淺析“放管服”形勢下的檔案管理工作

自2016年“放管服”政策提出以來，各地政府部門在工作中不斷完善執(zhí)法新要求。將簡政放權(quán)與放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)統(tǒng)一起來，強化項目立項后的監(jiān)管、指導(dǎo)和服務(wù)，在行政職權(quán)與公共服務(wù)的處理上，要對相關(guān)的事項列明操作流程、辦理條件、時間限制等；對職能部門的審查內(nèi)容、環(huán)節(jié)、重點等也要做到統(tǒng)一公示，在審批過程中簡化手續(xù)。在辦理過程當中也要耐心細致辦理，爭取快速將業(yè)務(wù)辦理完善。

一、“放管服”政策

簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)簡稱“放管服”。“放”指政府下放行政權(quán)，減少沒有法律依據(jù)和法律授權(quán)的行政權(quán)，梳理職能部門重復(fù)的行政權(quán)。“管”指政府部門加強監(jiān)管，隨著新體制的實行政府職能部門加強體制創(chuàng)新。“服”指轉(zhuǎn)變政府職能、減少政府干預(yù)，降低行政成本，促進市場主體的創(chuàng)新能力。簡政放權(quán)，最大化滿足了群眾的業(yè)務(wù)辦理需求，是眾望所歸的政策，隨著“放管服”政策的不斷完善，相應(yīng)的政府監(jiān)管職能也在逐漸發(fā)生改變。

在日常的檔案管理中，要不斷完善調(diào)閱、安全、轉(zhuǎn)遞等管理制度，做好檔案工作的記錄，凡事做到有據(jù)可查。在檔案審核過程中，對于學(xué)歷部門要作為審核工作的重點，仔細鑒別。對信息資料不相同的檔案，要及時與用人單位進行溝通，確保檔案資料的真實性。檔案的管理人員要有強烈的責(zé)任意識，高標準、高素質(zhì)完成檔案管理工作，在工作過程當中加強對工作人員的紀律意識培訓(xùn)，確保日常工作的有序進行。

檔案管理之初要進行資料的搜集，工作人員要堅持隨時收集、定期整理、重點管理等步驟，對各類檔案做到妥善管理，社會對檔案需求的滿意率取決于檔案管理水平的提高，檔案管理水平要適應(yīng)不斷變化的社會需求，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。在日常的管理工作當中，要求檔案管理人員對檔案資料進行科學(xué)化管理，以確保“放管服”政策切實融入工作當中。

在對檔案進行管理的同時，要對檔案內(nèi)容的真實性進行重點審核，嚴格進行材料的分類與鑒別，堅持零失誤的工作目標。對檔案資料的借閱情況進行登記，在進行借閱后及時歸位整理，對裝訂成冊的檔案進行電子錄入后分類保存，確保檔案的安全性，電子目錄能夠使資料的調(diào)閱更加快捷，同時有助于提高工作人員的工作效率。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理模式較為滯后。隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需求，在工作當中，一些檔案的存檔、查閱還沒有錄入電子信息系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理工作開展較為繁瑣，檔案管理模式較為落后導(dǎo)致檔案的利用率低下，現(xiàn)有的管理模式缺乏創(chuàng)新觀念，不能適應(yīng)高速發(fā)展的經(jīng)濟社會的需求。

（二）檔案管理的信息化程度不高。隨著信息化程度的不斷提高，檔案信息的傳統(tǒng)管理已經(jīng)不能滿足于檔案管理現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的檔案一般趨于紙質(zhì)化，紙質(zhì)的檔案受環(huán)境影響非常容易出現(xiàn)損壞，一定程度上會給檔案管理工作帶來限制。隨著現(xiàn)代化科技水平的不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息技術(shù)的加入，使紙質(zhì)化檔案有了電子版，給紙質(zhì)檔案做好索引，輸入計算機系統(tǒng)，對于檔案資料的檢索、調(diào)閱會更加快捷，大大提高了工作人員的工作效率，提高了檔案管理的性能。

（三）檔案材料補充困難。人事檔案記錄著從業(yè)人員的學(xué)習(xí)、工作等個人經(jīng)歷，隨著個人的發(fā)展個人檔案也要進行不斷的調(diào)整，也是用人單位對員工評定的重要依據(jù)。現(xiàn)階段的人事檔案一般都在代理機構(gòu)，人事材料不能得到及時的更新與完善，非常容易出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象。人事代理機構(gòu)不能及時了解人員的工作狀況，用人單位不能及時查閱代理機構(gòu)的人員檔案，不能及時進行資料的補充，造成檔案材料丟失，不能真實反映人員的現(xiàn)實工作狀況。

三、“放管服”在檔案管理中的應(yīng)用

（一）減證便民。在檔案管理工作當中，檔案職能部門要積極開展便民工作，在進行相關(guān)的行政許可及行政權(quán)力等公共服務(wù)事項的服務(wù)中，職能部門要將相關(guān)的工作流程進行具體的公示，在門戶網(wǎng)站或者服務(wù)大廳進行張貼，重點對各類工作所需攜帶的證明材料進行標注。在工作過程中，要將當事人所呈交的證明材料以及相關(guān)文件等認真進行審理。在審理工作中，對必須提供的證明材料進行留存，最大化減輕公民和企業(yè)的負擔(dān)。

（二）簡政放權(quán)。自“放管服”理念提出以來，按照相關(guān)規(guī)定，省級檔案行管理部門應(yīng)依法對全省各級檔案管理部門及機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等組織的檔案業(yè)務(wù)工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)。按照新形勢下的政策對權(quán)利和責(zé)任進行梳理，對行政方面的職責(zé)權(quán)等其他權(quán)利事項進一步落實。通過不斷精簡工作流程，在具體工作開展中，應(yīng)對不必要的證明、材料取消提報。

（三）優(yōu)化政務(wù)服務(wù)。各檔案管理部門要優(yōu)化網(wǎng)站建設(shè)，切實推進網(wǎng)上服務(wù)大廳服務(wù)標準，逐步完善各部門之間的資源數(shù)據(jù)共享，以便更加簡明地辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)。大部分業(yè)務(wù)辦理人員沒有辦理經(jīng)驗，對業(yè)務(wù)辦理所需材料準備不全，造成了“一事多跑”的現(xiàn)象，針對上述現(xiàn)象，職能部門可舉辦相關(guān)的宣傳活動，向社會大眾進行口頭宣傳并進行宣傳彩頁的發(fā)放，提高公眾的認知，優(yōu)化政府服務(wù)。同時要加強信息資源共享，積極建設(shè)政務(wù)平臺，切實做到服務(wù)為民，認真開展窗口服務(wù)工作整改，提升窗口辦理服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量。

（四）推行“雙隨機一公開”監(jiān)管。落實“雙隨機一公開”監(jiān)管工作，能夠?qū)n案管理起到積極作用。按照相關(guān)的法律法規(guī)，各職能部門要遵從隨機抽檢的監(jiān)管制度，貫徹落實執(zhí)行力度和服務(wù)態(tài)度等。檔案行政執(zhí)法人員要經(jīng)過嚴格的崗前培訓(xùn)持證上崗，在上崗之后接受監(jiān)管。監(jiān)管部門要對隨機抽查的原則進行普及，從檢查的內(nèi)容及標準等方面入手，公開調(diào)查結(jié)果，形成相關(guān)的標準體系，強化“雙隨機一公開”的指導(dǎo)作用，接受公眾的監(jiān)督。

四、結(jié)束語

檔案管理部門要采取多種措施深入推進簡政放權(quán)“放、管、服”改革工作，在放權(quán)上求實效、在監(jiān)管上求創(chuàng)新、在服務(wù)上求提升。所以檔案管理人員要立足于根本，不斷摸索創(chuàng)新檔案管理模式，逐步完善檔案管理工作制度，增強使命感和責(zé)任感，使檔案管理工作隨著社會的發(fā)展做出相關(guān)的調(diào)整。在行政審批和公共服務(wù)事項受理、辦理過程中，要求工作人員認真執(zhí)行工作制度和辦理時限承諾制度，耐心細致地解答申請人的咨詢和疑問，按期辦結(jié)各類行政審批和公共服務(wù)事項，做到能辦的馬上就辦，以最短的時間、最快的速度給予辦理，方便機關(guān)和群眾查檔利用。綜上所述，我國目前的檔案管理工作還存在著弊端，要想深化“放管服”理念，必須從提高檔案服務(wù)意識、增強服務(wù)態(tài)度等工作層級找出相對問題，并針對問題采取有效的措施進行整改，進而不斷提高檔案管理效率，建設(shè)“放管服”形式下的檔案管理新模式。