辦公室檔案管理工作效率提升途徑

文/山東工藝美術(shù)學(xué)院 李佳

目前階段，我國(guó)正處于“百年未有之大變局”，需要大量的精英人才以支撐我國(guó)不斷向前發(fā)展。其中，高校作為培養(yǎng)精英人才最重要的基地，其如何向前發(fā)展受到當(dāng)前社會(huì)的矚目。而如何推動(dòng)高校高速發(fā)展與國(guó)際一流院校接軌，其內(nèi)部管理工作的重要性不言而喻。自古以來(lái)，凡是有人類群體活動(dòng)，就有管理活動(dòng)。高校的檔案管理亦稱檔案工作，是高校工作人員直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。做好高校檔案管理工作，關(guān)乎高校能否高效運(yùn)行。

一、辦公室檔案管理工作高效運(yùn)行的內(nèi)涵

首先，高校辦公室檔案管理工作就其工作性質(zhì)和主要意義而言，是高校諸多工作中一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。高校辦公室檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，不直接作用于高校的教學(xué)質(zhì)量，它是專門(mén)負(fù)責(zé)管理高校各部門(mén)形成的歷史文件的一個(gè)部門(mén)機(jī)構(gòu)，對(duì)其高校運(yùn)作產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。其次，事物之間具有相互聯(lián)系的特點(diǎn)，由此形成一個(gè)系統(tǒng)。而高校辦公室檔案管理工作也形成一套系統(tǒng)，其內(nèi)部個(gè)性具體工作不是孤立的、靜止的、相互隔絕的，而是由高校各項(xiàng)管理系統(tǒng)中不可缺少的重要組成部分。通過(guò)有效提供檔案管理工作，在必要時(shí)快速、及時(shí)地提出檔案，為高校運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。最后，高校檔案管理部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了使高校更好地適應(yīng)社會(huì)的現(xiàn)實(shí)需要，以幫助高校更好地培養(yǎng)精英人才，為高校整體運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，爭(zhēng)取早日與國(guó)際一流院校接軌。

二、當(dāng)前高校辦公室檔案管理工作面臨的不足與困難

（一）行政人員未能形成對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。首先，長(zhǎng)久以來(lái)，我國(guó)高校尚未形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，大多不重視檔案管理的工作，認(rèn)為就是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的擺放、陳列，導(dǎo)致其檔案管理工作存在管理混亂、陳年舊賬冗雜，甚至出現(xiàn)管理崗位缺失等現(xiàn)象，給高校日常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)諸多不便。如，在對(duì)高校進(jìn)行審核時(shí)，因?yàn)榇饲皺n案管理工作不到位，導(dǎo)致工作量加大，加班加點(diǎn)對(duì)所需材料、數(shù)據(jù)進(jìn)行重新整理，甚至重新制作缺失的材料造成高校極大的內(nèi)耗。其次，在審核結(jié)束后，辦公室檔案管理人員未對(duì)剛整理好的材料進(jìn)行妥善安放，導(dǎo)致以后再用的時(shí)候，仍舊需要重新進(jìn)行整理、制作，造成人力、物力的極大損失。

（二）辦公室檔案管理人員專業(yè)能力不足。第一，從學(xué)科建設(shè)來(lái)看，我國(guó)對(duì)檔案管理工作就未形成系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。國(guó)內(nèi)大學(xué)少有專門(mén)開(kāi)設(shè)一門(mén)關(guān)于檔案管理工作的專業(yè)，所以，招聘的辦公室檔案管理人員大多不具備檔案管理方面的專業(yè)技能，無(wú)法對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行有效管理。第二，由于國(guó)內(nèi)沒(méi)有專門(mén)的檔案管理學(xué)科，其高校在招聘新崗位時(shí)，也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行專門(mén)設(shè)崗。在實(shí)際運(yùn)行中，檔案管理工作人員大多是行政人員、秘書(shū)兼任，失去該崗位的專業(yè)性，加劇檔案管理工作的混亂。第三，由于檔案管理工作職責(zé)范圍劃分不清，導(dǎo)致高校行政人員在找所需材料時(shí)，其行政人員扯皮、推諉，極大拖延了高校的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。而高校檔案需要存檔時(shí)，也無(wú)人負(fù)責(zé)，失去檔案上傳下達(dá)的時(shí)效性，影響學(xué)校正常運(yùn)作。

（三）辦公室管理整體人浮于事，行政效率低下。一個(gè)高校的內(nèi)部管理運(yùn)轉(zhuǎn)如何，決定了高校的整體精神面貌。但有的高校，出于吸引精英人才的目的，在招聘教師崗位時(shí)承諾解決家屬工作，導(dǎo)致高校諸多行政人員專業(yè)能力不足，并且對(duì)崗位未形成應(yīng)有的尊重，只注重個(gè)人利益，而忽視高校利益。行政機(jī)構(gòu)冗雜，但卻無(wú)法推動(dòng)高校教學(xué)質(zhì)量向前發(fā)展，實(shí)為高校的“寄生蟲(chóng)”。一個(gè)高校若有大量這樣的員工，其內(nèi)部損耗必定十分嚴(yán)重，導(dǎo)致辦公室管理整體人浮于事，行政效率低下，檔案管理工作也難逃其厄運(yùn)，整個(gè)高校喪失積極向上的朝氣，必將走下坡路。

三、辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

（一）提升辦公室檔案管理人員的專業(yè)能力。為了推動(dòng)辦公室檔案管理改革，需要提升檔案管理人員專業(yè)能力，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解；第一，由于檔案管理人員需要了解信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)、會(huì)計(jì)技術(shù)等，但部分檔案管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理人員中存在諸多的人為失誤問(wèn)題，降低了檔案管理人員效率。為了提高檔案管理人員的專業(yè)能力，需要定期開(kāi)展培訓(xùn)、講座、進(jìn)行技術(shù)交流等工作。例如：辦公室行政部門(mén)可以聘請(qǐng)信息技術(shù)專家等，開(kāi)設(shè)如何有效提升檔案管理效率的講座，為檔案管理人員講解相關(guān)知識(shí)，并開(kāi)展檔案管理實(shí)踐工作，使檔案管理對(duì)接“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)能力，為檔案管理人員改革工作的開(kāi)展提供保障。但部分檔案管理人員對(duì)培訓(xùn)工作的重視程度不高，在實(shí)際培訓(xùn)中屬于“混日子”狀態(tài)，沒(méi)有發(fā)揮出培訓(xùn)工作的意義，還浪費(fèi)學(xué)校的精力對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。因此，為了改善這一現(xiàn)狀，需要在培訓(xùn)之后進(jìn)行考核工作，將其納入年終評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)的范圍，促進(jìn)檔案管理人員重視檔案管理工作的培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高其專業(yè)能力。第二，由于檔案管理人員的工作能力對(duì)檔案管理工作開(kāi)展效率有一定的影響，為了降低工作失誤問(wèn)題，需要定期開(kāi)展檔案管理人員技巧會(huì)議，加強(qiáng)人員之間的相互交流，提高工作人員對(duì)檔案的了解程度，有效提升工作效率，達(dá)到辦公室檔案管理改革的目的。

（二）制定一套完善的檔案管理工作流程，使檔案管理人員有章可循。為了推動(dòng)辦公室檔案管理改革工作穩(wěn)定運(yùn)行，制定一套完善的檔案管理工作流程，使檔案管理人員有章可循。第一，在使用傳統(tǒng)方法對(duì)檔案管理的過(guò)程中，具有較多的流程，其過(guò)程太多繁雜，降低了檔案管理工作的效率，但在當(dāng)前高校辦公室檔案管理工作改革背景下，為了提高檔案管理工作效率，需要簡(jiǎn)化工作流程，例如：管理人員可以事前開(kāi)個(gè)小會(huì)，先整理檔案管理工作中存在的問(wèn)題，對(duì)癥下藥，有針對(duì)性地解決日常工作中遇到的難題，并根據(jù)工作需求進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性。第二，由于辦公室檔案管理工作中需要使用網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，為了進(jìn)一步提高對(duì)接效率，需要加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系，例如：檔案管理部門(mén)可以構(gòu)建工作系統(tǒng)，各部門(mén)可以在其中交流，提高檔案管理工作效率，達(dá)到檔案管理工作改革的目的。因此，檔案管理部門(mén)可以每周進(jìn)行例會(huì)，大家匯總進(jìn)步與不足，并邀請(qǐng)別的部門(mén)的參與，提出意見(jiàn)。

（三）重視辦公室檔案管理工作，形成融洽的辦公室氛圍。首先，高校應(yīng)在招聘時(shí)，專門(mén)設(shè)置檔案管理的崗位。雖然沒(méi)有檔案管理工作對(duì)口的畢業(yè)生，但可以招聘專業(yè)相關(guān)的畢業(yè)生。基于專業(yè)的相關(guān)性，高校在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，能使招聘的新員工更容易上手，以使檔案管理工作更順暢地運(yùn)行。其次，促進(jìn)良好的辦公室風(fēng)氣。高校辦公室應(yīng)定時(shí)團(tuán)建，增加行政人員之間的友好往來(lái)，加強(qiáng)高校內(nèi)部的凝聚力，使辦公室形成和諧融洽的氛圍，促使辦公室檔案管理人員也加強(qiáng)自身能力，以推動(dòng)學(xué)校不斷向前發(fā)展。最后，要注重加強(qiáng)檔案的保管。如果是紙質(zhì)版檔案的話，應(yīng)按時(shí)間、事件、保存時(shí)限等存放在干燥的庫(kù)房，避免存放在陰暗潮濕的地方。如果是電子檔案的話，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案進(jìn)行加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)抵御，合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，在其中安裝運(yùn)行監(jiān)控系統(tǒng)，了解系統(tǒng)的運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的安全問(wèn)題并改進(jìn)，達(dá)到提高系統(tǒng)安全性的目的，保障檔案管理工作能夠穩(wěn)定運(yùn)行。