院校合并后檔案管理工作初探

檔案管理工作作為我國院校管理中的一項基礎性工作，對推動我國學院事業發展具有重要的影響作用。院校合并對檔案管理工作造成了一定沖擊。因此學校有必要針對院校合并實際情況，盡快探尋行之有效的檔案管理工作路徑，不斷提高檔案管理工作成效，從而在積極完善院校合并檔案管理工作的同時，推動我國教育教學改革進一步深化。

一、院校合并對檔案管理的影響分析

兩個或多個學科與層次不盡相同的院校在完成合并之后，檔案全宗將從原本各校的一個全宗變化為院校合并后的多個全宗。同時，由于合并的各院校在建校時間、辦學理念、基本職能等諸多方面存在一定差異性，受此影響，使得院校合并后的檔案管理工作，在管理體制、管理方法等各個方面存在明顯差異。譬如有院校在合并之前采用檔案集中管理方式，也有院校在合并前采用分散管理方式，受此影響，在院校合并之后，各學校在檔案管理方式上容易出現沖突。另外，在院校合并之后將會形成新院校，原本各學校中設立的眾多立檔單位將統一成同一立檔單位，由此也會對檔案管理的人員配置、設置檔號模式、劃分檔案全宗等產生直接影響，容易出現檔案管理工作混亂、管理方法與管理理念之間互不相容等問題。

二、院校合并后檔案管理工作出現的問題

（一）缺乏完善的檔案管理機制。具體來說，目前在院校合并后的檔案管理工作中，面臨的一大現實問題即為缺乏統一完善的檔案管理機制。據觀察，在院校合并之后，學校普遍會將學校基建與教學管理工作作為工作重點，對檔案管理工作的重視力度相對較小，加之部分院校管理人員未能充分認識到檔案管理的重要性，因此導致院校合并后檔案管理工作始終滯后于其他常規工作。此外，在院校合并之后，學校在采用分校區辦公模式下，使得檔案資源逐漸分散，各校區檔案管理人員之間難以第一時間進行溝通聯系，因此也在一定程度上制約了檔案管理工作成效的提升。由于缺乏規范統一的檔案管理機制，導致各檔案部門及工作人員在職責、工作范圍等方面較為模糊。特別是院校合并之后，可能直接取消部分原有檔案管理機構，原檔案管理人員也將面臨重組與崗位變動等現實問題，其對院校合并后檔案管理工作的順利開展產生了一定阻礙作用。

（二）難以實現檔案統一管理。部分地方院校在合并過程中因條件有限，難以統一集中所有辦公地點，而原組成院校所在位置并不相同，院校間存在一定距離，針對這一情況，即便在合并之后學校也多會選擇使用分校區管理的模式，為便于各校區與辦公單位繼續使用檔案，院校合并后檔案通常仍存放于原校區，因此大大影響了檔案集中統一管理。另外，在合并之前各組成院校的檔案質量不盡相同，合并后不利于實現檔案的統一集中管理。例如部分院校因只簡單設置檔案室，且檔案管理工作多交由學校行政部門工作人員兼職完成，因此受到此類人員自身專業能力、職業素養等因素的限制，導致檔案材料容易出現短缺、立卷規范性不足等問題。而在合并之后，檔案管理人員流動或崗位出現變動，也使檔案收集整理產生一定影響。

（三）人員專業素養參差不齊。各院校在尚未合并時，學校類型、管理風格等并不完全相同，因此導致檔案管理在管理理念與管理方法等方面出現明顯差異，導致院校在合并之后，各組成院校的檔案管理工作將容易出現各種矛盾沖突，影響集中統一的檔案管理模式的深入落實。另外考慮到各院校在未合并時，其選用的檔案管理人員在職業能力、職業素養方面也存在差異性，而在院校合并之后，各部門對人事關系進行相應調整，使得檔案管理人員出現較大流動，部分缺乏較高檔案管理專業基礎知識技能與綜合素養的工作人員可能混入檔案管理工作團隊中。尤其是院校合并后為積極順應時代發展潮流大力開展檔案管理信息化建設，也使得合并前學校中年齡稍長、缺乏較高信息技術操作能力和信息素養的檔案管理人員難以適應現代化、信息化的檔案管理工作，進而導致院校合并后的檔案管理工作難以實現真正的深入融合。

（四）管理技術手段相對落后。由于各院校在合并之前，檔案管理方面的工作標準、工作方法等存在差異，因此使得院校合并后，檔案信息在合并與集中管理中缺乏相應的規范性。例如有的院校在合并前的檔案管理中多采用計算機檢索方式；部分規模較小、條件有限的院校在合并前的檔案管理工作中只簡單使用手工檢索的方式。同時院校因缺乏對檔案管理的高度重視，使得許多院校很少將大量資金投入到檔案管理信息化建設中，并積極通過組織檔案管理人員參加專業培訓等方式，以整體提高學校檔案管理的信息化程度。因此面對院校合并后出現的多樣化檔案管理需求，傳統落后的檔案管理技術手段顯然無法幫助工作人員深入落實檔案管理工作。

三、院校合并后落實檔案管理工作的對策

（一）構建完善檔案管理機制。1.主動創新檔案管理意識。院校合并后在開展檔案管理工作時，首先需樹立正確的檔案管理意識。學校可以利用校園網、QQ工作群等各種媒介途徑，在所有校區中加大對檔案管理工作的宣傳力度，使得學校各級領導以及全體工作人員均可以對檔案管理形成正確認知，并主動配合相關人員完成檔案管理工作。學校也需要由校長牽頭，責成主管副校長與檔案管理部門工作人員、學校信息技術人員共同成立校檔案信息化管理工作小組，嚴格按照相關標準要求完成全校檔案管理工作。2.健全細化檔案管理制度。由于院校在合并之前各院校勢必會出現檔案管理方法、規定內容等不盡相同的情況，因此為避免在合并后原組成院校在檔案管理方面出現管理理念、管理機制等相互沖突的情況，需要積極建立統一完善的校檔案管理制度。在此過程中，學校首先需要嚴格依據《檔案法》《檔案法實施辦法》等國家針對檔案管理制定的規范條例，在與學校自身實際以及檔案管理工作要求進行充分結合下，制定出符合院校合并條件的統一完善的檔案管理規章制度，尤其需要對檔案工作的具體流程、檔案管理人員應負職責等進行統一明確，從而為各院校檔案管理工作的有機融合奠定堅實基礎，保障院校合并后檔案管理工作順利進行。例如在各校區間的檔案交接中，應當規定交接方嚴格參照移交目錄對需要交接的檔案進行嚴格清點核對，規范填寫交接文據，確定移交檔案的具體數量、檔案起止年代等相關信息。管理人員需要對目錄與案卷進行認真審核，規范執行交接手續，要求雙方共同在交接文據上簽字蓋章后，才算完成檔案交接工作。

（二）實施檔案相對集中管理。筆者認為，院校合并后的檔案管理工作可以根據學校實際情況積極采用相對集中管理的管理理念。針對鄰近各學校相互合并組建形成的新學校，應主動為檔案集中管理創造有利條件。例如某新建本科院校是由鄰近的醫學院、師范院校和職業技校合并組建，在合并后將原本的3個院校按照其具體方位設立成東校區、南校區、北校區。學校高度重視檔案管理工作，選擇位于東校區和北校區之間的南校區建立檔案館，新建館舍超過2000m2，將三個校區共計超過12萬卷（袋）檔案實體進行有機整合，并將原本各院校的檔案管理人員與檔案設備等統一集中在該新建檔案館中。在相對集中管理理念下，該學校檔案館不再簡單地將各原校區檔案館相加，而是通過集中檔案管理機構并對原本分散的各項檔案管理資源進行優化整合與科學配置，實現院校合并后的檔案集中統一管理。如果合并的院校之間距離遠遠超過日常辦公時間所能抵達的程度，則為了防止檔案管理資源呈分散化，影響檔案管理成效，需要積極運用相對集中管理的方式，在各校區設置學校檔案館分部與分區，并根據各校區自身條件、檔案管理水平等由校領導和檔案管理部門主管人員統一調配檔案管理人員、檔案管理設備等相關資源，進而從管理層面實現遠距離院校合并的檔案集中統一管理。

（三）建設高水平檔案管理團隊。1.培育專業檔案管理人才。在院校合并后的檔案管理工作中，需要學校在加強對檔案管理工作重視力度的基礎上，積極構建具有較高業務能力與綜合素養的檔案管理人才團隊。為此，學校可以通過積極組織現有檔案管理工作人員，利用觀看網絡視頻課程、參加專業培訓教育活動等方式幫助檔案管理人員學習更多先進的管理理念以及檔案管理技術手段，尤其是注重加強各種現代化、信息化檔案管理技術手段以及相關專業基礎知識的培訓，使本職崗位工作要求與工作情況充分結合，有效提升檔案管理工作效率。與此同時，學校可以組織檔案管理人員前往其他優秀院校參觀培訓，與同行業中的專業人士、優秀工作者積極進行溝通交流，相互分享在檔案管理工作中的經驗與工作方法等，用以進一步擴展檔案管理人員的工作視野，及時改善其在檔案管理中存在的問題與不足。2.加強人員績效考核激勵。為了能夠有效調動檔案管理人員的工作積極性，同時盡可能避免因院校合并而導致檔案管理人員流動過于頻繁、大量崗位出現變動等情況，為學校深化落實檔案管理工作創造良好條件。學校還需要針對檔案管理人員建立績效考核機制和激勵制度。如將檔案管理人員的信息素養、業務能力水平、主動管理意識等納入績效考核范疇中，將考核結果和檔案管理人員的獎金以及其他福利待遇掛鉤。對于在檔案管理工作中表現突出，能夠自覺按照相關規定要求，靈活使用多樣檔案管理技術手段，精準、高效完成檔案管理工作的工作人員，學校要視情給予一定獎金獎勵，并將其樹為模范，號召其他檔案管理人員向其學習，為院校落實檔案管理工作提供良好的人才支持。

（四）強化檔案管理信息化建設。1.構建統一的檔案管理網絡。在信息化時代，仍然使用傳統的人工管理方式顯然已經無法適應院校合并后的多樣化檔案管理工作需要。不利于各校區檔案資源之間的相互流通、傳輸，容易對學校全面優化檔案管理工作成效造成一定阻礙。筆者認為，院校合并后，學校需要對各原校區的現有優勢資源進行優化整合，根據實際情況，構建全新、統一的檔案管理網絡體系。如通過利用集成化技術將各校區的局域網進行相互連接，納入同一個網絡體系當中，同時在該檔案管理網絡體系當中，要求各校區使用統一的專業信息化檔案管理軟件，并將OA系統引入其中，進而使得各檔案館以及檔案管理工作人員隨時隨地與學校科研人員、教職管理人員等進行溝通，在線完成檔案信息資源的搜集整理與檔案歸檔工作，打破以往院校合并后各校區檔案管理工作中的“信息孤島”情況，切實保障檔案管理的及時性、檔案信息的完整性與真實性。2.電子檔案的建設與管理。針對以往學校紙質檔案或其他物理載體形式的檔案信息，需要在院校合并后由學校檔案管理人員統一使用計算機、掃描儀等現代技術手段將其進行數字化處理，使得此類檔案信息可以分門別類地存放在對應的計算機存儲器中，便于其他人員對檔案信息的調取使用。此外，學校還需要主動加大對檔案管理信息化建設的投入力度，配置相應的智能檔案管理設備，如通過在檔案管理信息系統中加裝智能信息采集裝置，自動完成各項檔案信息的采集整理工作。成立學校網絡檔案館，并運用大數據分析技術和智能檢索技術等，使得用戶可以通過直接在檢索欄中鍵入關鍵詞，便可以迅速獲取其需要的檔案信息。但值得注意的是，學校也需要在檔案管理信息化建設中，通過為相關人員賦予相應權限并將防火墻、病毒查殺軟件等運用在檔案管理信息平臺中，以此有效增強檔案管理的安全可靠性。

四、結束語

面對院校合并后檔案管理工作中存在的檔案管理機制尚不完善、難以有效實現檔案統一集中管理、檔案管理人員的職業能力與綜合素養參差不齊、管理技術手段先進性不足等問題。需要相關工作人員切實結合院校合并的背景，及其對檔案管理的實際需要，在嚴格遵循國家相關法規的同時，主動健全檔案管理機制。運用相對集中管理理念實現檔案集中管理的同時，積極構建專業的檔案管理人才團隊，并不斷強化檔案管理信息化建設，從而在院校合并后檔案管理工作可以繼續得到深入落實。