新醫改背景下醫院檔案管理研究

文/濟南市第二婦幼保健院 張燕

醫院檔案主要涵蓋行政管理檔案、患者病歷檔案、科研成果檔案、人力資源檔案、聲音影像檔案以及實物檔案等，醫院檔案覆蓋范圍廣，涉及領域多，為醫院開展醫療診斷、臨床醫學、教學研究、科技研發等活動提供了真實、確鑿的數據文字聲像信息。隨著信息技術的推廣普及，醫院檔案管理也建立了信息化管理系統，將紙質檔案、實物檔案、電子檔案有機融合到一起，成為醫院正常開展各項業務與工作的堅強后盾。

一、新醫改背景下醫院檔案管理存在的問題

（一）管理流于形式，職業素養不高。醫院的經營宗旨是“治病救人”，長久以來，這一理念根深蒂固，尤其對醫院決策層領導來說，受到這種理念的影響，將關注焦點全部集中在醫療診治等與患者利益息息相關的業務上面，完全忽略了醫院檔案管理的重要性。尤其在新醫改方案出臺后，醫院檔案涵蓋的內容進一步擴充，檔案管理崗位原本缺少人力資源，甚至有的醫院并未設置專職的檔案管理員，在這種形勢之下，醫院的檔案管理工作形同虛設，檔案丟失、檔案不全、檔案層次混亂等現象時有發生，嚴重制約了各項工作的正常展開。究其根源有三，其一是領導重視程度不高；其二是檔案管理人員職業素質偏低；其三是各部門各科室的檔案報送人員缺失主觀能動性，該上報的檔案不上報，該存檔的檔案不存檔，導致檔案內容銜接不暢。

（二）獎懲機制不健全，建檔意識不主動。雖然醫院建立了檔案管理機制，在管理人員的崗位職責權限、檔案管理流程等方面作了明確規定，但是，制度在執行過程中，基層檔案管理人員往往持有“上有政策，下有對策”的心態，制度規定成為一紙空文，管理人員我行我素，隨意性強，認為檔案管理與其他業務部門及醫療科室的工作相比，意義不大，價值甚微，長此以往，就形成一種固化的習慣，作風懶散，嚴重缺乏主觀管理意識。究其原因，主要是由于檔案管理機制當中缺少實質性的獎懲機制，處罰力度輕，效果不明顯，部分檔案管理人員好了傷疤忘了疼，同樣的錯誤依然頻頻出現。而對于醫療科室來說，醫護人員往往以工作繁忙、業務繁重為理由，對科室內部的病歷資料以及日常診斷資料遲遲不建檔、不歸檔，檔案的利用價值也被貶值。

（三）專業人才缺失，管理漏洞頻出。目前，國內各個高等院校的檔案學專業門可羅雀，報考這一專業的學生數量越來越少，因此，檔案管理的專業人才也少之又少，多數醫院的檔案管理人員都由非專業人員來擔任，甚至一部管理人員是由其他行政崗位轉崗而來，欠缺檔案管理專業知識，管理意識淡薄，工作流程沒有創新，完全效仿上一任管理人員，導致管理過程中，頻頻暴露管理漏洞與問題，嚴重阻礙了醫院科學化、規范化管理進程。

（四）政策落實不到位，培訓體系不完善。新醫改方案實施以來，部分醫院往往只組織上層管理者以及一些中層管理人員參加政策宣貫培訓，而基層檔案管理人員對新醫改方案內容不甚了解，對方案中涉及醫院改革條款知之不多，因此，檔案管理人員在實際工作當中依然用老腦筋、老眼光、老路子、老思想開展各項工作，工作方式過于守舊，與現行的醫院檔案管理機制不相匹配，甚至發生嚴重沖突和矛盾。此外，檔案管理人員需要經常性更新知識，但是，由于醫院各級領導的工作側重點產生偏差，針對檔案管理人員，并未建立一個系統完善的內部培訓體系，尤其是一些新上崗的管理人員，不能快速進入到工作角色，導致檔案交接工作出現嚴重的人為失誤，檔案信息丟失的情況屢見不鮮。

二、新醫改背景下提升醫院檔案管理水平的有效策略

（一）及時轉變思想觀念，完善檔案管理制度。新醫改背景下，醫療衛生機構的運行機制更加健全，傳統的管理模式、管理方法已經與現行的管理機制嚴重脫節，尤其是檔案管理工作，它所承載的發展使命更加艱巨，體現的固有價值全面增值，這就要求醫院各級領導應立足醫院發展實際，跟上時代發展潮流，及時轉變思想觀念，將檔案管理等基礎性工作納入到企業發展大局工作計劃當中，從制度制訂與執行源頭抓起，建立院長、各科室負責人、檔案管理員三級負責的檔案管理嶄新格局。運用精細化管理理念，將管理工作細化到每一個點、每一條線、每一個面，大到檔案分類，小到保存期限，都要兼顧。同時，各科室負責人應起到正向帶頭作用，向科室內部各崗位人員宣貫醫院檔案的重要性，切實將檔案管理工作做全面、做具體、做精細。

（二）加大獎懲力度，建立考核機制。制度化管理使醫院在開展各項工作時有法可依、有章可循，但是，醫院在制訂檔案管理制度時，必須結合檔案管理的實際情況，不得憑空說大話、說套話、說白話，要做實事、講實效、重實際，制度內容以檔案分類、檔案責任部門、檔案內容、檔案保管時限、檔案借閱規定為主，同時，為了確保制度的可行性，使管理制度更具權威性與說服力，檔案管理的直屬領導應建立工作考核機制，將管理人員的工作績效與職稱評定、職位晉升掛鉤。如果在年度或者季度考核中，檔案管理人員考核成績過低，醫院各級領導應遵循“能者上、平者讓、庸者下”的原則，實行末位淘汰制，給一些管理意識超前、主人翁責任感強、專業管理技能水平高的優秀管理人員創造一個施展個人才華的機會，開辟醫院檔案管理工作的嶄新格局。

（三）增加硬件設施投入，優化檔案管理流程。高速發展的信息技術，給醫院檔案管理工作提供了諸多便捷服務，傳統的紙質檔案數量明顯減少，電子檔案的數量不斷攀升，這不但減少了檔案工作人員的工作量，同時，也提高了工作效率，為了醫院節省了大量人力資源和經費。但是，由于醫院每天產生的數據信息以及各種類型的檔案資料較多，現有的硬件設施與工作量發生沖突，這就要求醫院必須進一步加大檔案管理工作的硬件投入力度，比如打印機、掃描儀、數碼設備、刻錄儀等，對原有的設備進行清點和檢查，如果發現設備過于陳舊，無法滿足正常的工作需要，醫院應及時予以更新換代，為檔案管理工作的高效運轉提供堅實的硬件保障。除此之外，醫院各科室應借助于互聯網平臺、內部局域網報送科室的檔案資料，徹底結束過去上下樓、跑斷腿的時代。由于醫院檔案具有較高保密密級，因此，各科室在傳輸與共享檔案資料時，應設置登錄訪問權限，禁止外人查看，確保醫院檔案的安全性。

（四）增加培訓教育頻次，體現檔案服務價值。人才培養是醫院管理的第一要務，醫院應結合檔案管理人員的崗位職責制訂科學完善的內部培訓機制，保證每年至少進行兩次專業知識培訓，將檔案管理的基礎知識、新醫改方案的主要內容、檔案管理人員的職業素養納入到培訓計劃當中，使管理人員樹立高度的主人翁責任意識與危機意識，只有通過不斷學習，才能成為醫院的骨干力量代表，才能實現個人的職業規劃。在人才招聘方面，醫院應借助于互聯網、高等院校以及社會各方力量，廣開渠道，廣納賢才、良才，充實檔案管理崗位，提升檔案管理水平。此外，在新醫改背景下，醫院檔案的價值與功能也發生了質的轉變，過去，醫院檔案往往只用于醫學研究以及臨床診斷參考，應用范圍狹窄，檔案無法發揮最大化價值。因此，醫院應進一步拓展檔案資料的應用渠道，通過建立網絡資源數據庫的形式，使醫院各科室的管理人員以及醫護人員能夠第一時間查尋到相關的資源信息，以豐富自身的學識。同時，患者也可以通過網絡客戶端查詢到相關的病歷信息，為早日治愈疾病保駕護航。

三、結束語

醫院應當以新醫改為發展契機，以提升檔案管理績效為著眼點，在做好醫院日常診斷、救治、接待工作的同時，切實將檔案基礎管理工作做好、做實，為促進醫院健康可持續發展提供權威性、真實性、有效性的檔案資源支持。