對醫療設備檔案歸檔工作的思考

醫療設備檔案是指醫療儀器設備出廠時隨機攜帶的原始文件資料和在采購、安裝調式、驗收、運行、維俢、安全檢測以及報廢過程中直接形成的具有參考及保存使用價值的文字、圖紙、聲像載體的材料，也是設備使用、管理、維修的主要參考依據。我院是桂西及周邊地區規模最大、設備先進、技術雄厚、服務優質，集醫療、教學、科研、保健于一體的綜合性三級甲等醫院，這幾年來，醫院取得到了前所未有的發展，醫院引進大量高、精、尖的醫療設備，在醫療、教學、科研中發揮了重要的作用，但是，在我院高度重視醫療設備質量控制的同時，醫療設備檔案工作卻相對滯后，存在諸多問題，這種情況迫切得到有效的改善。

一、存在的主要問題

（一）立卷歸檔不及時。每臺醫療設備檔案全面記錄著從論證、申請、合同、安裝、使用、維護、報廢的動態過程，并伴著設備的變化不斷跟蹤和補充相應的信息資料，檔案涉及內容廣泛，涉及申請、設備采購、安裝、使用、維護等多個部門，因此檔案資料分散在不同的部門，加上各部門聯動不足，收集起來有一定的困難，導致檔案立卷歸檔不及時，從而影響檔案歸檔的及時率。

（二）醫療設備引進增加，人員卻相對減少。我院從建院之初的幾間平房，歷盡艱辛，從昔日的泥坯房到今日的21層的外科綜合大樓、17層醫技大樓；從昔日的一支體溫針、一個聽診器到今日的高精尖CD、DR、MR等醫療設備，隨著醫院的發展，醫院引進了大批高、精、尖的先進設備，對疾病的診斷和治療起了決定性的作用，但由于受醫療事業體制改革、編制等因素的影響，設備檔案管理人員未得到相應增加，并且設備檔案管理人員還要兼職其它事務，導致人員沒有增加而檔案資料卻不斷增加，從而影響了檔案立卷歸檔的進度。

（三）制定檔案管理制度，但未能嚴格執行。我院從1998年建立醫院綜合檔案室以來，為使我院能夠高效、有序地正常運轉，制定了一套適應現代化、科學化、規范化和標準化管理所需要的檔案管理規章制度，明確各部門歸檔范圍，歸檔要求，并發放到各相關部門。對醫療設備檔案要求5萬元以上的醫療設備資料移交綜合檔案室實行集中統一管理，設備檔案隨時歸檔；5萬元以下的醫療設備資料則由設備科自行保管，但在實際工作中，未能按有關的檔案管理制度嚴格執行，總是出現檔案資料遲遲未歸現象，甚至拖延幾年未移交到綜合檔案室，一旦設備出現故障，需要維修時找不到相關的資料，影響了醫療設備正常運行，導致病人對醫療服務質量不滿意，經濟效益也受到影響。

（四）檔案管理意識淡薄。主要表現在醫療設備檔案管理工作在醫院并未上升到應用的層面，多數醫務人員重醫療輕檔案，醫療設備管理人員管理意識薄弱，對檔案管理未引起足夠重視，歸檔范圍及內容不明確，個別檔案管理崗位人員責任心不強，管理能力與水平參差不齊。

二、管理對策

（一）有效提高醫療設備檔案歸檔及時率。收集是檔案管理的起點，作為三級甲等綜合性醫院，只有做好醫院檔案的收集、整理工作，才能保證檔案材料收集齊全與完整，按質按時完成檔案立卷、歸檔工作，更好地實現醫院檔案管理的規范化、標準化。為此醫院特制定設備檔案預立卷制度，明確責任與分工，規定儀器設備檔案由設備科負責人在儀器設備開箱驗收時，將購進計劃書、訂貨合同、隨機圖紙、產品說明書、使用操作規程等材料收集建卡、立卷交綜合檔案室歸檔，加強相關部門的聯動性，以保證檔案順利完整移交。

（二）重視檔案管理人員的引進與培養。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，他們水平的高低決定了檔案管理水平的高低，要想穩定檔案管理人員隊伍，首先加強醫院領導的檔案管理意識，使之認識到設備檔案在醫院管理工作的重要性，改變重醫療、輕檔案的思想，工作上支持、關心檔案管理，加大檔案管理人才的引進，充實檔案人員的隊伍。其次隨著社會的發展，管理模式的變化，對檔案管理人員知識結構要求更高，因此要求檔案主管部門定期組織業務知識學習和技能培訓，提供更多外出學習的機會，不斷充實知識結構，同時主管部門要協調好檔案工作和其他事務的關系，保證檔案管理人員有充足的時間投入到檔案管理工作中。

（三）嚴格執行檔案管理制度。俗話說，沒有規矩，不成方圓，一個單位，如果無法可依，無章可循，各項工作勢必處于極其被動的地位。首先不斷完善檔案管理制度，以明確職責，保證各司其職，使檔案管理工作有章可循，行之有效，同時將檔案管理工作納入職能科室工作質量進行考核，具體考核事宜由綜合檔案室負責，并將考核結果報送質控科，檔案管理考核得分，作為兼職檔案人員及科室負責人的工作實績內容之一，這樣才能提高對檔案工作的認識，使檔案管理工作水平更上新的高度，保證檔案材料的齊全、完整，使檔案工作更好地為醫院各項活動服務。

（四）加強檔案管理意識。醫院的工作重點在于醫療、教學和科研等，人們的意識里檔案管理工作雖然重要，但與其他工作相比只能算是服務角色，領導重視是醫療設備檔案工作得以順利發展的關鍵：首先醫院黨政領導要重視檔案工作，把檔案管理工作列入議事日程，明確分管領導、部門主任、專(兼)職檔案管理員崗位責任制，實行嚴格考核并配套獎懲措施，同時加大檔案管理知識宣傳力度，使之了解醫療設備檔案的收集范圍和歸檔內容，充分認識醫療設備檔案在醫院管理的重要性，加強責任心，積極主動配合檔案管理工作。

總之，醫療設備檔案在醫院管理中占有重要的地位，是新時期醫院建設和發展的重要工作，只有加強醫療設備檔案管理，重視檔案歸檔及時性，加強檔案管理人才的培養，完善各項規章制度，才能充分發揮醫療設備檔案的作用和價值。