這一系列過程都需要檔案管理人員手工操作完成，為了使裝訂后的檔案整齊規(guī)范，需要對個別檔案材料進行裁剪、裱糊、折疊等工序處理，費時費力，而且容易出錯。

二、人事檔案電子化的優(yōu)勢

（一）提高人事檔案的管理效率

人事檔案電子化后可以大幅度提升人事檔案管理的工作效率，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作相比，電子化的人事檔案管理簡便，管理人員不懂得專業(yè)的檔案分類編號也能將所要查閱的人事檔案調(diào)出來，跳過傳統(tǒng)的調(diào)檔、查閱、歸檔的步驟，既節(jié)省人力物力，更提高了檔案管理工作的準確性。打破了傳統(tǒng)檔案的管理模式，利用網(wǎng)絡技術(shù)，突破了時間和地域的限制，減少紙質(zhì)檔案在查閱、復印、取放過程中造成的檔案損壞，極大地提高了檔案的管理效率。

（二）實現(xiàn)信息共享

共享性可以說是檔案電子化的最為突出的特點。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以實檔案的共享，檔案的電子化就完美地滿足這一需求，通過檔案的電子化，利用加密的網(wǎng)絡傳輸技術(shù)就可以實現(xiàn)檔案的異地查閱，突破了時間和空間的限制，只需要利用社交工具進行檔案的傳輸工作，通過設置檔案加密程序來保障檔案的保密性。并且電子檔案還可以直接利用計算機辦公軟件實現(xiàn)在線查閱，加快實現(xiàn)檔案共享工作，將檔案電子化的成果服務于單位其他部門和機構(gòu)，同時有利于獲取各部門和機構(gòu)的及時信息反饋，有利提高檔案的準確性[5]。

（三）節(jié)約人力、物力

人事檔案經(jīng)過掃描整理后形成電子檔案，在很大程度上節(jié)約了空間，減少了檔案庫房存儲的壓力，同時檔案經(jīng)過電子化后也減少了對檔案原件的查閱和使用，避免了因頻繁查閱紙質(zhì)檔案對原始紙質(zhì)材料造成的破壞，使檔案原件能得到更妥善的保存。另外，經(jīng)過電子化的人事檔案在查閱相關(guān)信息時更為便捷，通過計算機網(wǎng)絡進行電子檔案查閱相比于紙質(zhì)檔案更加精準快捷。檔案查閱人者只需要在計算機上調(diào)出需要閱檔人員的電子檔案即可，既省去了人工調(diào)出紙質(zhì)檔案的時間又節(jié)約了人力、物力成本，降低了檔案管理人員的工作量，提升了服務質(zhì)量。

（四）保護紙質(zhì)檔案

人事檔案電子化后，促進了紙質(zhì)檔案的實體保護。由于紙質(zhì)檔案形成的時間年代較久，形成的材料材質(zhì)因時間的關(guān)系不斷老化，紙張泛黃變脆，經(jīng)常翻閱很容易造成紙張檔案的破損，一些重要的證明性材料一旦造成損毀是無法彌補的。通過人事檔案的電子化，有效地保護了紙質(zhì)檔案實體，對檔案的資源也是一種重要的保護措施，對于人事檔案的長久利用和保護起到了至關(guān)重要的作用。

三、人事檔案電子化應該注意的一些問題

人事檔案電子化過程中需要對檔案電子化數(shù)據(jù)進行規(guī)范化處理，因此需要建立一個標準化的規(guī)范和流程，使所有的電子化的信息能夠成功錄入，構(gòu)建一個電子化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和信息的查詢，使人事檔案資源使用起來更為方便，更好地為單位各部門服務。

人事檔案電子化的核心內(nèi)容是人事檔案信息的安全。要保證檔案信息內(nèi)容的安全，首先要保證電子化人事檔案信息的存儲、使用的安全性，同時又要保證電子化的檔案信息與檔案原件的內(nèi)容一致，沒有篡改相關(guān)內(nèi)容，電子化的人事檔案內(nèi)容真實可靠。

在當今信息化時代，檔案電子化對人事檔案管理人員提出新的要求，管理人員要認真學習《檔案法》和《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行人事檔案的保存和管理。管理人員不僅要有認真負責的工作態(tài)度和責任心，還要具備全面的專業(yè)技術(shù)知識和業(yè)務管理能力，同時掌握計算機及信息網(wǎng)絡的相關(guān)知識，才能適應人事檔案電子化管理建設的需求，讓人事檔案管理工作邁上一個新臺階。

四、結(jié)語

信息化時代背景下人事檔案管理工作模式也發(fā)生著巨大變化，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案電子化后可以大大提高人事檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有自身的特點和缺陷，將紙質(zhì)檔案電子化后二者之間可以進行優(yōu)勢互補。人事檔案管理工作人員需要清楚地了解檔案電子化的特點，在管理好電子檔案的同時，妥善保存紙質(zhì)檔案，既要重視電子檔案的發(fā)展也要正確地對待紙質(zhì)的檔案，這樣才能推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]趙軍.高校人事檔案電子化的研究與開發(fā)[D].河北：河北工業(yè)大學，2010.

[2]鄒紅云.電子化——人事檔案信息的未來[J].蘭臺世界， 2007（22）：49- 50.

[3]徐桐.人事檔案電子化管理探討[J].卷宗，2018（11）：45.

[4]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學院學報， 2017，38（6）：168- 172.

[5]張九玲.高校人事檔案電子化的問題和對策[J].科學管理研究，2002，20（6）：73- 74.