城建檔案信息資源共享施行探析

王偉艷 云南省建水縣城建檔案館 654399

信息資源作為一種社會資源，是21世紀不可多得，不可再生的資源，目前已悄然成為了當今社會的核心資源，受到了世界各國的關注。21世紀不僅是信息的時代，也是追求協調、合作、共贏的時代，因而世界各地都大力推崇資源共享。時至今日，資源共享思想日益普及并受到人們的廣泛關注，信息資源共建共享的理念被越來越多的國家所接受、倡導并加以實踐。城建檔案是一種重要的信息資源，是國家信息資源的重要組成部分，是稀缺和不可再生的重要戰略資源之一。為使城建檔案資源得以最大化利用，提高其利用效率，必須加大信息化條件下城建檔案管理創新力度，推行資源共享。

一、資源共享推行困難的原因

1政府宏觀調控缺位

目前城建檔案資源共享沒有全面推進實行的原因很多，其中最大的原因應該是政府沒有充分認識到資源共享在城建檔案事業發展中的重要性，以致缺乏必要的宏觀調控。毋庸置疑，沒有政府的主導、支持，甚至調控，要想檔案資源共享全面鋪開，不切實際，因為宏觀調控乏力，配套政策不到位，缺乏必要的行政引導，沒有可操作的具體指引，必然造成城建檔案館的數字化建設遲緩，共享意識得不到必須和必要的提高。

2觀念陳舊，合作意識不強

與圖書館事業發展情況十分相似，我國城建檔案館長期處于自然隔絕和封閉狀態，檔案館之間甚少溝通，交流十分有限，對于彼此的了解基本上停留在表層上面，表現出來的是各館各自為政，老死不相往來，誰也管不著誰，誰也管不了誰，建設和服務上，追求“大而全”、“小而全”，實行自我保障模式，服務提供上依舊力求自給自足，共享意識薄弱。發展到今天，雖然信息資源共享理論人人皆知，深入人心，并且在信息技術高速發展大環境下，一些城建檔案館告別封閉，開放意識有所強化，但頑固的傳統觀念和思維定勢仍有巨大束縛力和支配力，過去存在的過多關注自身利益，不從整體利益出發的觀念，并沒有得到徹底的改變，以致我國大多數檔案信息資源的共建共享仍處于低水平運作或根本無法打開僵局。

3軟件系統存在障礙

實現文獻資源共建共享必須以網絡化、標準化為基礎，如果各館之間信息資源不能通過網絡實行有效銜接，就無法進行信息資源的共建共享。目前，雖然大多數城建檔案館都已實現了計算機自動化管理，都擁有了自己的計算機管理系統，但管理系統軟件的應用情況五花八門。暫且不論這些管理系統的管理能力、穩定性、可靠性方面的存在問題，僅各種集成管理系統并存，缺乏網絡化和標準化就已經成為城建檔案館實行信息資源共建共享的一大障礙。

二、城建檔案資源共享施行的策略

1創新利于資源共享的運營管理體制

我國的資源共建共享活動之所以成效不大，原因很多，沒有妥善解決好共建共享運營管理和利益分配機制是其中一個原因，而且是較大的原因。作為一個多方參與和協作的城建檔案資源共建共享活動，僅靠做做簡單的思想政治工作或進行一些簡單的說教不行，采取政府“高壓”也不行，一味指責城建檔案館“自私”，或者熱衷于唱高調，更不可取。由此，共建共享城建檔案館檔案資源，在現行管理體制和資源配置模式下，應該承認各城建檔案館利益上的獨立性，正視城建檔案館資源共建共享當中的利益分割問題，建立激勵機制，獎勤罰懶。只有這樣，才有可能保證城建檔案館開展實實在在的資源共建和共享，確保資源共建共享健康發展。

2建立檔案資源共享協調機構

協調管理，共同發展是促進資源共建共享的保障。檔案資源共享涉及到管理體制、政策環境、資金投入、利益分配等諸多實際問題，過去各行業資源共建共享的實踐表明，共享的技術問題相對容易解決，難以解決的問題主要是合作方之間的協調問題。因為，各合作機構一般歸屬不同的主管方主管，如果政府不加以適當的調控，協助成立一個統一的、協調合作方之間關系、管理共建共享日常業務的專門機構，僅依賴各合作機構自發地去溝通和交流，必然會“群龍無首”，處于“無政府”狀態，檔案資源的重整和共享肯定會舉步維艱，最終難有成效。因此，若要順利推進實施城建檔案資源共享工作，應該首先考慮成立有效的共享管理機構，而且該機構成員必須由合作的城建檔案館主管機關與各城建檔案館領導共同組建，只有這樣，協調機構才具有權威性，才有領導力和感召力，才有權力制定相關法規和實施措施，才可能統一規劃和全面協調城建檔案資源共享過程中出現的一些問題，甚至通過行政干預等方式促進和規范各館行為。

3培養高質素檔案管理人才

城建檔案事業的發展必須具備人力資源、館舍、檔案信息資源和技術設備等諸多發展要素，其中人力資源在城建檔案館必須具備的各種發展要素中的地位尤其重要，它是城建檔案館充分發揮作用的基礎保證，在城建檔案事業發展過程中占據最為重要的地位。要實現城建檔案資源的共建共享，高素質的人才不可缺少，并且需要進行合理的調配。為此，城建檔案館必須十分重視檔案管理人才的培養，構建人才培養平臺，促使管理人員提升自己的業務水平和信息服務能力，同時督促他們努力學習計算機相關知識，熟悉多媒體技術、網絡技術、光盤技術、復印機及數字圖像掃描等現代化技術，掌握先進檔案信息加工處理、傳播和檢索技術，以利于推進以計算機為現代科技手段在檔案部門的有效利用，以利于城建檔案的數字化工作檔案信息資源共享的有效開展、持續發展。

結束語

科技化、網絡化時代，城建檔案數字化、進而實行資源共享是信息時代電子化的發展趨勢，是社會各方普遍接受的現代城建檔案館辦館思想。雖然資源共享是未來資源利用的發展趨勢，勢所必然，那么本著最大限度發揮城建檔案的使用效率，城建檔案館應積極推進城建檔案資源數字化建設、資源共享實施步伐。