淺析涉密檔案的管理

隨著科技發(fā)展的日新月異，人與人之間、企業(yè)和企業(yè)之間交流和合作日益增多。同樣，保密與竊密工作的斗爭也日趨復雜，如何做好涉密檔案的管理，是擺在眾多檔案工作人員面前的一個重要課題。本文講述各類涉密文件材料從形成、收集、歸檔到提供利用全過程的管理和控制。本文按取得一級保密資質(zhì)的企業(yè)管理涉密檔案來闡述。國家秘密是指關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。

一、基礎業(yè)務工作

（一）涉密文件材料收集工作。1.首先編制本單位各門類檔案的歸檔范圍與保管期限表，明確收集范圍。同時也應明確歸檔范圍表列舉是有限的，而值得保存的涉密文件材料有可能不在歸檔范圍表中，為了杜絕應歸而未歸事件發(fā)生，企業(yè)在編制歸檔涉密材料范圍表時注明歸檔文件材料不局限于歸檔范圍表中所列舉的。2.各門類涉密文件的收集由相應管理部門收集，比如涉密文書檔案由辦公室收集，涉密科研檔案由承擔研制的科研部門負責。涉密文件收集過程中臨時存放于各部門文件材料庫，按本單位制度規(guī)定的時間移交給綜合檔案室。3.涉密文件材料的移交。移交前歸檔部門填好交接清單，清單中必須包含文件材料密級、保密期限、頁數(shù)（電子文件注明大?。?。這里注意的是，交接清單本身也可能涉及國家秘密。為了便于管理，綜合檔案室可以要求歸檔部門對交接清單作脫密處理，否則要在清單上標注好相應密級。交接雙方面對面按交接表核對名稱、份數(shù)、密級、保密期限等是否賬物一致。核查無誤后交接雙方簽上名字、時間。4.交接清單放入本單位全宗卷檔案收集類中留存保管。注意，如果交接清單帶有密級，放入全宗卷同時按企業(yè)相關(guān)保密管理要求做好涉密臺賬工作。

（二）涉密檔案整理工作。涉密檔案整理工作包括系統(tǒng)整理和科學編目。系統(tǒng)整理包括對檔案進行分類和排列，既反映歷史原貌又保持其有機聯(lián)系；科學編目包括編制檔號和案卷目錄，將經(jīng)過系統(tǒng)整理的涉密檔案進行固化，編制檢索工具并著錄，解釋各類涉密檔案的內(nèi)容和構(gòu)成。1.涉密文書檔案以“件”為整理單位，即一份文件為一件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。裝訂時正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。具體按照DA/T 22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。涉密文書檔案裝盒是采用混合裝還是單獨分開裝都是可行的。因為涉密檔案的保管和不涉密檔案的保管要求不同，筆者的觀點是，如果涉密文書檔案在整個文書檔案占比大則混合裝即可，反之單獨分開裝更便于保管利用。2.涉密科技檔案按組卷整理即將有聯(lián)系的若干文件組合為一個案卷作為保管單位。組卷要遵循文件形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于保管和利用。案卷內(nèi)的文件必須真實、準確、完整、齊全，載體和書寫應符合耐久性要求。文字幅面尺寸以A4 為宜。圖紙宜采用國家標準圖幅，并統(tǒng)一折疊成A4 圖幅，圖標露在外面。成套性文件的包裝如符合檔案報告要求可不拆散組卷。案卷及卷內(nèi)文件不重份。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。同一項目可根據(jù)文件的多少組成一卷或數(shù)卷。具體按照GB/T 11822-2008《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。至于裝盒是混裝還是單獨分開裝，同上面涉密文書檔案的觀點。

（三）涉密檔案的保管。涉密檔案保管堅持集中統(tǒng)一， 要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，維護涉密檔案的完整與安全。保管目標是防止涉密檔案損壞、維護涉密檔案安全和延長涉密檔案壽命。1.機密、秘密級涉密檔案應放在密碼文件柜中，絕密級涉密檔案應放在密碼保險柜中。2.涉密電子檔案的保存。歸檔涉密光盤選用CD-R一次性光盤，并在光盤上作出國家秘密標志，注明數(shù)據(jù)內(nèi)容。放在計算機硬盤上的備份涉密數(shù)據(jù)建議做單機管理不連入網(wǎng)絡，同時安裝殺毒軟件定時殺毒，同時禁止接入非涉密USB設備和超越密級USB設備，并做好涉密電子檔案臺賬。3.涉密檔案的庫房應當取嚴格的保密防護措施，其管理重點是“技防、物防、人防”。（1）技術(shù)防范。涉密檔案應配置電視監(jiān)控系統(tǒng)和電子門禁系統(tǒng)；電子門禁系統(tǒng)使用卡身份鑒別系統(tǒng)，使用智能卡和個人密碼相結(jié)合的方式，限制外來人員進入涉密庫房，同時檔案管理員的進出須進行登記。視頻監(jiān)控應具有圖像復核功能、錄像資料保存時間不低于3個月。保密管理部門定時對錄像資料進行抽查回看。（2）物防。物理防范是指“三鐵一器”，即鐵門、鐵柜、鐵窗、防盜報警器。涉密檔案庫房應配置鐵門、鐵柜、鐵窗，安裝入侵報警裝置。（3）人防。設立安全防護報警中心監(jiān)控室，實行雙人雙崗24小時值班制度，值班人員及時有效處理緊急情況；安全防護報警中心監(jiān)控室的值班人員要選用責任心強的人員，上崗前須進行技能培訓，值班人員做到技術(shù)熟練，能及時有效處理緊急情況。值班時，明確職責，掌握突發(fā)事件的處置方法，做好日常的監(jiān)督檢查記錄和報警記錄；交接班時，做好值班記錄。

（四）涉密檔案的鑒定與銷毀。單位成立檔案鑒定委員會（或小組），負責確定涉密文件保管期限和到期涉密檔案鑒定。到期涉密檔案經(jīng)鑒定需要銷毀的，嚴禁私自銷毀，需按本單位銷毀審理流程辦理審批，履行清點、登記手續(xù)，集中存放，定期由保密工作機構(gòu)統(tǒng)一送指定的地點銷毀。銷毀時嚴格執(zhí)行相關(guān)保密規(guī)定，需有兩人以上監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽字。電子檔案應對其存儲信息的介質(zhì)進行物理銷毀，銷毀流程參照紙質(zhì)涉密檔案銷毀流程。

（五）涉密檔案的利用。涉密檔案的利用按“先審后用”原則進行，即按本單位保密相關(guān)規(guī)定進行審批后到檔案室登記利用?，F(xiàn)場查閱者，不得拍攝、摘抄、復制。需要進入檔案庫房查閱/借閱涉密檔案的通用采取“先審后進”原則同時做好進出庫房登記。借閱涉密檔案者，在借閱期限內(nèi)嚴格按照審批內(nèi)容進行利用。不得在對外通信、打電話、投寄稿件，以及私人交往中涉及檔案秘密。按期歸還涉密檔案。借閱、歸還涉密檔案時雙方對照審批表認真清單涉密檔案密級、份數(shù)、頁數(shù)，確認無誤雙方簽字確認。對于那些實行了集中統(tǒng)一輸出的單位，涉密檔案利用的方式就剩下現(xiàn)場查閱和借走兩種方式，至于借走自己看還是復印、掃描和綜合檔案室無關(guān)了，自己看不用辦理任何審批，但如果復印和掃描可能需要另外的審批。而沒有實行集中統(tǒng)一輸出的單位，檔案室有掃描儀和復印機，則需要在利用人辦理審批時注明利用方式以便到檔案室辦理。嚴禁隨身攜帶涉密文件去公共場所等已經(jīng)在單位保密規(guī)定中，故借走的涉密檔案按單位涉密文件管理直到歸還綜合檔案室。

二、綜述

國家安全和利益高于一切，做好涉密檔案的管理，確保國家秘密的安全。同時，制定涉密檔案管理相應制度時，應與國家相關(guān)規(guī)定、單位內(nèi)部保密規(guī)定相結(jié)合起來，這樣的制度才是切實有用的制度。