檔案立卷問題研究述評

陳利會 昆明市盤龍區人民政府東華街道辦事處 云南昆明 650051

1.立卷的概念

檔案立卷是檔案的基礎工作，主要包括檔案的鑒定、整理、編制頁碼、卷內目錄、備考表的填寫、裝訂、案卷目錄的撰寫等。檔案立卷的好壞是衡量檔案整理質量和館藏質量的重要標志，由于檔案立卷在檔案整理工作中的重要地位，對檔案立卷方法的改革成為檔案界討論最多的話題之一。2000年，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》，首次從官方渠道確立了檔案立卷的方法，明確歸檔文件以“件”為單位立卷。【1】不再采用傳統的“案卷”立卷方式。

2.研究現狀

2.1 立卷與不立卷的爭論

從歷史來看，文書立卷一直在爭論的聲音中進行著改革，尤其在新時代，計算機技術逐步取代傳統的檔案處理方式，開始在檔案的收集、整理及利用等方面發揮越來越重要的作用。這時就有人提出“取消立卷”，他們認為“案卷是一定歷史條件下的產物”，在新科學技術發展和檔案管理現代化形勢下，傳統的文書立卷做法已不合時宜。

部分學者反駁上述論斷，認為文書立卷不能丟，其理由大致分為以下兩點：文件一旦形成，便具有了現行價值，圍繞同一事物或活動產生的文件，具有緊密的內在聯系，不立卷就是丟掉了這種歷史聯系，從而忽視了文件的整體性。文件不立卷就不能形成真正的檔案，取消立卷意味著將檔案與文件混淆，使文件與檔案的界限越發模糊，兩者的界定會更加困難。

2.2 立卷標準的討論

文書立卷的標準一直以來都沒有確定。 1954年制定的《中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》規定:“應在保持文件聯系的原則下，按照文件的名稱、問題、作者等特征進行立卷”。在立卷標準的討論中，采用事由原則還是來源原則一直是學術界爭論的焦點。事由原則是按照內容主題整理檔案，來源原則是按照同一來源整理檔案。當下，眾多學者和檔案館更傾向于來源原則，因為其保持了檔案的內在聯系，而關于兩者的融合、相互取長補短也是學者們關注的焦點。

2.3 立卷改革的討論

立卷改革在20世紀80年代后大體經歷了兩個階段，即簡化立卷方法與提高案卷質量階段和取消立卷階段。在第一個改革階段，各地的檔案工作者主要是在實踐的基礎上，提出了一些改革文件立卷的具體方案和辦法，如立小卷、立純卷、“四分四注意”、“三分兩同”、“一案一卷”，以及分類組合立卷法等【2】。隨著計算機技術的發展，立卷改革進入第二個階段，這個階段的主流是“取消立卷”，認為取消步驟繁瑣的立卷能方便檔案的整理，并真正提高檔案的檢索與利用效率。這一階段，國家檔案局出臺了《歸檔文件整理規則》，用“件”取代“卷”作為檔案立卷的基本單位。然而也有很多學者對此提出異議，認為拋棄“卷”是檔案學的倒退而非進步，用“件”取代“卷”實質上并沒有真正簡化檔案工作，反而會忽視同一案卷中文件的歷史聯系。盡管有反對的聲音，但立卷改革的腳步一直沒有停歇，眾多學者在對當下立卷改革展開分析的同時，也在積極探索新的立卷方法和思路。

3.研究的不足與建議

文件之所以立卷，就是為了把一組相關的文件人為地組合在一起，以便于保管和利用。那么到底該不該立卷呢，筆者認為立卷十分必要。首先，立卷保留了文件之間的聯系。假若檔案不立卷，那么它的存在形式必然是零散的、無規律的。其次，學界對檔案是否立卷的論述立足點不同：堅持立卷的一派從檔案的整理過程出發，重藏輕用，他們關注的是實體檔案；取消立卷的一派重用輕藏，看到了計算機帶來的便利，關注的是電子檔案。這種片面的論述和研究不能推翻傳統的檔案立卷，無法充分論證檔案是否立卷的問題。最后，筆者認為檔案需要藏用結合，也就是說，在不丟棄傳統立卷的同時融合計算機技術，一方面保持文件間的歷史聯系，一方面真正提高檔案的查找和利用效率。

對于事由原則和來源原則，筆者認為不能肯定其一、否定其一。由于檔案類型多樣，且同種類型檔案在不同時期的利用需求不同，因此檔案整理原則的選擇也不盡相同。例如工程檔案、科技檔案的整理，選擇事由原則更合適；而人事檔案、機構檔案的整理選擇來源原則更合理。所以，筆者認為學界對兩個原則的討論不應該放在孰優孰劣的比較上，而應該將重點放在劃分各原則的應用范圍上，只有明確了不同原則的使用范圍，才能有針對性地整理不同類型的檔案，相比于一概而論的整理原則，有區別地劃分檔案更利于檔案的整理與利用。

立卷方式的改革筆者認為實質上是主“藏”派與主“用”派之間的爭論。立卷改革的目的是“藏用并重”，這點毋庸置疑。但部分學者卻打著“藏用并重”的旗號走向了兩個不同方向，一個重“藏”，一個重“用”。主“藏”派的觀點大多來自學者，他們認為藏是用的基礎，因此提出的立卷新方法偏重于“藏”；而主“用”派的觀點來自一線檔案工作者，他們更加關注檔案的利用，因為檔案價值在實際中是體現在用上。因此他們更樂于將計算機技術融入到檔案實際工作中，因此忽略了檔案的“藏”。

筆者認為問題的關鍵在于：立卷在計算機信息管理系統中有無存在必要。如果計算機能夠實現“自動組卷”、“排序”、“輔助立卷”等功能，且這樣更利于電子文件的整理與利用，那么立卷就有存在的必要。在對電子文件進行邏輯整理時，應當根據有關記錄之間的歷史聯系，采用一定的關聯符號組建邏輯案卷，以便有關的利用者和研究人員能夠順利的找到需要的信息內容。總的來說，立卷問題是檔案界關注的重點問題之一，是否立卷及立卷的好壞，直接影響了檔案的形成過程與利用效率。立卷問題可以說是最基本的問題，同時也是最重要的問題。對立卷的研究，應該在秉承傳統理論的基礎上，結合現代計算機技術，繼而形成行之有效的、符合時代的立卷新理論和新方法。