夯實基礎規范管理不斷提升企業檔案工作水平

2019-11-24 06:33:15

辦公室業務 2019年22期

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，我們必須充分認識做好企業檔案工作的重要意義，認真做好企業檔案工作，為企業發展服務。

建廠以來，我公司十分重視企業檔案管理工作，積極探索企業檔案管理的有效途徑，使企業檔案管理走上了制度化、標準化、規范化、現代化發展軌道，為推動企業發展進步，促進兩個文明建設發揮了積極作用，先后被評為江蘇省“檔案管理標兵企業”，徐州市“七五”“八五”期間“檔案管理先進單位”，江蘇省電力局“‘八五’期間檔案管理先進單位”；1990年晉升江蘇省檔案管理先進企業；1995年獲得“國家一級企業檔案管理合格證書”；1997年被國家檔案局批準為“企業檔案工作目標管理國家一級”；2005年11月，我公司綜合檔案科順利通過江蘇省檔案局檔案工作“特一級”認定；2010年12月，我公司綜合檔案科順利通過“江蘇省檔案工作五星級標準”（特一級）復查驗收。目前，我公司綜合檔案科總建筑面積700平方米，庫房面積280平方米，閱覽室92平方米，辦公用房80平方米，庫藏檔案23226卷，上架排列長度529.4米。

1984年，為了加強檔案管理工作，徐州發電廠成立了廠部二級機構即科技檔案室；1990年，廠部成立了綜合檔案室，將檔案管理作為企業管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業升級規劃之中，由廠長直接領導檔案管理工作；1992年，隨著企業勞動、人事工資制度配套改革的進行，對全廠機構和人員進行了精簡、充實和調整，綜合檔案管理劃歸廠部辦公室領導，形成了廠長親自掛帥、廠辦主任分管、綜合檔案專業組長具體負責的管理網絡，對企業所形成的各種門類檔案集中統一管理，使檔案管理走上制度化、專業化軌道。現綜合檔案室隸屬于國華徐州發電有限公司總經理工作部，主要負責我公司各種門類、各種載體檔案的收集、整理保管和提供利用等工作以及對所屬單位檔案工作的監督、檢查和指導。我公司綜合檔案室室藏檔案從內容來分，有文書檔案、科技檔案、會計檔案；從載體來分，有紙質檔案、特殊載體檔案、實物聲像檔案。形成的檔案大部分是本公司在政治、生產和科研活動中具有保存價值的文件材料及上級機關對本公司的指示、批復等。我公司現庫藏檔案25357卷，其中，文書檔案截止至2001年底共3276卷,從2002年開始以件為單位共12098件，科技檔案12917卷，會計檔案9164卷，照片檔案2757張，光盤檔案822張，錄像檔案6盤。我公司檔案管理一直保持著較為穩定的管理機制，我公司建廠40年來，庫藏檔案25357卷，已成為企業寶貴的文化財富，其所形成的文化底蘊是一般文化活動所無法比擬的。

一、提高檔案工作者整體素質是做好工作的保證

企業檔案專業人員素質，就是檔案專業人員必須具備的品質、能力和條件。檔案專業人員必備的素質包括政治素質、專業素質、知識素質以及創造力和創造性思維。

檔案專業人員的政治素質包括應具備的政治品德和職業道德。政治品德包括政治態度、政治品質和思想作風，這就要求企業檔案人員堅定不移地貫徹執行黨的路線方針政策，在政治上同黨中央保持高度一致。熱愛檔案事業，全心全意為人民服務，勇于開拓，大膽探索。堅持“解放思想，實事求是”的思想路線，以科學的世界觀和方法論為指導，以為企業各項工作和活動服務為宗旨，維護黨和國家歷史真實面貌。

檔案職業道德是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務等項職能活動中，應當遵守的基本行為準則。企業檔案工作人員要熱愛本職工作，淡泊名利，無私奉獻。檔案工作的性質，決定了檔案專業人員必須擯棄名利觀念，無私奉獻。檔案的價值、檔案工作者的勞動都體現在社會利用檔案而取得的效益中。要尊重檔案，尊重歷史。維護檔案和歷史事實的原貌既是檔案專業人員的職責，又是職業的道德準則。必須忠于職守，無私無畏地維護黨和國家的歷史真實面貌。要遵紀守法，嚴守機密。樹立按客觀規律辦事的科學態度，樹立嚴格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。

企業檔案工作是一項專業性很強的工作，業務內容很多，要求也相當高。企業檔案工作人員的專業素質，即履行專業職責的能力、智力、成績、學歷和資歷等。它是完成工作任務的保證。能力包括決策能力、口頭表達能力、文字表達能力、開拓創新能力和組織能力；智力包括檔案專業知識、基礎知識、相關學科知識、外語和古漢語水平；成績即工作效率、工作質量、工作成績；學歷指專業人員受教育的程度，反映獲得系統專業基礎理論知識、業務知識和相應技能的經歷。檔案人員應當具有較高的、相應的檔案專業知識；資歷指專業人員的實踐經驗和熟練程度。能力、智力和成績是建立在學歷、資歷的基礎上的，它們是相輔相成的。

檔案專業人員的知識素質指檔案專業人員除具備檔案專業知識外，還應具備比較全面、系統的文化、理論、科學技術知識，才能更好地勝任自己的工作。馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論修養是檔案人員必須具備的基本素質。文化知識指檔案專業人員熟練掌握語言文字的能力，對于做好檔案工作，具有特殊的意義和作用。現代科學技術迅猛發展，檔案專業人員應掌握科學技術知識，并將有關的科學技術應用于檔案工作，是實現檔案工作現代化的基本途徑。檔案人員還應當掌握與檔案學相關的學科知識，如法律、金融、外語等，以適應不斷發展的形勢對檔案工作提出的新任務的需要。

二、滿足企業利用需求是做好檔案工作的決定因素

企業的需要，是企業檔案存在的前提，企業是一個以贏利為目的的社會組織，企業的一切工作都必須以生產經營為中心，檔案工作也必須服務于企業生產經營。正確認識自身的價值和位置，堅持服務宗旨，在服務中求生存，在提高服務質量中求發展。最大限度滿足企業的利用需求，盡可能多參與生產經營活動，使企業員工認識檔案的價值，感到檔案是企業生產經營活動的重要組成部分。

第一，深入開展檔案資料信息服務。我們在服務方式上增加主動性，改變“你交我收”“坐等上門”的工作方式。主動介入生產經營活動，檔案部門要了解企業各個時期工作的特點、重點及不同時期工作對檔案工作的需求特點，明確檔案需求的主體，準確及時地將檔案信息傳遞給需求部門，使檔案的現實價值得以全方位、多層次的實現，獲取直接經濟效益或通過利用部門間接創造效益。例如根據國華電力公司巡視工作領導小組部署，2015年9月6日至9月29日，國華電力公司第四巡視組對國華徐州電廠進行了采購管理專項巡視。巡視期間，巡視組聚焦黨風廉政建設和反腐敗工作，堅持以問題為導向，緊緊圍繞“五個著力”，通過聽取工作匯報、員工訪談、調閱資料、列席會議、現場走訪等方式，對巡視關注的重點問題進行了深入了解。在巡視期間，我公司經營管理部到檔案室借閱了大量的2012年、2013年、2014年招投標檔案、合同檔案，為順利完成巡視工作起到了很重要的作用。巡視組肯定了徐電自2011年2臺百萬千瓦機組投產以來，徐電領導班子面對員工人數多、人員結構復雜、設備狀況不穩定、生產準備人員對新機組不熟悉等困難，抓住主要矛盾，加強設備治理、穩定員工隊伍、強化員工培訓，取得的一定成績，促進了徐電健康穩定發展。但在采購管理方面還存在明顯不足，并提出了用專業化的管理思路和“制約制衡”的理念完善采購管理體系、加強采購基礎管理、提高人員素質打造專業化的采購管理隊伍、妥善處理好與華蘇和地方的關系等有針對性的改進意見和整改要求。再如我公司1、2號機組C級檢修及綠色發電改造工程是在電力行業新形勢、新常態下關乎企業經營效益和生存發展的生命工程。圓滿完成綠色改造工程，是公司全面貫徹神華“1245”清潔能源發展戰略的必由之路，是落實國華年度工作會要求、建設超低能耗、超低排放清潔電站的必然選擇，是提升企業市場競爭力和價值創造力的關鍵環節和必備條件，在徐電發展史上具有里程碑的意義。1、2號機組C級檢修及綠色發電改造工程于2016年8月24日（2號機）及2016年12月2日（1號機）開始，經過公司領導及全體員工的不懈努力，2號機組于2016年11月21日順利并網發電，1號機組于2017年1月18日順利并網發電，標志著1、2號機組檢修工作的全面完成。在1、2號機組C級檢修及綠色發電改造工程期間，公司設備維護部、生產技術部等部門的工程技術人員和檢修人員到綜合檔案室借閱了1、2號機組基建檔案、設備檔案等科技檔案案卷多份，檔案人員業務熟練，熟悉館藏，調卷準確、迅速，為1、2號機組C級檢修及綠色發電改造工程的順利實施和竣工提供了有力保障。近年來，我廠累計利用檔案材料7000多卷次，創直接經濟效益將近2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

第二，圍繞企業生產經營工作做好資料匯編。我們堅持調查研究，確立實用、可行的編研課題，做好經常性的資料匯編工作，滿足企業生產經營各項管理需要。幾年來，我廠檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《生產經濟統計指標分析》《歷年安全生產典型事故匯編》《科研成果匯編》《安全經濟指標分析》《徐州發電廠志》等22種165萬字的編研材料。其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。如《電氣設備銘牌手冊》《征地文件匯編》《徐州發電廠大事記》等，都成為管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術人員的歡迎。努力擴展檔案編研的深度和廣度，我廠20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組的增容降耗重大技術改造，是全國首臺國產20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組改造，其成功實施不但大大提高了我廠的技術裝備水平，而且對其它單位的改造具有重大意義。我廠首臺20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組改造完成后，我們及時收集資料，組織專門班子編寫了《徐州發電廠#6機組技術改造綜述》及《追求卓絕——徐州發電廠4號機組現代化技術改造紀實》兩本書，對整個改造工程從方案確定到改造后的技術經濟性能進行了全面的資料匯總，其中既有縱向、橫向的對比分析，又有對改造后機組技術經濟效益的評估，被廠內管理人員認為極具權威性。

三、加強宣傳是做好企業檔案工作的前提條件

檔案管理是一個系統工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級領導都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學習宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項重要內容，認真組織學習貫徹，對全公司職工進行《檔案法》的學習和培訓，使廣大職工普遍增強了檔案管理的法制觀念。《檔案法》修改后，又把新《檔案法》發到公司領導和中層干部以及工程技術人員手中，適時開展了《檔案法》宣傳周活動，并利用廣播、廠報、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎上，組織了全公司檔案知識競賽。我公司還將檔案管理進行指標分解，納入經濟責任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。

要利用企業內部的各類新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規、規章制度，弘揚檔案工作先進人物的事跡，宣傳利用檔案所創經濟效益或節約開支等貢獻。適時利用社會公共新聞媒體，大力培養對外宣傳人員，建立激勵機制，搞好對外宣傳。筆者認為，我們可以借鑒一些服務行業的做法，開展優質服務、規范服務、承諾服務，努力改善閱檔環境，消除員工對檔案的神秘感，改善服務態度，提高查全率、查準率，使利用者高興而來，滿意而歸。

企業檔案人員要很好地加強自身形象建設，消除員工對檔案工作認識上的誤區（如清閑、沒啥用處等），以良好的檔案部門工作形象得到企業和員工的支持和理解，正確確立自身在企業中的地位，依靠高質量的檔案隊伍，為企業檔案工作創造更好的條件，進而促進檔案工作的發展，更好地為企業服務。

四、在標準化、規范化和制度化方面下大力氣

建廠初期，我廠一直處于邊生產邊基建狀態，建設工期長達10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業的生產經營工作造成很大困難。實踐中的教訓和隨著《檔案法》的實施，使全廠各級人員對檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認識。1987年，我們將檔案管理作為企業管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業升級達標規劃之中，建立檔案機構，充實管理人員，健全管理制度，使企業檔案管理工作步入了制度化、規范化、科學化的軌道。1991年檔案升級活動停止后，廠領導明確指出“檔案升級停止了，但檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領導重視。廠領導一直重視檔案管理的現代化工作，始終把檔案管理納入企業發展整體目標，把檔案管理的現代化工作落實到創一流規劃中，親自過問并切實幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位學習、調研。二是充實檔案管理隊伍，完善檔案管理體系。在我廠多次體制改革中，我廠在管理機構和人員大幅度精簡的情況下，仍然堅持檔案管理只能加強、不能削弱的原則，不但強化了檔案工作的領導，而且調整充實了檔案人員，同時還健全了全廠檔案管理網絡，明確了各單位檔案工作分管領導和兼職檔案員，使檔案工作進一步加強。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設。我廠每年列有檔案資料專項費用，用于檔案資料的收集和補充。1990年以來，又先后投資統一了檔案裝具，配備了微機、除濕機、吸塵器、滅蟲殺菌機等專用設備。我公司先后撥專款用于檔案庫房的裝修和檔案設施、設備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調，性能優良的計算機、掃描儀及檔案專用軟件、自動消防報警系統等，為檔案的保管、保密及開發利用提供了良好的條件。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，我們著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，我們將檔案管理進行指標分解，納入廠各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，我們根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發布，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發催交催辦通知書，限期上交，愈期進行考核。第二，機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質量的考核內容，并規定設備異動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原圖進行修改。第三，設備技術資料歸檔制度。規定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料須由檔案人員現場驗收后立即歸檔。對于外出進行技術收資人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。第四，工程項目資料管理。規定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環節都做到了有章可循，職責明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我廠檔案的歸檔率、準確率、查全率、查準率均為100%，資料完整率達99%。第五，制訂并落實電子文件歸檔管理制度。根據國家經委、國家建委、國家科委、國家檔案局頒發的《科學技術檔案工作條例》的規定，為做好電子文件管理工作，充分發揮檔案資料在生產、經營和管理中的作用，結合我廠具體情況，特制定《電子文件歸檔管理制度》暫行規定。

五、加速檔案信息化建設步伐，提高檔案管理水平

我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備，它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統進行無縫連接。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我廠現在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活地實現檔案的全息查詢和檢索。我公司在內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。