論醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案信息的構(gòu)建以及檔案管理方面發(fā)揮了重要的作用，信息化技術(shù)使得醫(yī)院在檔案信息的收集、整理、歸納、統(tǒng)計(jì)方面的信息處理更加高效，為醫(yī)院整體醫(yī)療工作的開展提供檔案信息支持。

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案信息化管理主要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等構(gòu)建的信息化管理系統(tǒng)，使得各個科室與部門通過信息系統(tǒng)能夠快速上傳相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，豐富醫(yī)院檔案并對醫(yī)院的檔案進(jìn)行收集整理。對于醫(yī)院的信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，重視對新型信息化技術(shù)的應(yīng)用，培養(yǎng)技術(shù)型人才，提升醫(yī)院對信息化技術(shù)應(yīng)用的靈活性與有效性。

（二）推動電子化改革。電子信息技術(shù)在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，醫(yī)院檔案中的紙質(zhì)文檔，也可以運(yùn)用電子掃描技術(shù)快速轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，由醫(yī)院的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理。另外，電子化設(shè)備能夠?qū)⑽募蛴〕鰜恚С轴t(yī)院的各類檔案信息記錄與收集，使得醫(yī)院檔案信息的處理更加完善。

（三）健全檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)與以往的檔案管理方式不同，醫(yī)院必須針對信息化檔案管理做出具體的規(guī)劃處理，積極健全醫(yī)院的檔案管理制度。通過具體的制度規(guī)范信息化檔案管理的流程、技術(shù)操作、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境規(guī)范等，為醫(yī)院檔案信息化管理提供秩序保障。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的具體措施

（一）優(yōu)化醫(yī)院檔案管理體系。為了保障醫(yī)院檔案管理信息化的長期、穩(wěn)定、規(guī)范化發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對醫(yī)院檔案管理做出詳細(xì)的規(guī)劃，嚴(yán)格把控醫(yī)院檔案信息化管理的有效性。一方面，對醫(yī)院檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)做出具體的規(guī)范要求，要求各個科室與部門的操作人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行檔案信息的檢查，尤其是管理人員在處理紙質(zhì)文檔的錄入時，應(yīng)保障紙質(zhì)文檔的時間、金額、編號等具體信息的精準(zhǔn)性，在紙質(zhì)文檔錄入之前，一定要確保文檔信息的準(zhǔn)確性與完整性，提高檔案信息的管理效率；另一方面，建檔過程中采用歸檔雙軌制，實(shí)施電子文檔與紙質(zhì)文檔并存的管理方式，提高醫(yī)院檔案管理的完善性，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案信息化管理的細(xì)節(jié)處理，通過系統(tǒng)的操作記錄及時檢查醫(yī)院檔案管理操作的準(zhǔn)確性。另外，醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建需要嚴(yán)格按照國家推出的《中華人民共和國檔案管理法》《病案書寫基本規(guī)范》《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》等相關(guān)準(zhǔn)則進(jìn)行具體的管理體系內(nèi)容創(chuàng)設(shè)，把握醫(yī)院檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)與有序性，如檔案的標(biāo)題設(shè)計(jì)一般采用多層類目的檔案標(biāo)題管理模式，主要分為一級類目、二級類目與三級類目等，對三級以下的類目更是具有明確的區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院檔案管理工作的開展應(yīng)當(dāng)把握檔案管理細(xì)節(jié)，使得檔案管理體系進(jìn)一步優(yōu)化與完善。

（二）明確檔案管理制度。醫(yī)院信息化檔案管理是在原有檔案管理基礎(chǔ)上進(jìn)行的技術(shù)創(chuàng)新與完善，且醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的收錄與醫(yī)院工作人員的實(shí)際操作具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，必須制定明確的檔案管理制度，對醫(yī)院中各個科室、各個部門、各項(xiàng)工作的開展提供相對應(yīng)的檔案管理制度，如醫(yī)院的黨政群檔案管理制度、硬件基礎(chǔ)設(shè)施資料檔案管理制度、醫(yī)療衛(wèi)生儀器設(shè)備管理制度、醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)信息管理制度、病例管理制度、醫(yī)療信息管理制度等，通過一系列制度的規(guī)范與完善，使得醫(yī)院的各個科室與部門都能嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)上傳工作信息，以醫(yī)院財(cái)務(wù)會計(jì)信息管理制度的規(guī)范為例，明確了醫(yī)院財(cái)務(wù)信息具體的數(shù)據(jù)金額統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)元素、上傳形式與表格的填寫規(guī)范等，要求財(cái)務(wù)工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范完成財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作，可保障信息化管理系統(tǒng)對醫(yī)院財(cái)務(wù)信息管理的有效性，與此同時，醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理制度也會隨著信息化財(cái)務(wù)管理平臺的應(yīng)用進(jìn)行相應(yīng)工作的規(guī)范，要求財(cái)務(wù)部門的管理人員能夠熟練操作相關(guān)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)信息的創(chuàng)設(shè)，提高醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的有效性。明確醫(yī)院檔案的信息化管理制度，有助于醫(yī)院檔案信息化管理的全面性開展。

（三）加強(qiáng)系統(tǒng)化建設(shè)。醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用決定了檔案管理的有效性，必須加強(qiáng)對醫(yī)院信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，使得管理系統(tǒng)能夠更好地為醫(yī)院服務(wù)，具體的建設(shè)主要包括以下幾個層面：其一，管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)規(guī)劃，為了方便各類醫(yī)院檔案信息的管理，管理系統(tǒng)將根據(jù)不同的科室、病種等分為不同的系統(tǒng)，其中更是病例統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、醫(yī)療科研管理系統(tǒng)等醫(yī)院中各項(xiàng)工作的高度統(tǒng)一，在系統(tǒng)建設(shè)上要盡可能保障系統(tǒng)管理的完善性。其二，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、電子設(shè)備等能夠更好地支持醫(yī)院的檔案管理工作，為信息化管理手段提供技術(shù)支持，先進(jìn)的設(shè)備幫助醫(yī)院更加高效地利用HIS、LIS、OA等管理系統(tǒng)，醫(yī)院的各個科室和部門能夠盡快將醫(yī)療信息傳輸?shù)焦芾硐到y(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息處理，先進(jìn)的電子設(shè)備應(yīng)用通過相互連接，能夠在系統(tǒng)管理的后臺實(shí)時呈現(xiàn)機(jī)械設(shè)備的運(yùn)行效率與工作情況，并及時記錄機(jī)械設(shè)備的管理、維修與保養(yǎng)信息，醫(yī)院的檔案信息化系統(tǒng)管理人員通過后臺的數(shù)據(jù)觀測，便可快速把握醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)電子設(shè)備的使用情況，及時對出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行修復(fù)處理與信息記錄，大大提高了醫(yī)院各項(xiàng)電子設(shè)備管理的效率性，同時為醫(yī)院檔案信息化管理提供硬件基礎(chǔ)。其三，為醫(yī)院管理構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)能夠支持醫(yī)院完成局域網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，在局域網(wǎng)絡(luò)內(nèi)能夠幫助醫(yī)院檔案信息的安全傳輸，為醫(yī)院檔案信息管理提供網(wǎng)絡(luò)安全保障。

（四）促進(jìn)檔案信息共享。醫(yī)院檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案信息的共享，醫(yī)院各個科室與部門人員可自主在檔案管理系統(tǒng)中查詢病例信息、醫(yī)療信息以及財(cái)務(wù)信息等，為自身的工作提供詳細(xì)的信息數(shù)據(jù)。檔案信息共享加強(qiáng)了醫(yī)院各個科室部門工作的效率，如住院部連接醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，護(hù)士根據(jù)系統(tǒng)中醫(yī)生為病人開設(shè)的用藥劑量、治療方案等進(jìn)行相關(guān)的醫(yī)護(hù)操作，嚴(yán)格把控每個病床病人的具體醫(yī)療過程，根據(jù)病人病例檔案信息中的治療方案進(jìn)行相關(guān)醫(yī)護(hù)工作的開展，加強(qiáng)醫(yī)護(hù)工作精準(zhǔn)性的同時也提高了醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作的質(zhì)量；財(cái)務(wù)部門應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)對財(cái)務(wù)信息進(jìn)行綜合的統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)中對財(cái)務(wù)信息的收集與整理能夠按照管理人員需求快速整合成財(cái)務(wù)報(bào)表，為醫(yī)院的財(cái)務(wù)信息提供具體的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息，提高財(cái)務(wù)部門管理的質(zhì)量；醫(yī)院的醫(yī)學(xué)科研部門利用檔案信息共享，仔細(xì)研究共享病例信息中的具體癥狀、診斷、治療等過程，并通過相關(guān)信息數(shù)據(jù)的整合與統(tǒng)計(jì)，精確醫(yī)院新型治療方法研究的具體方向與策略，每個醫(yī)院的病例檔案信息都是豐富的資源庫，醫(yī)生通過對該類實(shí)證信息資源的利用，可以創(chuàng)設(shè)出更加科學(xué)有效的治療方案與技術(shù)手段，為我國醫(yī)學(xué)科研事業(yè)的發(fā)展提供技術(shù)支持與思路創(chuàng)新；另外，醫(yī)院的采購部門、人事部門、各個科室等，都可以快速從醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)中獲取需要的資料信息，并應(yīng)用到日常的工作中，提高醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的效率性與精準(zhǔn)性。

（五）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)安全建設(shè)。醫(yī)院檔案管理中包含人事部門的醫(yī)生私人信息、病例中患者的私人信息等，嚴(yán)格把控該類信息的安全性，需要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)的安全建設(shè)，主要包括實(shí)名登錄、驗(yàn)證登錄、操作記錄、監(jiān)督系統(tǒng)、權(quán)限設(shè)置等系統(tǒng)安全管理方法，以系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置為例，管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同科室、不同部門、不同科研人員等合理設(shè)置檔案信息的瀏覽、操作權(quán)限，嚴(yán)禁瀏覽檔案信息人員對信息進(jìn)行修改，只有醫(yī)院檔案管理人員才具備修改檔案信息的權(quán)限，避免工作人員的不當(dāng)操作造成醫(yī)院檔案信息的失真。

三、結(jié)束語

總而言之，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的策略有轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、推動電子化改革、健全檔案管理制度等，通過優(yōu)化醫(yī)院檔案管理體系、明確檔案管理制度、加強(qiáng)系統(tǒng)化建設(shè)、促進(jìn)檔案信息共享、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)安全建設(shè)等具體措施的開展，使得醫(yī)院檔案信息化管理的工作流程、制度、安全保障等更加清晰明確，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理的有效性不斷提升。