檔案管理的問題及優化

機關事業單位在經歷全面深化改革的過程中，面臨著一系列的問題，對單位檔案的管理工作提出了更高要求。但是在具體的檔案管理工作中，存在一些不規范的問題和現象，因此，為了更好地服務于社會及群眾，需要利用現代化的手段以及理論對檔案管理工作進行創新，建立信息化的檔案管理機制。同時，有效掌握檔案管理的方法和手段，整合信息資源，提升機關事業單位的工作效率，這是檔案管理工作目前需要掌握的主要問題。

一、檔案管理工作開展的主要原則

所謂檔案管理工作，主要是針對檔案信息進行整理，管理的內容主要包括檔案信息的價值鑒定、檔案內容的統計分析，歷史歸檔、分類以及檔案的利用等。這是機關事業單位成長的主要經歷和參考。在進行檔案管理工作的過程中，需要參考以下幾點原則：首先是檔案管理安全性原則，第二是檔案完整性原則，第三是檔案的應用便利原則。除了遵循以上原則之外，還需要檔案管理人員具備專業的素質，保證檔案信息的完整。

二、檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理的人員問題。對檔案信息的收集管理工作是一項比較繁瑣且連續的工作，因此對于人員的專注度要求很高，如果沒有專業的人員支持，很容易造成工作的疏漏和損失。從目前機關事業單位人員的編制及數量上來看，在數量上具有一定的限制性，總體人員有限，分配到檔案信息收集及管理崗位的人員就更少，檔案管理人員的不足降低了整體的工作效率，對檔案管理工作的順利開展帶來阻礙。甚至一些機關事業單位的檔案管理崗位由其他部門的人員兼任，這樣的情況雖然使人員的利用實現了最大化，但是在具體的檔案收集和整理工作中會出現一定問題，造成檔案的丟失和遺漏等。此外，工作人員之間流動性較大，崗位調動頻繁，也不利于檔案管理工作的開展。

（二）缺乏檔案管理工作的執行力。隨著社會法制化建設的發展，檔案法律法規的宣傳越來越重要，但是，依法辦事、執法檢查沒有完全付諸實踐，對檔案法制化管理依賴程度比較低，依然存在有法不依的情況，導致法制化執行力度欠缺，阻礙機關事業單位檔案管理法制化的進程。此外，隨著時代的進步，檔案管理遇到的問題也在不斷變化，檔案工作不能緊跟改革發展的形勢，“依法治檔”的宣傳力度不夠，執法監督成為檔案管理法制化的薄弱環節，導致檔案執法人員業務素質不高，執法的工作隊伍沒有號召力。

三、檔案管理規范化的具體措施

（一）強化領導，合理規劃。首先，需要強化領導，充分重視檔案管理的主要作用以及對機關事業單位的重要意義，根據社會經濟的發展和科技的不斷進步強化檔案的信息化管理。機關事業單位需要將信息化建設作為檔案管理的主要內容。對于檔案管理的主要人員以及管理層需要進行科學的配置。強化檔案管理信息化的力度，進行必要的技術支持和硬件投入，并嚴格遵守檔案管理工作的主要程序，從而提升管理水平。其次，機關事業單位要不斷開展調研活動，制定有利于本單位發展的檔案管理計劃和目標，并進行合理化的探討，結合工作的實際需求和管理目標，豐富信息化檔案管理內容，科學合理地開展信息化檔案管理工作。

（二）建立完善的檔案管理體系。完善的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開展的前提。不同的機關事業單位有著不同的制度和管理模式。檔案管理體系無論是形式還是內容方面都會有所不同。因此，在進行檔案管理工作的過程中，必須有完善的制度支持。從而使檔案管理工作更加規范化和制度化。第一，在國家有關規定的前提下，不斷創新檔案管理體系，并將制度運用到具體的實踐工作當中。保證每個流程都規范化。第二，對于檔案信息的記錄工作需要特別重視，尤其是手寫工作，墨水的顏色需要根據標準來制定。第三，對于檔案信息的記錄必須詳盡而真實，減少重要信息的遺漏，從而提升檔案信息的利用效率。第四，檔案信息的記錄必須規范化，不允許進行隨意更改。第五，對于重要的檔案信息，需要嚴加防護，并制定加密措施，減少信息的遺失。第六，對于檔案信息管理人員的行為進行規范，避免出現違規現象。

（三）充分利用信息化手段進行檔案的管理工作。社會在不斷發展，科學技術在不斷進步，信息化已經成為一種社會發展的趨勢。無紙化辦公也成為機關事業單位發展的主要方向。信息化的發展有利有弊，尤其在檔案管理工作中引入信息化的工作流程，需要取其精華，利用網絡化的便捷和高效完善檔案的管理工作，同時提升工作人員的積極性。

四、結束語

綜上所述，規范化的檔案管理工作可以在很大程度上提升機關事業單位的工作效率和工作質量。必須遵循檔案管理工作的主要原則，不斷進行檔案管理方法的創新，從根本上提升檔案管理的安全及質量，同時建立有效的考評機制，并全面提升檔案管理工作人員的專業素質，進一步促進檔案管理工作順利開展。