大數據時代檔案管理轉型研究

文/湖南省高速公路監控中心 楊己秀 張毅

我國日益完善的高速公路網和高鐵網改變了人們的出行和生活方式，互聯網的普及覆蓋與大數據的廣泛利用改變了人們的工作方式。隨著社會的進步發展，科技的日新月異，這些標志性的新事物，直接影響人們的價值體系和知識體系。同時，也給最具傳統意義的檔案工作帶來深刻變革，也將極大地促進人們對檔案的認知與管理模式、管理手段和保管利用方式的轉型。

一、思想觀念的轉型

檔案不是近代或現代才有的，它的歷史大約已有5000年。在埃及曾發現公元前3,000年的紙草檔案，在敘利亞北部曾出土公元前2,400多年前的大量刻有楔形文字的泥板檔案，我國發現最早的檔案是殷商時期的甲骨檔案。古代沒有檔案這個名詞。我國幾千年來各個時期對檔案的叫法不一樣，商稱“冊”，周叫“中”，秦漢稱“典籍”，漢魏以后叫作“文書”“文案”“案牘”“案卷”“薄書”等。歷代統治者都把檔案喻為“鞘中劍”，視為典籍，藏于“蘭臺”“石渠”。

隨著大數據時代的到來，人們對檔案的認識也一步一步地深化。我們今天所說的檔案，從內容到形態，都有了新的含義。檔案不再只是國家機器的專利，檔案再也不受記錄方式和載體類型的影響。電子檔案能“發聲顯影”，使檔案更具有真實性。傳統利用檔案，主要是為解決某一問題，去查找歷史檔案，實行精確查找。然而現在為了找到最佳方案是去分析與某事物相關的所有數據，而不是去分析少量的數據樣本。對數據的要求也不再追求精確性，不再去探究那些難以捉摸的因果關系，繼而關注事物的相關關系。

我們在思考如何收集檔案時，不能只局限于“紅頭文件”（公文）的收集，也要注意“白頭文件”（內部文件）的收集，更要注重“黑頭文件”（法規文件）的收集歸檔，保持一個事物文件材料的完整性；檔案種類也不只是傳統的紙質檔案，其他載體信息也都是檔案。因此，在大數據時代，必須樹立“大檔案”“數據大整合”的觀念，深度挖掘檔案信息資源，把有保存價值的文件材料和信息資料都作為檔案進行管理，使檔案的收集更齊全完整，更好地服務行業需要，更好地推動事業發展，更加高效便捷利用，使深藏的無價之寶閃閃發光。

二、管理模式的轉型

去年黨政機關機構改革，檔案局與檔案館實行分設，改變了過去“兩塊牌子，一套人馬”的管理模式，檔案局劃歸同級黨委辦公廳（室）直管，檔案館則成為一個獨立的檔案實體和信息保管機構。這種變革使檔案行政職能更強，檔案實體和信息的保管工作更實，檔案收集會更齊，檔案利用會更好。

（一）檔案館是檔案事業的主體。通過這次機構改革，進一步理順了管理體制，明確了檔案館的主體地位，檔案館完全成為“實體”，減少了檔案館對檔案局的依賴性，在人、財、物的安排上更有保障，完全可以實現國家檔案局提出的“檔案館要成為兩個基地，一個中心”的工作目標。

（二）加強檔案數據整合。單個檔案館要樹立“大全宗”概念，規范數據標準，實現數據整合，滿足人們對檔案的需求。要加強館際之間的橫向聯合，頻繁交流與互動，改變信息孤島，使檔案館成為綜合信息的“活港”，對印證歷史、了解現狀、探索未來更具有話語權。

（三）走信息化發展之路。這是大數據時代檔案事業科學發展的一個戰略抉擇，而當前政府對檔案信息化建設專項資金投入不足，各單位對電子公文歸檔缺乏有效管理，各個檔案館檔案信息化建設起點不高、重視度不夠，檔案數據庫資源匱乏，電子檔案信息服務水平低。如果不改變這種狀況，檔案工作有可能逐步被邊緣化。所以，在檔案管理模式上，要按照國家檔案局的要求，積極推進數字檔案館（室）的建設，走“電子強檔”可持續發展之路。

三、管理手段的轉型

個人認為，檔案管理之所以說是最具傳統意義的工作，其一，是行業歷史久遠，伴隨文明社會的產生就有了檔案和檔案工作。其二，是管理手段一以貫之，檔案整理與數字化處理流程復雜，環節太多。檔案以“卷”為單位整理有十多個工作環節，2000年國家檔案局推行文書立卷改革，實行以“件”為單位整理檔案，確實達到了“簡化整理、深化檢索”的目的。但就檔案行業而言，這項工作仍然十分費時費力，且多是手工操作，影響工作效率和檔案利用。以我省高速公路建設項目工程竣工檔案為例，為什么有的項目通車三年、五年后，還不能進行檔案專項驗收，最主要的原因就是檔案整理的速度太慢，數字化過程環節太多。當然，這些環節與程序其實也是項目管理的一種規范，無可厚非。然而在大數據時代，對原有規范進行修修補補已經滿足不了現實和發展需要，也管控不了大數據帶來的各種風險、沖擊和挑戰，需要我們進一步創新手段、優化程序，用一種全新的規范，真正實現“簡化整理、深化檢索”的目標。

在檔案整理中，分類是全部文件歸檔整理流程之首。如高速公路建設項目工程檔案分7部40冊58分冊，這種層級分類，在傳統的檔案管理中的確有用。但隨著檔案全部數字化以后，必須適當弱化第二、三級分類，減少人力占用，縮短工作時間，提高歸檔文件整理的工作效率。又如，我們在檔案管理過程中，普遍是先整理后掃描，形成兩種同版本的歸檔文件，造成重復勞動，其實并非要千篇一律這么做。就工程建設檔案而言，應當加強相關工作人員的檔案意識，重視施工過程電子文件的歸檔和法定效用的標識。高速公路建設項目中有一千多種表格，這些表格的填寫都有嚴格的規范要求，但只要按照國家有關電子文件歸檔規范和要求，與工程建設同步收集、同步整理、同步規范，就可以掛接在目錄之下，實行數字化、電子化管理，而不用重新進行數字化加工，既省時省錢又省力。諸如此類，檔案管理方式和手段的轉型勢在必行。

四、保管和利用方式的轉型

安全保管檔案就是最大限度地延長檔案的壽命，為資政存史，為人民服務。在大數據時代，數據存儲發生了史無前例的變化，紙寫筆載、白紙黑字不再是唯一保管信息的方式。在很多情況下，人們對數據的利用是采用模糊查找，分析與統計不單只看小數據，而要一并搜索與之關聯的數據群，數據的利用不再是解決某一特定的實際專題，而是產生新的思想飛躍，創造新的模式，打造新的產品，實現數據重組。檔案的情報性價值日趨凸顯。所以，對檔案的保管提出了許多新的要求。檔案館不能只保存官方文書，也要注重民生檔案的收集與保管，成為一個區域（行業或單位）名副其實的綜合性檔案館（室）。

要積極推進數字檔案館（室）建設。國家檔案局在2010年發布了《數字檔案館建設指南》，2014發布了《數字檔案室建設指南》，2017年發布了《企業數字檔案館（室）建設指南》，這是國家檔案行政主管部門順應發展大勢和數字大潮的重要舉措，為數字檔案館（室）的建設指明了方向、提供了遵循。目前地方積極推進者甚少。但檔案保管數字化、智能化發展是大勢所趨、不可逆轉，我們必須摒棄保守陳舊的思想觀念，改變落后的方式和行為，創新轉型，加強檔案管理人員的培養和隊伍建設，不斷提高管理和工作效率，采用智能化、信息化的科學方式，加快“智慧檔案”建設步伐，扎實推進數字檔案館（室）建設。