檔案管理信息化建設研究

文/吉林省煤田地質局一〇二勘探隊 李薇

優化檔案管理工作可以良好地發揮檔案資源的作用，給各項工作的展開提供良好的信息參考，有效落實各項管理工作。結合新時代信息技術在檔案管理工作當中廣泛應用的情形，要加強對檔案管理信息化的建設力度，為有效利用檔案資源提供良好的條件。

一、檔案管理信息化建設的重要性

隨著數字化、信息化的不斷發展，檔案管理工作開始廣泛應用信息技術，這樣的方式能夠不斷推進檔案管理工作信息化的進程。隨著我國社會經濟的快速發展，檔案管理工作變得越來越重要，并且對檔案管理提出非常高的要求，推進了檔案管理工作信息化進程。檔案管理的信息化可以確保檔案原文檔的完整真實性，有利于對檔案資料進行開發利用。檔案的信息化管理可以讓檔案整理以及分類變得更加輕松，也可以規范檔案管理工作。在現如今的信息化社會中，要緊握有利時機，加快辦公信息化進程，從而做好檔案管理信息化建設。檔案管理信息化足以讓工作人員提高處理檔案的效率，從而提高檔案處理速度，節省辦公費用與空間，更便于工作人員的查找。在全新的歷史發展階段，一定要充分利用計算機網絡資源，及時實現檔案管理信息化。

二、加強檔案管理信息化建設的措施

（一）加大檔案信息化建設設備支持。目前在信息技術獲得社會上普遍應用的前提下，為了能夠保證檔案管理工作的良好效果，為優化利用檔案資源創設條件，需要在檔案管理工作當中充分發揮出信息技術的作用，加快檔案管理工作信息化建設進程。具體的工作當中，增加資金投入力度，引入先進的檔案管理信息化基礎設施，配置計算機與網絡軟件，從而順利實現檔案管理信息化建設工作。與此同時，在信息技術的支持之下，要拓展延伸檔案管理對象，把電子文件、視頻資料等都歸入到檔案管理工作當中去，保障檔案資源的全面有效性。在這個流程當中，一定要加強對檔案資源數據庫的建設力度，在大量搜集檔案信息的前提下，針對檔案進行分類別儲存與管理，為今后的檔案資源的查詢與利用提供便利的條件。另外，為了順利推進檔案管理信息化建設工作，還需要加強對人才的培養力度，確保檔案管理工作人員采用信息技術展開檔案管理工作，從而為檔案管理信息化建設提供良好的幫助。

（二）提高檔案信息化建設的相關標準。檔案信息化建設當中檔案信息化標準的建設屬于重點內容，具體包括檔案收集、整理、統計與服務等方面的標準，只有在確定的標準之下，才可以良好有效地提高檔案管理工作的效率與質量，進而確保檔案信息化建設中檔案的真實可靠性。若不存在這些標準，那么就無法建立起檔案數據庫中的檔案信息。因此要把檔案管理信息化與傳統檔案管理辦法相結合，現如今，我國依然在延續利用傳統的檔案管理方法，無法實現在短時間里的檔案信息化管理，因此，需要在工作過程中將傳統檔案管理的方法結合檔案管理信息化方法，盡快做好檔案管理信息化建設。此外，做好檔案管理工作人員的培訓，進一步提高人員的檔案管理信息化水平，在單位內部展開提高職工專業水平的活動，促使職工形成一個和諧的團體，幫助檔案管理工作人員全方位了解檔案管理信息化的內容，而且可以順利地將檔案管理信息化與傳統檔案管理方法結合起來，從而不斷朝著檔案管理信息化方向過渡。

（三）建立實用的檔案信息網站。嚴格根據實際情況，建立實用的檔案信息網絡，這是檔案管理信息化建設的重要途徑。檔案信息網站具體功能有：利用網頁形式給有關工作者提供檔案信息服務，展開網上查詢、整理與下載電子檔案與其他的瀏覽使用服務。建立實用的檔案信息網站作為實現檔案管理信息化的主要手段。所以，為了更好地提高建設檔案信息化的能力，就要不斷增強對檔案信息化的建設能力，加速對檔案信息資源的共享。這樣一來，才能讓檔案管理工作與新時期檔案網絡化管理的發展趨勢相吻合，才能夠推進檔案管理信息化建設工作。另外，還需要主動聯系國內外具有較強技術實力的軟硬件公司，打造出一整套可以適應發展的檔案管理操作系統，進而提高檔案信息更新換代的頻率，充分滿足對數據信息有效使用和管理的目的。

（四）完善檔案信息化監督制度。完善的檔案信息化監督制度能夠保障檔案管理信息化過程獲得制約和監督，保證其過程是符合法律法規規定的范圍內。完善監督制度能夠調動起檔案管理工作人員的工作積極主動性，培養出檔案管理工作人員的創新意識，從而提高檔案資料的信息安全水平。單位一定要充分應用內外部的監督，讓二者良好的結合、補充以及合作，及時準確地掌握好檔案管理信息化中存在的威脅，之后調整錯誤的做法，保證可以建設出一個高效安全的檔案管理信息化系統。

（五）提高檔案管理人員專業素質。檔案管理信息化與檔案管理人員的綜合素質緊密相關，檔案管理人員要充分了解到檔案管理工作的重要意義，而且要從多個方面找尋管理方法，在信息時代健全管理模式，建立起完整的管理體系，推進檔案管理工作信息化建設與發展，并且為提高檔案資源利用率做好鋪墊。在實際工作當中，想要進一步提高檔案管理工作人員的業務能力，就需要從以下幾方面入手：首先，提供給檔案管理工作人員業務能力培訓，促使他們更快速地轉變傳統檔案管理觀念，樹立起積極主動服務的意識，還需要在充分考慮檔案資源的條件下，完善檔案管理主動服務系統，進而增強檔案管理工作的效率。其次，針對檔案管理工作人員提供信息技術教育，讓他們可以把信息技術使用到檔案管理的實踐過程中來，從而全方位提高檔案管理工作的發展水平。最后，各個單位要重視與自身實際情況相結合，培養出檔案管理人員的終身學習的意識，讓他們在工作實踐過程中可以緊跟時代發展潮流，參加到學習與探索活動當中來，堅持良好的工作態度，轉變檔案建設與管理的工作，從而促使檔案管理工作適應時代發展的需求。

（六）創建檔案管理信息化應用模式。檔案管理當中需要堅持不懈地對管理途徑進行開發，有效貫徹落實檔案管理工作，從而可以讓檔案信息化建設發揮出良好的作用。并且需要完善信息平臺，在公開檔案信息時，提供給大眾最優質的服務。并且，檔案管理工作者還能夠采用信息平臺對檔案進行管理，同時共享共用檔案信息，提高檔案管理使用的效率。目前，隨著信息技術水平的不斷提高，單位只有建立起大數據平臺，才可以良好的收集整理檔案信息，為單位工作提供良好的參考依據。建設檔案管理信息化的過程中，完善檔案管理模式后才可以完善檔案信息化建設，這樣才可以將檔案的作用最大程度地發揮出來，給大眾帶來便利，讓單位可以從紛繁復雜的檔案管理工作當中脫離出來，具備更充足的時間來解決大眾難題，從而提高政府部門的服務水平，讓大眾體會到更優質的服務。

三、結語

伴隨著我國社會經濟水平的不斷發展，通過系統介紹檔案管理信息化建設的措施，充分了解到我國檔案管理工作信息化的模式，同時符合我國社會主義市場經濟發展規律，推動單位的順利發展。各個單位檔案管理展開信息化整體規劃過程中，一定要預先做好規劃的流程，將信息安全工作做到位，利用全新的檔案管理工作方式。此外，在當前的單位改革過程中，要緊握這個發展機遇，沉著應對，積極創新，充分結合傳統檔案管理方法，真正使單位檔案管理工作良好發展。