公文管理工作中的常見問題及解決對策

公文管理是一個文件處理的全過程，需要各部門進行互相合作溝通，才能更好地保證企業(yè)正常運行。公文管理規(guī)范化能夠有效推動企業(yè)的信息流通、監(jiān)督、檢查，例如開會時的會議記錄、布置工作的批示文件等，這些管理過程都是通過公文的形式完成信息的傳達，公文管理在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展和進步。但在管理工程中，難免會遇到一些難題，以下就此進行分析并提出建議。

一、當前公文管理工作中常見的問題

（一）意識模糊。在日常工作中，辦公室的行政人員對公文的概念缺少清晰的定位和認知，很多時候看見蓋上紅色章印的都會認為是“公文”，在這樣的概念意識下，公文管理根本談不上規(guī)范。從概念定義來說，公文是指企業(yè)在組織管理工作中所形成的規(guī)范性文化，具有一定的法律效力。從企業(yè)角度來說，公文是企業(yè)進行規(guī)范管理的有效途徑和手段，高效的公文管理是企業(yè)工作效率的體現(xiàn)，有利于企業(yè)提升內(nèi)部的管理水平和質(zhì)量。

（二）分發(fā)混亂。由于管理人員對公文文件的困惑，在下發(fā)文件的時候，根本不知道公文的行文關系和發(fā)放程序，導致公文管理混亂。公文發(fā)放一般需要經(jīng)過擬稿、審稿、核稿、會簽、簽發(fā)、編號等程序，但是管理人員卻認為蓋個章就可以了，導致分發(fā)流程比較松散。公文分發(fā)從表面上看感覺比較簡單，但實際上公文分發(fā)也會間接影響到企業(yè)的正常運作。

（三）缺乏整理。由于管理人員日常工作量也比較大，沒有對公文進行歸檔及整理，公文是對企業(yè)工作指示或通知進行規(guī)范說明的文書文件，管理人員沒有進行歸檔整理，很有可能導致公文內(nèi)容得不到有效的傳達以及傳閱，企業(yè)的管理工作顯得比較被動，甚至因為信息的不及時接收，造成更為嚴重的后果。而且公文一般都是一些很正式的文件，在缺乏整理的情況下，很容易出現(xiàn)文件丟失或泄密的現(xiàn)象。

（四）書寫不當。由于管理人員對公文的認知模糊，對公文的文中及行文關系的不清，導致在書寫公文的時候出現(xiàn)混淆、亂用、誤用等情況，例如“通知”寫成“通告”，“請示”寫成“報告”，“決議”寫成“決定”。除了公文性質(zhì)不分之外，有時候還會出現(xiàn)一些用語不當?shù)那闆r，擬稿人員使用口語化的字眼進行書寫，導致公文的嚴謹性大大降低，直接影響著企業(yè)行政管理的效率和權威性。

二、解決公文管理工作難題的對策

（一）通過學習培訓，提高人員意識。公文管理是一項嚴謹而細致的工作，對于管理人員有著較高的要求和責任感，同時要求管理人員具備良好的公文能力。首先，企業(yè)需要跟員工進行職業(yè)道德與責任意識的培養(yǎng)，通過改造和完善企業(yè)的環(huán)境設施，例如在公司走廊張貼一些標語、鼓勵性圖片等，讓員工處于一種最佳的精神狀態(tài)面對工作，兢兢業(yè)業(yè)地提高工作的效率和質(zhì)量。企業(yè)可以通過培訓講座的形式，對管理人員進行定期或者不定期的公文知識教學，無論是公文的處理規(guī)律和細則的業(yè)務能力訓練，還是職業(yè)道德意識的培養(yǎng)，讓管理人員深刻明白公文的工作性質(zhì)和重要性，從而更好地培養(yǎng)管理人員的綜合意識。利用教育的方式，逐漸提高管理人員的管理意識，對公文工作更加認真負責，潛移默化地潤化管理人員的內(nèi)心，形成一種良好的工作作風。其次，在實際工作中遇到問題或困難時，可以與同事一起探討，在探討過程中進行學習分析，有利于提高管理人員的公文能力。

（二）完善制度體系，規(guī)范公文管理。任何管理都離不開完善的制度體系，企業(yè)應該根據(jù)自身發(fā)展情況，制定一套科學合理的管理制度，讓公文管理有章可循。通過對公文管理的整個過程進行分析，然后逐一進行相關的明確規(guī)定，更好地約束管理人員的日常工作。1.規(guī)范格式。公文的格式是其外觀表現(xiàn)形式，規(guī)范格式是為了更好地形成統(tǒng)一的輸出管理，方便各部門進行閱讀。企業(yè)可以通過郵件、培訓、印發(fā)資料等方式對各部門進行公文種類及格式的說明，讓員工們對公文格式和種類有清晰的定義，從而更好地開展公文管理工作。2.明確時限。制度應該對于公文的分發(fā)、整理都有明確的時間規(guī)定，讓管理人員按要求操作。例如，當公文擬稿后，一般要求在兩周內(nèi)辦理，如果有明確的時間要求，便按照具體的時限進行執(zhí)行；還有公文的會簽和分發(fā)，一般要求不超過三天內(nèi)處理，若果超過三天，必須向主管部門進行匯報及協(xié)調(diào)，確保公文的及時性和實效性。3.規(guī)范流程。公文處理是一個整體的過程，具有很強的連貫性和緊湊性，為了進一步確保公文的順利開展，必須對工作流程進行細化和明確，對每個崗位和工作環(huán)節(jié)進行詳細說明，把公文管理工作落實到個人，通過互相的配合協(xié)調(diào)，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的高效對接。從開始的擬稿、審稿、核稿等流程制定相關的標準，讓每個流程都有根有據(jù)，更好地掌握全程的動態(tài)及變化，以便更好地進行監(jiān)督。其中審核部分也視為重點環(huán)節(jié)，未經(jīng)過審核的公文是絕對不能對外公開的，在審核的時候，必須對行文關系、內(nèi)容的完整性、格式內(nèi)容準確性等方面進行全方位的查閱，以保證公文的質(zhì)量和權威性。4.歸檔整理。公文的范圍很廣，包括日常的通知、決議、意見、報告等多種形式，因此文件量也是比較大的。制度體系要進一步完善資料的歸檔管理，針對每類公文進行相關的保管說明，確保檔案資料的完整度，以便日后的翻閱或資料查找。歸檔的時限也應該有所規(guī)定，以便資料保存的及時性。

（三）定期評定考核，確保公文管理質(zhì)量。制度是對員工行為的約束和規(guī)范，在實踐過程中，大部分員工的自控力并不理想，對于公文管理工作只是“三分鐘熱度”。在這樣的情況下，企業(yè)需要對員工進行相應的評定考核，進一步激勵員工保持公文管理工作的熱情和積極性。評定考核能夠有效激勵管理人員的積極性，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行適當?shù)谋頁P，對于表現(xiàn)一般的員工也進行相應的點評，為員工日后的工作做鋪墊。通過定期評定考核，既可以繼續(xù)讓優(yōu)秀的員工不斷努力，還可以讓表現(xiàn)一般的員工發(fā)現(xiàn)自身的問題和不足，從而更好地整改完善及奮起直追，形成良好的工作模式，提高企業(yè)公文管理的規(guī)范和效率。

三、結語

總的來說，公文管理涉及的內(nèi)容有很多，是一個多層次的管理體系工作。因此，想要實現(xiàn)高效的公文管理，企業(yè)必須提高管理人員的專業(yè)知識和責任感，構建完善合理的管理體系，進一步規(guī)范和約束員工的行為，推進公文處理的進度和審核。員工要時刻保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不斷完善和提升自身專業(yè)知識，嚴格遵守企業(yè)的相關規(guī)定，把每一個環(huán)節(jié)和細節(jié)都做好，為公文管理工作走向完善、高效、有序的管理道路做好準備。