檔案管理歸檔整理分類技巧初探

文/陜西省中醫醫院 賈婧

隨著我國檔案管理系統逐漸向現代化方向發展并不斷地與時俱進，檔案管理的研究也成了一項新時代的新型研究課題。其歷屆文本中與檔案事業相關的部分具有內容豐富化、檔案價值凸顯化和體系完善化的特點，在其影響下，檔案管理體制逐步建立，檔案公共服務能力逐漸提升。其實在古代，我國地大物博的時代就已經能夠將龐大雜亂的信息逐層進行整理管理。但隨著科學技術發展越來越迅速，信息內容的激增，和早先經歷的一些困難，致使我們的信息系統不論是內容還是管理方面都出現了一定的斷層。在社會各個階層，不同領域的巨大需求下，我國不斷進行先進的學習，從資源管理方面培養專業人才做起，不斷地在重視信息的維護管理，而這其中最常用的方法就是對信息進行分類轉化為對應的檔案管理，使繁雜的數據和信息得到保護，隨時在需要的時候可以迅速調用。培養人才的同時，我國在檔案管理方面還在進行著不斷的改革和更高效的創新，對其的研究也在不斷地深入，對其設備的需求也在不斷地完善當中。本文中將對歸檔整理這一環節進行初步的了解和探討，重點研究更適合新時代檔案管理的歸檔整理分類技巧。

一、檔案管理中歸檔環節的簡要分析

（一）基本概念。檔案管理中的歸檔是指，將檔案中的內容以“件”為單位，對其進行從文到檔案的轉化的過程。這一環節，是檔案管理的第一步，是檔案產生的源頭，所以稱之為歸檔。既為第一步，歸檔對于檔案管理的重大意義不言而喻，作為開端，歸檔這一步應該將錯誤率降到最低，才能使整個檔案管理的過程更加流暢以便對于之后檔案的查詢更為高效快捷。歸檔的合理性安排是非常重要的，這對今后的查找和利用是非常關鍵的，我們只有將歸檔的環節充分重視好，才能將整個檔案管理的環節循序漸進完成和細節化。

（二）基本原則。首先，歸檔作為開端，它的原則也更為嚴格，需要更加高要求地執行此項工作步驟，其基本原則便是整理分類的精準性，歸檔的精準性決定了歸檔之后的檔案管理工作能否更加順利地完成，這也是對信息檔案保護的重要原則。只有精準地完成歸檔工作，檔案的管理才能更加便于管理以及便于信息查詢。其次，是整理分類的規范性，歸檔工作需要極為嚴格的規范操作，確保信息檔案的完整性和類別的統一性，在歸檔的整理分類時，規范每一步整理和信息的分類，運用好不同形式的歸檔方法才能更好地進行信息和數據的分析。最后，是歸檔的嚴肅性，歸檔工作看似枯燥乏味，不斷進行重復的工作，但歸檔是嚴肅的，在進行整理和分類時要認真對待每一件檔案，因為很有可能正在整理分類的這份檔案就是對某個領域有著重大作用的信息，所以在歸檔的過程中要時刻保持嚴肅性。同時在歸檔的過程中一定要注意認真仔細，歸檔規范的情況必須是嚴謹的，這樣才對今后的取檔和查看檔案提供了便利條件，否則歸檔也是毫無意義的，雜亂無章的歸檔和未進行歸檔概念是相同的。

（三）注意事項。在整個檔案管理的流程中，歸檔只是第一，它是建造整個信息系統的第一步，所以在重視整個檔案建立的過程中，也不能忽視歸檔的系統化操作，它需要遵守精準性、規范性等原則，但并不意味著整個歸檔過程中可以忽視效率。所以歸檔一環節的精簡也尤為重要，歸檔的環節不是繁瑣的內容的重復，我們應該認識到要從歸檔的環節中，進行創新和效率的提升，我們要尋找各種方式將歸檔的環節精簡化和提效化，從而使得整個檔案系統的建立達到資源效率的最優化，為資源管理提供更加高效的使用通道。

二、歸檔整理分類的技巧

（一）整理程序為基準。由于檔案信息具有分散、龐大、繁雜等特點，所以在歸檔整理分類時，建立相對應的整理程序尤為重要。程序一定要適應整理檔案人員的實際，也一定要經過實驗，符合整理程序，并且能夠高效地完成歸檔整理。我們可以將要歸檔的信息檔案按照其特征進行劃分，例如，檔案的性質、種類、所屬部門、類型等特征做好首次信息的劃分，這樣首次劃分能將檔案的大類劃分好，并且將檔案的所屬性質和大致內容劃分結束。文件的構成要素，所屬要素不同，可以進行不同門類的區分，建立這樣的初級整理劃分程序，有利于之后的工作更加高效進行，這是我們歸檔工作的前提，也是我們期間的重要環節。對于不一樣的檔案管理采用不同的整理程序，一一對應其整理內容，將使得整理過程中的思路更加清晰，也會簡化一定的步驟。

（二）電子與紙質檔案采用不同的整理分類方法。隨著我國經濟的不斷發展，我們的科技也在逐漸地提升，在科技發展的過程中，檔案歸類整理也能將科技的成果運用進去，電子科技的普及也使電子檔案不斷的滲入到檔案管理中，現如今，大部分檔案管理部門對檔案管理還是采用紙質版登記，人工擺放和尋找，這樣的管理不僅降低了工作效率，還耗費了人力、物力、財力，在教育人事檔案管理方面，我們可以借鑒現如今檔案管理方案，利用電子化檔案自動升降柜和電子化管理系統，讓管理變得有序和規范化，采用現電子文件“電子化歸檔”和電子檔案“電子化管理”的概念逐漸浮現，電子檔案同紙質檔案一樣成了現代化的檔案管理的承載媒介。我們不得不承認的是，電子檔案更加的接近我們當前的生活，也越來越符合我們現代的節奏。不同于傳統的紙質檔案，電子檔案在查詢和錄入方面更加快捷，極大減少了在人力方面的投入，而這一方法也在不斷地更新與普及當中。紙質檔案歸檔的方法依舊按照傳統使用人力資源進行歸檔，只是隨著檔案管理的不斷研究進行了一定有限的程度上的簡化。而電子檔案卻更加節省人力和時間資源，可以更好地貫徹歸檔的精準性、規范性原則。與此同時，服務于電子檔案的歸檔軟件也在不斷地開發和更新，相關人員的技術培訓和學習也是必不可少的。

（三）細分技巧。細分技巧是指，分級別、分輕重、分類別進行整理分類，檔案的管理也是有上下級，輕重緩急之分的，我們首先就要分清楚檔案的輕重緩急和檔案的細化條例，面對繁雜的體系，各個部門應該處理好自己級別的歸檔，以免造成工作重復或是缺失，降低整個檔案系統的斷層或是失誤。歸檔工作即使紛繁復雜，但是針對細分的技巧也不是無章可循，我們首先要明確細分的原則，并且細細品讀，將細分的原則熟記于心，這是我們進行檔案細分的重要手段，也是我們不斷將檔案歸整清楚的重要原因。同時應該本著先重后輕的原則進行歸檔的整理分類，將重要的檔案管理放在首位，明確對應主體的需求判斷輕重之分，使效率最大化。對于檔案的分門別類也是歸檔的重要環節，細致的分門別類有利于提高整個檔案系統的質量和整理分類的效率。我們能按照大類別的區分后，再進行小類別的劃分，如果還是過于冗雜，我們還可以進行更加深一層次的劃分，從細節之處入手，將歸檔工作更加細致化和簡便化。

三、小結

在檔案管理中，歸檔作為重要的第一步，它的整理分類技巧值得更深次地研究，本文中只是進行簡短的初步探索，而現階段的整個檔案管理系統還需要不斷地更新和完善，建構起更加高效的系統，而對歸檔的不斷研究也將有利于檔案管理的技術性變革。檔案管理數字化不僅僅是對科技的利用，更是增加了檔案管理的快捷性、便捷性，讓檔案管理不再是一個個繁瑣的流程，避免檔案的損毀，保證檔案管理的安全性。