中小城市自然資源檔案管理研究

文/中山市自然資源檔案館 王可

隨著自然資源部的成立，國土、城鄉規劃、林業、海洋、水利等部門業務的整合，使得相關檔案管理部門也有新的變化，檔案管理進入自然資源檔案發展階段。自然資源檔案是城鄉發展、社會治理工作的重要依據和憑證，因此高效、安全的管理自然資源檔案，提供良好的數據支撐，有利于城鄉建設發展。但由于歷史形成的習慣和技術水平參差不齊等原因，各地在檔案服務水平上存在較大差異，特別是一些中小城市檔案管理存在很多問題，服務水平有待進一步提高。

一、自然資源檔案管理的現狀

（一）檔案內容復雜，形式多樣，存在海量數據。目前的自然資源檔案類別多樣，分散在各個部門（國土、規劃、海洋、林業、水利等），具體可分為規劃編制類、業務審批類、基礎資料類等，且版本眾多，存在海量的紙質檔案和電子檔案。單就圖紙而言，各個業務部門采用的坐標系統和數據格式就存在多種，急需統一數據標準，標準化管理。

（二）檔案關聯性大，歸檔有其特殊性。就項目審批而言，按照項目的全生命周期（用地或用海審批、報建審批、施工審批、竣工驗收）形成的檔案資料，可以組成一個有機的整體。就同一用地而言，從規劃編制、行政審批到監督核實，雖然在不同的階段形成的資料有區別，但是它們基于同一空間位置，內在互相關聯。

（三）檔案工作人員業務參差不齊。業務部門都有各自的檔案管理部門，機構配置、人員的業務水平也存在差異。且大部分部門檔案管理人員，主要善于紙質檔案的管理，對電子檔案尤其是專業格式的電子檔案不熟悉，與業務審批人員、設計人員溝通存在一定困難。

（四）檔案基礎設施投入不足。由于長期以來相關部門對檔案管理工作不夠重視，導致投入不足，進而使得檔案保管設施存在一定程度的老化、軟硬件設施不足以滿足海量檔案需求，檔案數字化滯后、電子檔案沒法按時歸檔，檔案的安全和更新得不到應有保障。

（五）檔案信息化建設較其他行業發展緩慢。隨著信息時代的發展，檔案也進入到了大數據時代，雖然不同業務部門都開發了各自的檔案信息系統，但大部分部門只是簡單地把紙質檔案掃描，對檔案文件的編號、著錄、年份或者登記類目進行查詢檢索，檔案系統基本沒有和業務系統進行無縫對接，不同業務系統（包含檔案系統）各自存在，沒有互聯互通，無法實現信息共享。由于網絡和信息技術的發展，很多管理部門開發了一張圖等空間系統，但很少在檔案管理中進行應用。機構合并后，如何利用最新的信息技術和管理方法，將這些部門檔案有效進行整合，高效管理自然資源檔案，已經成為當前自然資源檔案研究的熱點。本文將針對當前形勢下的自然資源檔案管理提出一些對策，希望對自然資源檔案管理具有一定的幫助。

二、做好自然資源檔案管理的對策

（一）深入調查研究，完善自然資源檔案管理制度。檔案工作者應積極主動開展工作，摸清機構合并后不同部門檔案的現狀，學習國內國際先進的工作經驗，根據最新的國家政策制度等，制定符合具體情況的自然資源檔案管理制度和標準。做好和相關部門的制度銜接，從檔案收集、檔案整理、檔案保管利用等方面制定嚴格的工作細則。工作職責方面，具體工作細化到個人，提升工作人員的責任心，提高工作效率。與此同時，因為合并后檔案的特殊性和復雜性，需要重新制定和更新各項標準，注意制定的標準要科學、可行、實用。

（二）加強學習，提高檔案工作人員綜合素質。因為機構改革，檔案工作人員不能只熟悉某一方面的業務檔案，還要熟悉國土、規劃、林業、水利、海洋等業務檔案知識；與此同時，因為檔案數據的多樣性，檔案工作人員還要重視檔案工作和其他專業融合，重視計算機、地理空間信息等專業技術的學習，讓自身成為綜合自然資源檔案管理人才。除了加強業務培訓、信息安全培訓外，更要注重人才引進，尤其是既熟悉業務又熟悉檔案熟悉計算機的復合型人才。

（三）加大投入，提高檔案基礎設施水平。隨著機構的合并，海量的檔案資料涌入檔案管理部門，紙質檔案和電子檔案的庫房以及計算機軟硬件系統等必將超出負荷，有必要加大投入，對檔案基礎設施進行升級。詳細說明檔案目前存在的困難，爭取主管部門的重視，獲得更多支持。升級計算機軟硬件系統、庫房、數字化設備，打造數字檔案室等，尤其是要加強安保方面的設施的投入，及時升級安全防御系統等，保障檔案的安全和及時更新。

（四）以大數據平臺為手段，提高自然資源檔案信息化水平，創新自然資源檔案的利用方式。1.利用機構改革的優勢，以空間規劃信息平臺為依托，同時引進有效OCR文檔識別技術等對掃描紙質檔案文件進行全文檢索，將空間查詢與智能檢索相結合，提供多樣、安全、高效、便捷的綜合查詢服務，進一步提高自然資源檔案利用效率。2.無縫對接業務系統，做好檔案系統和業務系統的對接，開發相應的接口和數據標準，實現互聯互通。進一步加強規劃編制、用地審批、報建、竣工驗收等一系列業務檔案的收集，嚴格依照電子檔案管理規范及相關標準制度，做好項目審批全生命周期電子檔案的接收與歸檔，在電子檔案產生的同時，及時歸檔對應的紙質檔案，認真核對電子檔案和紙質檔案的一致性，保證整個項目電子檔案的真實性、完整性、可讀性和可靠性。與此同時，業務人員可以通過業務系統按照相關流程調閱檔案系統的相關數據。如果條件允許，建議將各類系統進行整合，實現一站登錄。3.逐步推進“互聯網+政務服務”，在互聯網（PC端和移動端），通過數據脫密等處理手段，開通公眾查詢系統的接口，群眾通過公眾查詢系統，通過空間定位、智能檢索等多種方式優先了解檔案目錄等信息和提交數據申請，然后可根據實際需要，前往檔案部門查詢其所需檔案資料。對于檔案部門可以通過信息共享方式獲取的申請材料，原則上不再要求申請人重復提交，進一步縮短檔案利用的辦理時限，貫徹落實國家深化“放管服”改革等工作部署，為社會各界提供更加高效便捷的服務。4.利用大數據手段對海量檔案進行深入挖掘，分析形成一批高效的編研成果，為行政管理和城市發展決策提供支撐。與此同時，還可以利用大數據分析技術對已有數據及應用情況進行分析，為各類用戶提供個性化服務，提高服務水平。

三、結束語

當然，檔案工作作為政府服務和管理整體中的一部分，最重要的是需要社會認可、政府重視、主管部門加大業務指導，加強制度銜接，有效整合各方資源，才能有效提升檔案的綜合服務水平。