在檔案分類方法中婦幼檔案管理探究

馬莉 哈爾濱市南崗區(qū)婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 黑龍江哈爾濱 150080

在檔案管理的實踐中，分類管理方法是最常用的，也是最適合在檔案管理中應(yīng)用的方法之一。它適用于全部的檔案管理，在零散和薄弱狀態(tài)下的婦幼檔案的管理中，更適用分類法管理檔案。

一、婦幼檔案分類管理法的內(nèi)涵

檔案管理中的分類法主要是將全部的檔案按照一定的科學(xué)方法和原則進(jìn)行分類，便于保存查閱。這種科學(xué)的方法和一定的原則包括來源內(nèi)容性質(zhì)，年代組織機(jī)構(gòu)等行程在檔案管理中的分類法。每個分類法都有自身的優(yōu)缺點。在整體的檔案管理歸納中可根據(jù)工作需要采用不同的分類方法。檔案分類法較之其他的方法在傳統(tǒng)檔案管理中更具有高效便捷的優(yōu)勢可節(jié)約空間空間和時間外，還可節(jié)省人力財力和物力。隨著信息時代的到來，信息化不斷應(yīng)用在檔案管理中，大檔案系統(tǒng)不斷被應(yīng)用，由此分類法在信息時代的檔案管理中仍具有很強(qiáng)的適應(yīng)性。在信息化檔案管理中分類法的應(yīng)用，可體現(xiàn)為檔案檢索工具的標(biāo)準(zhǔn)化和工具化。分類法應(yīng)用于婦幼類檔案管理中可按照檔案的內(nèi)容特點來劃分和歸納檔案資料，并保持檔案之間的問題或主體的邏輯關(guān)系，從而達(dá)到婦幼檔案管理的規(guī)范化。

二、婦幼檔案管理的作用

1.是發(fā)展婦幼健康事業(yè)的要求

醫(yī)院中的綜合檔案管理包含的內(nèi)容豐富涉及的范圍較廣泛，因此要保證婦幼檔案的突出性和可查閱性必須要進(jìn)行分類管理。通過對婦幼檔案進(jìn)行分類管理建立分類體系可配合醫(yī)院社區(qū)和保健工作單位對婦幼健康的普查。便于政府工作部門和醫(yī)院等機(jī)構(gòu)調(diào)閱閱和查找相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.有利于發(fā)揮婦幼檔案信息的最大作用

一方面，婦幼答案對于我國醫(yī)療衛(wèi)生和婦幼保健都具有一定的參考價值，富有答案在醫(yī)院社區(qū)等單位處于零散和弱勢的狀態(tài)。只有將婦幼檔案按分類法進(jìn)行有效管理整合資料，才能發(fā)揮婦幼檔案的作用。另一方面，當(dāng)前婦幼檔案管理處于薄弱環(huán)節(jié)，管理和保存上存在著多問題。用分類法進(jìn)行檔案管理計規(guī)范，老婦有檔案的管理又保證了元始婦幼檔案資料和文件的完整性。

三、婦幼檔案管理的創(chuàng)新方法和手段

在婦幼檔案分類管理中應(yīng)重點對分類管理制度人才和信息化水平三個方面來實踐婦幼檔案創(chuàng)新方法：

1.建立健全婦幼檔案管理分類制度

把婦幼檔案管理中的分類法納入到健康教育管理中，并不斷完善。根據(jù)檔案學(xué)的管理原則，按照分類法的規(guī)范對檔案進(jìn)行收集整理和歸檔，并建立相關(guān)制度。工作人員要按照工作制度進(jìn)行檔案管理工作。要建立適合婦幼檔案管理的賞罰機(jī)制。鼓勵其他關(guān)于婦幼方面的工作人員參與到婦幼檔案管理中來，同時要以疾病預(yù)防和資料搜集整理為出發(fā)點，更好地建立健全婦幼檔案管理制度。

2.新設(shè)備改善環(huán)境

在信息化時代，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了電子信息技術(shù)管理時代，在這樣的大背景下，檔案管理工作在設(shè)備上要不斷跟進(jìn)更新。保證檔案管理規(guī)范便捷。婦幼檔案管理在整個檔案管理系統(tǒng)中常常處于被忽略的狀態(tài)，因此，在管理系統(tǒng)的更新上和技術(shù)設(shè)備更新上往往不受重視，造成了婦幼檔案管理的系統(tǒng)和設(shè)備更新較滯后。是要規(guī)范化婦幼檔案的管理必須及時更新系統(tǒng)和設(shè)備，做好系統(tǒng)升級優(yōu)化和硬件的保護(hù)和維修等工作。二是要改善檔案的存放環(huán)境。檔案庫房是保存檔案的場所，直接影響到檔案的管理效果。因此，在保存紙質(zhì)檔案時，要注意防潮防蟲防霉防火等一系列防范措施。在保存聲像檔案要注意防磁和防高溫等環(huán)境問題和數(shù)據(jù)的丟失等問題。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案管理人員除了具備專業(yè)的檔案知識之外，還要掌握計算機(jī)應(yīng)用知識以及醫(yī)療保健知識等。因此婦幼檔案管理人員可通過多種渠道對婦幼檔案工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，從而提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)技能。保重婦幼檔案管理的規(guī)范化。