淺析事業單位檔案工作中的人性化管理

隨著社會經濟的快速發展，人類的活動領域在不斷擴展，檔案種類和內容快速增加，這給檔案管理提出了新的要求。現代管理體制和管理模式為檔案管理提出了更高的要求，要不斷改善檔案工作者的工作環境，加強檔案管理設施建設，提高檔案工作者的工作效率，推動檔案事業順利發展。目前，伴隨事業單位的改革與發展，產生了越來越多需要保存、管理的重要文件和資料，應當引起各級政府、主管部門以及事業單位的高度重視。在事業單位檔案工作中引入人性化管理，實現優質管理和優質服務，將會推動事業單位的快速發展。

一、事業單位檔案工作中的人性化管理分析

人性化的管理是一個動態的發展過程，主要就是將人的積極性充分地調動和挖掘出來。檔案工作建立在人的基礎之上，主要是三個方面：包括檔案人員整體素質、服務質量和獎懲制度，同時還有改變檔案工作環境的建設工作。在傳統的管理模式上，主要是將人作為主體，把人的需求作為管理的核心內容，讓人去實現管理的目的，作為單位的管理核心，督促人進步和學習。同時管理制度需要柔化，依據員工的心理變化和特點，采取柔性管理，使管理人員的整體素質得以提高。檔案管理是建立在一些不同的制度上的，檔案人員的素質應該不斷提升。在事業單位檔案工作中融入人性化管理理念，提高人性化管理水平勢在必行，既是社會發展的大勢所趨，也是實現事業單位檔案管理工作創新性發展的必然要求。

二、現階段事業單位檔案管理現狀與問題

（一）事業單位檔案管理現狀。現階段我國事業單位檔案管理工作的發展滯后。受諸多因素的影響，大多數事業單位采取可持續發展的商業運作模式，實現內部結構的完善性；大多數事業單位檔案管理開展調研工作，主要是應用研究小組捆綁責任部門的方式，盡管能夠提升檔案資源的有效應用，特別經過近些年對檔案工作的重視程度和對檔案資源的開發不斷提高及相關政策的指引，我國事業單位檔案管理工作得到進一步發展，但仍舊存在缺陷與不足，亟須創新變革。

（二）事業單位檔案管理中存在的問題。我國事業單位檔案管理工作在近幾年的發展中趨于平穩。從某些方面分析，其中存在缺陷與不足：一是受到傳統制度的影響，大多數事業單位將工作的重心放到了業務服務方面，領導層和管理者并沒有從實質上重視檔案管理工作，也就沒有進一步明確檔案工作的重點。二是檔案管理隊伍建設不足，人員素質參差不齊。管理人員的自身素質和專業素養偏低，無法全面深入地認識檔案管理工作的重要性。三是檔案管理方式比較落后。部分地區和單位仍舊采取傳統的檔案管理方式。這也是現階段檔案管理工作的主要弊端。四是檔案管理信息化建設的軟硬件條件欠佳。很多地區事業單位對此投入不足，檔案管理的工作環境和設備設施相對落后，既沒有充分認識到檔案信息化，在“互聯網+”時代對智慧單位建設的重要性，更沒有做到信息化的普及。這些問題導致人性化管理理念滯后，嚴重影響了檔案工作管理效率與質量的提高。

三、事業單位檔案工作中的人性化管理

（一）著重對管理理念進行改變。在原有的檔案管理過程中，檔案的價值往往得不到深入體現，人們對檔案的關注度也不高，而這種現象一直影響著檔案管理工作的發展。在實現檔案人性化管理的過程中，首先應該將工作重心朝著人文關懷的方向進行轉移。在檔案管理工作中，需要檔案工作人員將人性化的理念融入管理工作中，體現出檔案的真正價值，并將其應用到管理實踐中。其次要求檔案工作人員能夠不斷挖掘和了解服務對象的需求。不同時期滿足不同需求，并將使用者當下的需求作為工作重點，及時研究解決措施。同時作為檔案工作人員，應該憑借自身的專業知識，幫助使用者準確表達自己的需求，達到人性化服務的目的。

（二）著重對管理方法進行改進。檔案信息浩繁復雜，其類型與種類多種多樣。檔案工作主要是將這些內容進行記錄、分類、管理，把這些內容通過不同方式都保存下來，以便今后讓檔案信息資源產生最大的利用價值。從編研、歸檔到檢索、利用，如何從人性化角度，借助數字化信息化技術梳理海量資料，運用“互聯網+”等方法進行管理，更多地實現其使用效益。例如在進行人事檔案信息處理時，盡可能多收集個人信息，及時按照人事檔案的分類要求，建立并不斷充實完善人事檔案內容，并實現信息化、數據化處理。如果單位或當事人有任何需求，可以及時進行查詢，這樣既可以消除使用者對人事檔案的神秘感，同時，能夠充分發揮人事檔案為單位人事管理和干部人才隊伍建設服務的重要作用。

（三）著重對工作環境進行改造。人性化的環境是實現人性化管理的重要措施。優化檔案管理的工作環境是十分必要的，讓工作人員能夠在舒適、健康的環境中工作，會大大提高檔案管理工作的效率。在優化工作環境方面，主要可以分為兩個部分，即內部環境的優化以及外部環境的優化，外部環境的優化主要是通過對工作環境進行及時改造，增添一些較為人性化的設施，形成舒適、方便的查閱環境，優美、和諧的管理環境，營造更加人性化的氛圍。例如完善的導向服務設施、清晰的閱檔制度和流程、處處體現人文關懷的功能布局，既能吸引更多的使用者，又能提高檔案管理人員的工作效率。優化內部環境主要是指管理范疇方面，能夠在收集、分類、整理、歸檔等各環節的具體工作中加入更多人性化的部分，讓檔案管理工作中的檢索、查詢、借閱等制度和流程都具有個性化的特點，提高檔案使用價值。一是樹立檔案工作的核心就是服務的意識，提高檔案管理人員的專業素養和服務水平。二是提高大眾檔案意識，真正讓人民群眾認識到檔案對自身工作和生活的價值和貢獻。三是滿足不同使用者在不同時期的不同需求，實現與時俱進，助力社會的進步與發展。

四、結語

總而言之，事業單位檔案工作需要摒棄傳統的管理方式，實現檔案管理方式和管理模式的創新與變革，不斷提高檔案工作服務質量。同時，事業單位還需要根據實際情況，積極打造科學合理的人性化檔案管理理念，推進檔案工作的健康快速發展。