大數據條件下檔案工作發展存在的問題及對策

文/佛山市金的信檔案管理咨詢有限公司 黃積榮 馬俊良

一、大數據時代對檔案管理工作產生的影響

在信息技術沒有發展起來之前，檔案管理工作的范圍很狹窄，大部分是紙質檔案。而且檔案管理者搜集資料也非常繁瑣和困難，無法對檔案進行傳輸和存儲，提高了檔案管理者的工作量。同時也產生了數據資料不齊全、檔案數據遺失等問題，而且檔案也不能反映單位的真實情況，失去了檔案管理的意義。而大數據時代的來到，解決了檔案管理中的很多問題。大數據技術不但保證了數據的來源渠道，也為檔案管理提供了技術保障，促使檔案管理工作能更好地開展下去。通過使用信息技術，工作人員的工作量得以減少，檔案管理工作也更加簡單、方便，成本更低，這就是大數據時代對檔案管理工作的影響。

二、大數據背景下檔案工作面臨的問題

（一）受到傳統管理模式的影響。盡管如今的信息技術已經非常發達，但檔案管理仍然受到傳統管理模式的影響。因為一些工作人員的思想較保守，或者對計算機信息技術的操作不熟練，所以寧愿采用傳統管理模式，也不愿使用先進的信息技術。這種傳統管理模式具有很多弊端，不但降低了檔案管理的效率，同時也不利于檔案工作的開展。

（二）硬件設施落后。一些單位和企業的檔案管理設施設備非常落后，甚至無法得到完善。而且未建立專業的檔案管理庫，辦公和閱檔、倉庫合一，沒有引進空調和計算機信息設備。所以只能采取傳統的手工操作法，效率非常低。此外，也因為企業和單位經費不夠而導致信息化電子進展程度慢，消耗工作人員的時間和精力，甚至無法保證檔案的完整性、保密性，產生安全風險問題。

（三）對檔案管理的認識不夠。很多人都沒有意識到檔案的重要性，僅僅將檔案看作是記錄單位情況的記載體，而且檔案具有一定的保密性，僅僅只是由內部人員進行管理，來源渠道非常單一化，使用起來也具有一定的局限性。因為不注重檔案管理工作，沒有按照制度和要求來完成工作，甚至無人進行管理。這也導致檔案工作非常隨意，降低了檔案利用的效率。

（四）工作人員缺乏服務意識。盡管傳統模式下的檔案整理工作也能起到一定的作用，然而其卻缺乏服務的思維和意識。在大數據時代，檔案管理者的服務意識非常重要。這是因為信息技術大力發展，人們對檔案的需求不僅是簡單的查閱、利用，而是有著更深層次的需求，使用者希望能感受到檔案資料的深層價值以及蘊藏的知識、能量。所以，必須要提高檔案工作人員的服務意識、專業能力。

三、大數據條件下檔案工作發展的對策

（一）樹立大數據意識。不正確的意識不但會給管理造成一定的阻礙，也會對將來的工作產生不利的影響。所以檔案管理人員必須要摒棄傳統思想，樹立大數據意識，在將來的發展中，大數據將會是一個主要的趨勢。因此，工作人員要在大數據背景下開展檔案工作的改革，提高對檔案工作的重視程度。并且充分利用各種信息技術、大數據技術，促進檔案管理工作的開展。

（二）完善管理系統。第一，大數據時代檔案管理必須擁有科學合理的體系。所以企業要制定出相應的制度，通過嚴格的管理，促使檔案管理獲得最有效、最真實的數據。不僅如此，檔案管理人員必須擁有充足的知識儲備、信息來源。而且也要充分利用大數據技術，針對檔案管理工作進行科學合理的管控。此外，檔案管理人員也必須要擁有一定的技術，熟悉操作各種不同的軟硬件。不僅如此，為了提高檔案管理的效率，更要建立關于檔案數據的操作模型、操作系統，并且進行不斷的優化。只有這樣，才能促使數據的處理和搜集工作更好地開展和運行，滿足檔案管理者、檔案使用者的各種需要。

（三）對資源進行一定的整合。在信息技術大力發展的今天，大數據也滲透了檔案管理工作的資源整合階段。由于在傳統管理模式的背景下，信息資源零散無序，檔案管理工作無法互通。但大數據技術的介入，卻能解決這些問題。充分利用信息技術、大數據整合技術、云計算技術，可以將檔案里的零散信息串聯起來進行共享。通過共享檔案數據，避免了資源的浪費，減少了勞動量和勞動成本。不僅如此，檔案管理部門可以通過大數據技術，擴大和其他部門的合作，有效促進檔案管理工作的開展和進行。

（四）解決信息化背景下檔案“庫脹”問題。如今，社會經濟在大力發展，信息技術也得到了使用。各種不同的電子信息文件增多，使得檔案總量越來越多，給檔案數據庫造成了脹庫問題，比如新增數據添加失敗等，這些問題除了會影響到數據庫的新增資料，而且也無法及時建立索引和數據歸檔，這是因為計算機資源分配和存儲不合理。為此，可以借助大數據技術框架來處理海量數據。因為大數據技術框架里的云計算技術，能對資源進行合理調配，其可以容納海量檔案數據，提高管理的效率和管理效率。

（五）提高檔案管理者的專業能力。計算機網絡的使用是未來的發展趨勢，所以必須提升工作人員對計算機的操作熟練程度，促使其掌握信息技術、云計算技術。為此，企業要對這些人員進行培訓，促使人員擁有大數據意識。并且引進精通數據挖掘存儲、數據分析的專業技術人員，優化檔案管理者的隊伍結構，促使檔案管理工作更好地開展和進行。

四、大數據時代檔案管理的發展趨勢

檔案管理工作對于單位和企業而言非常重要，在大數據時代，管理模式也產生了一定的變化。為了適應現代化信息社會的發展趨勢，必須合理利用信息技術。相信在將來，大數據檔案資源挖掘會更深，而且使用和管理也會越來越方便。總體來說，在大數據背景下，將來的檔案管理工作會一路高歌，不斷突破。

（一）檔案管理技術朝著現代化的方向發展。在大數據背景下，檔案管理技術的革新也會不斷進行。除了電子數據逐漸普及以外，云計算等信息處理技術也會得到利用，通過構建云平臺，從而對檔案資料進行精準的分析。此外，人工智能、知識圖譜也能在檔案管理中得到一定的利用。而且也會產生更大數據容錯計算的設備，避免因為不斷整合過多的數據而產生系統故障，提高管理的效率。

（二）促使檔案的管理更加安全。一些檔案屬于保密文件，因此必須注重安全性。為此，要為檔案的管理營造一個安全的環境。相信在不久的將來，會將檔案管理過程中所涉及的勞動成果納入到我國的知識產權法中，加強對其的保護，為檔案管理提供法律保障。不僅如此，網絡信息平臺的安全性也會得到建設和加強，從而保障檔案管理者和使用者、提交者之間信息交互的安全性，避免信息泄露。最后，未來還會產生更先進的檔案信息安全保密防護體系。對設備軟件進行保護，提高檔案管理部門計算機的安全性，為檔案管理塑造一個安全的環境。

五、總結與體會

隨著信息技術的大力發展，大數據時代也悄然來臨，這對于檔案管理工作而言，不僅是機遇，同時也是挑戰。所以在如今的時代，檔案管理工作更要順應時代發展趨勢，充分利用大數據信息技術，解決檔案管理中存在的問題，提高檔案管理的效率。