如何正確認(rèn)識科技檔案利用的經(jīng)濟效益分析

時海云 昆明有色冶金設(shè)計研究院股份公司 650051

科技擋案是在科技活動中形成的珍貴資料，是企業(yè)寶貴的資產(chǎn)、權(quán)益憑證。在企業(yè)的發(fā)展中不能缺少檔案的管理，無論是在企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)、科研、設(shè)備以及人力資源的管理都離不開檔案。對于檔案的正確管理可以節(jié)省很多的時間降低經(jīng)濟的消耗。我們以企業(yè)中的科技檔案的管理進(jìn)行分析探究，企業(yè)在生產(chǎn)中，要想對原有的技術(shù)進(jìn)行研發(fā)，就要找到之前技術(shù)的檔案記錄。在記錄中得到原有技術(shù)的水準(zhǔn)以及構(gòu)造，減少企業(yè)在新技術(shù)研發(fā)中的投入，正確的利用科技檔案的技術(shù)不僅可以使企業(yè)新技術(shù)開發(fā)時節(jié)省時間更可以降低新技術(shù)的研發(fā)成本。這種科技檔案的使用可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益。對于科技檔案的正確使用也存在很多的方法，我們對此進(jìn)行具體的分析。

1. 科技檔案的管理使其具有可讀性

每一個企業(yè)的檔案管理都應(yīng)有其專門的檔案室以及管理人員。對于檔案的管理都是采取以卷、盒、冊、袋等多種收集管理方式。在檔案的管理中，將不同類型的檔案進(jìn)行整理分類、按序擺放。檔案管理人員根據(jù)檔案利用者所要查找檔案的內(nèi)容、關(guān)鍵字，可以快速地進(jìn)行查找工作，使檔案具有可讀性。

2.科學(xué)的管理方式使科技檔案具有檢索性

檔案的科學(xué)擺放以及記錄可以使檔案具有檢索功能，對于類別多、量大的檔案可以進(jìn)行計算機數(shù)據(jù)的輸入，將檔案的信息進(jìn)行記錄存貯，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案利用者在計算機數(shù)據(jù)庫中通過輸入題名、關(guān)鍵字等信息進(jìn)行檢索，根據(jù)檢索結(jié)果確定檔案的擺放位置，快速地找到自己想要查找的檔案。另外，為了提高工作效率，利用者可以按照計算機數(shù)據(jù)庫中檔案的分類、高級查找、邏輯查找等功能進(jìn)行檢索，將檢索的效率以及人工的檢索失誤降低。

3.影響科技檔案經(jīng)濟效益的原因

檔案管理人員的意識影響著檔案利用的經(jīng)濟效益，很多檔案的管理人員缺乏主動服務(wù)、上門服務(wù)的意識。通常情況下，利用者的檔案意識較為薄弱，不能根據(jù)實際的需求去查找檔案。在檔案的使用中很多的利用者不能注意到檔案使用的時效性。雖然將檔案查找出來，但是只有根據(jù)實情況進(jìn)行研究，才可以降低因為檔案過了時效引起的滯后性。減少因為滯后性帶來的企業(yè)利益損失，要辯證的看待科技檔案的使用，對于檔案中的有效處加以提煉，簡化企業(yè)科技相同部分的研發(fā)費用，增強檔案的實用性。

4.提升企業(yè)科技檔案利用經(jīng)濟效益的方式

在科技檔案的應(yīng)用中，一定要有完整的檔案文件。科技檔案是在科技活動中形成的真實記錄和成果反映，具有一定的連續(xù)性。企業(yè)在進(jìn)行科技檔案的管理中，要任用專業(yè)的人員對檔案進(jìn)行收集、管理，使檔案的保存具有完整性。同時管理人員還要具備專業(yè)的檔案管理能力和學(xué)習(xí)能力，不斷地學(xué)習(xí)新進(jìn)的管理理念，并結(jié)合本企業(yè)的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)地管理，使檔案發(fā)揮最大的效用。同時，在檔案的管理中要兼顧檔案的安全性。首先，要制定《科技檔案管理辦法》，從檔案的收集、整理、保管以及利用等方方面面進(jìn)行規(guī)范，使檔案管理人員有章可循，減少安全隱患。實際工作中，在檔案庫房的管理方面，計算機數(shù)據(jù)庫的管理方面，以及檔案的利用過程中容易出現(xiàn)安全事故，故應(yīng)制定相應(yīng)的《檔案庫房安全管理制度》、《檔案庫房應(yīng)急救援預(yù)案》、《檔案借閱制度》，從制度上加以保障。另外，企業(yè)應(yīng)配備必要的檔案安保設(shè)施和安全系統(tǒng)，全方位確保檔案的安全。

5.科技檔案利用經(jīng)濟效益形成的體系

對于科技檔案如何產(chǎn)生經(jīng)濟效益，一直是我們企業(yè)思考的問題。這些思考的相互作用促進(jìn)企業(yè)的科技檔案經(jīng)濟效益構(gòu)成的體系。科技檔案的使用價值是根據(jù)之前所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益為再次使用的基礎(chǔ)。使企業(yè)可以根據(jù)科技檔案解決當(dāng)前技術(shù)中所面對的問題，強化科技檔案的使用。企業(yè)的科技檔案作為一種信息的載體存在于企業(yè)的檔案管理中，是企業(yè)在進(jìn)行下一階段生產(chǎn)經(jīng)營的具體科技生產(chǎn)要素。要想發(fā)揮科技檔案的效益，為企業(yè)創(chuàng)造新的經(jīng)濟效益，就要有科技檔案具體的計算方式。將科技檔案中的生產(chǎn)以及科研通過計算轉(zhuǎn)換為全新的經(jīng)濟效益。

6.開發(fā)、利用科技檔案的研究途徑分析

對于科技檔案的管理不能缺少創(chuàng)新觀念的融入，企業(yè)的科技檔案管理人員，只有將創(chuàng)新的理念融于科技檔案中，才可以為過去的科技檔案帶來新活力以及新使用價值。在檔案的管理模式上利用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)來改變傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，使檔案的查找以及保存方式更加便利。在科技檔案的收集中，一定要保存其完整性，使新技術(shù)研發(fā)可以根據(jù)原技術(shù)檔案計算方式、原始信息記錄為全新技術(shù)研發(fā)的依據(jù)。同時在科技檔案的管理中嚴(yán)格把握檔案的質(zhì)量關(guān)，使科技檔案有保存的價值與再使用的意義。對于科技檔案中有價值的信息進(jìn)行研究、加工與提煉，使原本的靜態(tài)科技檔案管理轉(zhuǎn)換為能夠帶來經(jīng)濟效益的動態(tài)科技檔案，從而擴大企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。

結(jié)束語：科技檔案的管理對于企業(yè)未來的技術(shù)研發(fā)具有重要的作用，管理人員要改變傳統(tǒng)的工作思路加強對于科技檔案的整理以及保存。使科技檔案利用現(xiàn)代技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，不斷的提高科技檔案的利用水平，在科技檔案的管理中充分的發(fā)揮其積極作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。