新形勢下檔案管理工作存在的問題與對(duì)策

文/吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理中心 齊明儒

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作的模式也發(fā)生了變革，信息化和電子政務(wù)成為新形勢下檔案管理的主要發(fā)展趨勢。在檔案管理新舊模式碰撞下的檔案管理工作，依然存在一些問題，這些問題甚至嚴(yán)重影響著檔案管理工作的順利開展。所以，有必要深入分析新形勢下檔案管理的突出問題，結(jié)合實(shí)際情況提出有效的解決對(duì)策。

一、新形勢下檔案管理的重要性

檔案是社會(huì)組織及個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、技術(shù)、文化等領(lǐng)域參與活動(dòng)的歷史記錄，是反映社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)依據(jù)。首先，環(huán)衛(wèi)檔案作為城市環(huán)境保護(hù)體系的重要內(nèi)容，能夠反映出一個(gè)城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、人們的生活水平及對(duì)檔案管理工作的重視程度。其次，環(huán)衛(wèi)檔案管理水平也能夠反映城鎮(zhèn)居民素質(zhì)水平，體現(xiàn)了城市居民整體素質(zhì)。所以，環(huán)衛(wèi)工作在一定程度上能夠反映城市的社會(huì)問題。環(huán)衛(wèi)工作需要城市居民的自覺性。如果該城市居民普遍素質(zhì)較高，則環(huán)衛(wèi)工的工作質(zhì)量也相對(duì)較高。所以，環(huán)衛(wèi)檔案管理能夠增加城市經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，節(jié)約城市垃圾管理成本。最后，環(huán)衛(wèi)檔案管理水平也能夠反映出城市整體管理水平。城市管理中提升居民生活水平是第一要?jiǎng)?wù)，而其中生活環(huán)境水平則是居民生活水平的重要部分。環(huán)衛(wèi)檔案管理水平就能夠間接體現(xiàn)城市管理水平。在經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加快的新形勢下，城鎮(zhèn)化進(jìn)程也逐步加快，這就對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。優(yōu)化環(huán)衛(wèi)檔案管理模式，使環(huán)衛(wèi)管理工作與時(shí)俱進(jìn)成為關(guān)系城市居民生活水平以及城市整體管理水平的重要途徑。

二、新形勢下環(huán)衛(wèi)檔案管理的突出問題

環(huán)衛(wèi)工作是城市環(huán)境保護(hù)的護(hù)盾，其檔案管理工作水平直接關(guān)系到城市整體發(fā)展水平。但近年來，雖然社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和人民素質(zhì)普遍得到提升。但環(huán)衛(wèi)檔案管理水平卻沒有完全得到創(chuàng)新。部分領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，檔案數(shù)據(jù)常常缺失等都是直接或間接導(dǎo)致檔案管理不能適應(yīng)新形勢發(fā)展要求的重要因素。

（一）環(huán)衛(wèi)檔案管理數(shù)據(jù)更新不及時(shí)。首先，部分城市管理人員對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致環(huán)衛(wèi)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制不健全。在管理工作中職責(zé)不明，就容易導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范化。其次，檔案管理在社會(huì)工作體系中地位并不高，檔案材料的收集和保存沒有得到重視，就容易導(dǎo)致檔案缺乏真實(shí)性、和標(biāo)準(zhǔn)性。檔案管理人員在對(duì)材料的管理中不能嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，資料核對(duì)不準(zhǔn)確等等，都容易導(dǎo)致信息失真，久而久之，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作已趨于形式化，檔案管理的價(jià)值大大降低。

（二）環(huán)衛(wèi)檔案管理工作體系不健全。在城市管理當(dāng)中，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員應(yīng)具備一定的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力。但在實(shí)際環(huán)衛(wèi)檔案管理中，卻存在著一些專業(yè)水平不高，缺乏職業(yè)素質(zhì)的管理人員。這些檔案管理人員并不能很好地適應(yīng)社會(huì)、城市、時(shí)代的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：首先，部分綜合素質(zhì)低的檔案管理人員不能充分認(rèn)識(shí)到環(huán)衛(wèi)檔案管理的重要性，錯(cuò)將環(huán)衛(wèi)檔案管理歸納為普通材料管理，不認(rèn)真對(duì)待信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，更無法有效適應(yīng)現(xiàn)代辦公環(huán)境。其次，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，不能全身心投入到環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中，無法對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案進(jìn)行整理歸檔。最后，雖然單位建立了規(guī)章制度，但制度的落實(shí)卻存在困難。具體表現(xiàn)為口號(hào)多、針對(duì)性少、實(shí)用性不強(qiáng)等。

（三）環(huán)衛(wèi)檔案管理工作缺乏信息化。環(huán)衛(wèi)工在城市建設(shè)和管理中一直處于較基礎(chǔ)層級(jí)，因此很多人認(rèn)為環(huán)衛(wèi)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理沒有必要。但近年來，很多城市都加大環(huán)衛(wèi)檔案管理的信息化建設(shè)，這就給新形勢下的環(huán)衛(wèi)檔案管理帶來了新的機(jī)遇。就目前來看，環(huán)衛(wèi)檔案管理中的大部分工作仍不能做到信息化管理，部分搜索工作仍不能滿足數(shù)字化管理需求。所以，信息化在環(huán)衛(wèi)檔案管理中仍需要進(jìn)一步探索和實(shí)踐。大部分工作仍需要人工完成。所以，現(xiàn)階段的環(huán)衛(wèi)檔案管理中查找和搜集信息仍不能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化，不能滿足新形勢對(duì)檔案管理工作的快、準(zhǔn)、精的要求。

（四）環(huán)衛(wèi)檔案管理人員素質(zhì)不統(tǒng)一。首先，環(huán)衛(wèi)檔案管理需要資金、人才、技術(shù)、設(shè)備等大量投入。所以，很多人認(rèn)為環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不能得到直接經(jīng)濟(jì)效益，管理層也就容易忽視環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的設(shè)備、人才、技術(shù)等革新。這也是導(dǎo)致環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化進(jìn)程的制約因素之一。其次，多數(shù)環(huán)衛(wèi)單位檔案沒有專職檔案管理人員，很大一部分檔案管理人員沒有時(shí)間學(xué)習(xí)檔案專業(yè)管理技能。最后。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也沒有安全布置學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案管理缺乏全面認(rèn)識(shí)，業(yè)務(wù)不熟練，職業(yè)素質(zhì)缺乏等現(xiàn)象較為普遍。所以，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的綜合素質(zhì)不能適應(yīng)新形勢下對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理的需求。

三、提升環(huán)衛(wèi)檔案管理效率的對(duì)策

（一）提升對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)做好環(huán)衛(wèi)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)落實(shí)對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的改革措施。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期聽取情況匯報(bào)，及時(shí)監(jiān)督檢查環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的質(zhì)量。研究解決檔案管理工作的突出情況。定期布置環(huán)衛(wèi)檔案管理工作計(jì)劃，做好檔案管理工作安排、調(diào)查和監(jiān)督工作。單位領(lǐng)導(dǎo)不定時(shí)對(duì)檔案管理情況進(jìn)行調(diào)研，針對(duì)實(shí)際工作情況提出改善要求，確保檔案管理工作取得實(shí)質(zhì)進(jìn)展。

（二）健全環(huán)衛(wèi)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。《檔案法》規(guī)定結(jié)合單位檔案管理實(shí)際情況，通過自下而上，多次征求意見，制定完善的檔案材料的收集、歸檔、整理、移交、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等各項(xiàng)規(guī)章制度。所以，在環(huán)衛(wèi)檔案管理單位應(yīng)制定完善的歸檔制度，按照三下兩上的原則，建立針對(duì)性和操作性強(qiáng)的規(guī)章制度。首先由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組確定方案，會(huì)議落實(shí)人員布置，然后建立歸檔制度由各個(gè)處室根據(jù)實(shí)際情況落實(shí)。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組再根據(jù)課時(shí)提報(bào)情況對(duì)動(dòng)員內(nèi)容進(jìn)行整改和研究。最后整改后的方案作為提報(bào)稿交給單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，通過后才能夠以正式文件印發(fā)執(zhí)行。通過嚴(yán)格的程序健全完善環(huán)衛(wèi)檔案管理制度，為檔案管理工作提供保障。

（三）完善環(huán)衛(wèi)檔案管理中的軟硬件設(shè)施。環(huán)衛(wèi)檔案管理需要人才、技術(shù)、資金、設(shè)備等方面的投入。為了盡快實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化檔案管理。環(huán)衛(wèi)處應(yīng)加大資金投入，購置檔案數(shù)字化設(shè)備，融入外包所需經(jīng)費(fèi)。嚴(yán)格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求成立專門檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并發(fā)布公告公開招標(biāo)。其次，對(duì)數(shù)字化加工設(shè)備和數(shù)字化加工人員等進(jìn)行安全保密的審核。同時(shí)對(duì)人員進(jìn)行不定期考核，對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行定期檢查。確保檔案管理數(shù)字化的基本面貌，并在此基礎(chǔ)上提升檔案管理質(zhì)量和效率，為檔案管理提供更加便捷、準(zhǔn)確、快速的數(shù)字化和信息化管理服務(wù)。

（四）加強(qiáng)對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的綜合培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對(duì)檔案管理人員提供業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能等方面的培訓(xùn)和考核。將環(huán)衛(wèi)檔案管理知識(shí)植入單位年度業(yè)務(wù)培訓(xùn)范疇，最后實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)的全覆蓋。通過不斷地培訓(xùn)和考核加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在日常工作中應(yīng)選拔責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、政治素質(zhì)高的人員擔(dān)任檔案管理崗位。盡量保持環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。

四、結(jié)語

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技以及人民生活水平的普遍提升，人們對(duì)生活質(zhì)量的要求逐漸提高。環(huán)衛(wèi)工作為城市環(huán)境保護(hù)的重要護(hù)盾，其檔案管理工作也應(yīng)得到重視。但現(xiàn)階段環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的管理體制、管理環(huán)境、管理人員和管理質(zhì)量顯然不能滿足新形勢下對(duì)檔案管理的要求。所以，有必要健全檔案管理制度，提升領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理的關(guān)注度，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，完善檔案管理的硬軟件設(shè)施。從而盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化管理，使檔案管理加快適應(yīng)新形勢下檔案管理快、準(zhǔn)、穩(wěn)的要求。