新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策

一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

我國的人事檔案工作歷史悠久，源遠流長，并形成了完整的思維方式、管理觀念和管理模式。但隨著市場經濟的發展和信息化進程的深入，當前人事檔案工作諸多方面的消極因素影響了人事檔案管理工作的健康發展，使得當前的人事檔案工作面臨很多困境，具體表現為：

（一）思想觀念落后。當前人事檔案管理思想上存在兩種極端：神秘論與無用論，這兩種極端的思想嚴重阻礙了現代人事檔案管理工作的順利開展。人事檔案神秘論認為人事檔案是記錄個人政治思想和隱私內容的材料，只能供用人單位了解個人使用，在這種思想指導下，人事檔案只注重個人的思想政治、社會關系等方面材料的收集，忽視了個人能力等反映個人綜合素質方面的材料的收集。另外在所收集的材料中存在造假、雷同等現象，因此，人事檔案無法全面、完整地反映個人的綜合素質，也無法為國家、組織任用人員提供科學、可靠的參考。在管理上，采取封閉管理的方式，使得人事檔案在社會主義經濟文化建設中的作用無法有效發揮。人事檔案無用論則認為在市場經濟條件下，只要不是在政府、事業單位工作的，人事檔案就毫無價值。因此，存在個人在填寫人事檔案相關表格時極不慎重、隨便丟棄等現象，人事檔案管理部門對于人事檔案材料的殘缺、丟失等現象也不是非常關注，只是將人事檔案簡單地堆在庫房里，沒有進行有效的管理并提供利用。在這兩種極端思想的影響下，現代的人事檔案工作缺乏良好的社會基礎，思想上缺乏足夠的重視，給人事檔案管理工作的發展帶來嚴峻的挑戰。

（二）管理制度混亂。我國現有的人事檔案管理制度混亂，不夠健全，處于分散管理狀態。組織部門、人事部門、勞動部門、學生工作部門等都是人事檔案的管理部門，這就造成人力、物力、財力的分散和不可避免的重復建設。以高校的人事檔案管理為例，學校的教師檔案一般由人事部門負責管理，學生的檔案則由學生工作處來管理，這就分散了原本就相當匱乏的高校檔案管理的人力、物力、財力，使得高校的人事檔案管理處于混亂狀態。同時，在收集、管理等方面也都未建立嚴格完善的制度或者未按照有關制度嚴格執行，現有的人事檔案材料的收集主要依靠檔案管理部門的主動索要，而現有的檔案人員的配置往往不足，無法及時、有效地收集到完整的人事檔案材料，這種被動的人事檔案收集方式，導致人事檔案材料不完整，不真實狀況的出現是情理之中的事情了。另外，相關人事檔案管理制度中規定個人不得查閱和借用本人的檔案，人事檔案的具體內容，個人無從得知，材料缺失、失實等現象也就無法及時發現，因此，也就無法滿足現代人力資源開發管理方面的要求。

（三）管理人員素質不高。由于人事檔案工作的特殊性，因此，良好的政治思想素質、工作責任感成為人事檔案管理人員首要的條件，但僅此還無法滿足人事檔案管理的要求，還必須要有良好的業務素質和創新能力等各方面的能力。現有的人事檔案管理人員對人事檔案的管理還局限于傳統的紙質人事檔案的管理，無法適應時代要求，采用新技術、新方法、新設備對人事檔案進行科學有效的管理，造成人事檔案利用困難，人事檔案的社會價值未能得到充分發揮。另外，人事檔案管理人員流動頻繁也嚴重阻礙了現代人事檔案管理工作的發展。“檔案人員隊伍不穩定，變化比較大。檔案人員缺乏專業知識，大多為其他部門人員兼任，且常常身兼數職，工作調動頻繁，造成他們業務鉆研不夠”。人事檔案管理人員往往利用掌握政府、事業單位等用人需求信息的有利條件，尋求自身更好的發展，人事檔案工作人員無法安心于本職工作，更不用說參加培訓、學習，提高自身的業務素質了。

以上三個方面的原因是造成現代人事檔案管理工作陷入困境的主要原因，因此，為了促進現代人事檔案工作的發展，發揮人事檔案在人力資源開發與管理方面的重要作用，服務于社會主義經濟建設，在新的歷史時期必須采取切實可行的措施促進現代人事檔案工作的發展。

二、新形勢下人事檔案管理工作的改進措施

（一）加強宣傳教育，樹立正確的人事檔案觀。加強宣傳教育，在全社會樹立正確的人事檔案觀。摒棄人事檔案神秘論與人事檔案無用論的極端思想，人事檔案部門更新觀念，與時俱進，加強管理，不斷拓展人事檔案的形式和內容，增強人事檔案的使用價值，發揮人事檔案在人力資源開發建設中的作用，使得政府、單位、組織充分認識人事檔案工作的價值；對于個人，要加強人事檔案重要性的宣傳教育，使每個人充分認識到“人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料,發揮著憑證、依據和參考的作用，很多關鍵的個人證明等手續都‘繞’不開檔案這一關”。人事檔案在簽定勞動合同、計算工齡、工作流動、考研、報考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險、先進提拔等方面都有重要作用，使每個人都認識人事檔案與自己的利益密切相關，積極配合人事檔案管理部門做好人事檔案管理工作。

（二）統一人事檔案管理部門，規范、完善檔案管理制度。統一我國人事檔案管理部門，建立國家各級人事檔案管理系統。統一領導，分級管理，“打破各級部門條條塊塊都管人事檔案的舊管理體制，實行相對集中統一管理的體制”改變我國目前人事檔案多頭、分散多管理的混亂局面，將我國人事檔案工作統一到人事部門，將有限的人力、物力、財力充分有效地運用于現代人事檔案管理工作，發揮人事檔案管理工作在社會主義經濟建設中的作用。同時，充分發揮各級人才市場在人事檔案管理方面的重要作用，制定政策、法規，規范保障人才市場的健康發展。改革、完善現有的人事檔案收集、管理、傳遞、查詢利用等方面的制度，理順關系，使現代人事檔案管理工作朝規范化、標準化、法制化方向發展。

（三）建設高素質的現代人事檔案管理人才隊伍。人才在人事檔案管理中既是服務對象也是被服務對象，“人才是一個單位業務發展的源動力，對于檔案管理部門來說也是同樣的道理。要配備思想政治素質好、文化水平高、業務能力強的同志從事檔案工作。”因此，人才在人事檔案管理中有重要作用。但當前人事檔案管理工作存在管理人員不足、管理人員流動性大，綜合素質不高等方面的問題，因此為了現代人事檔案管理工作的發展，首先必須加強對人事檔案管理人員的培訓，不斷學習，掌握新的知識和管理技術。其次必須引進既有良好政治素質、強烈的工作責任感，又有良好的業務素質的人才，充分利用他們良好的業務能力，采用現代化的技術手段，加強對人事檔案的管理，服務于社會主義經濟建設。同時引入競爭激勵機制，激發人事檔案管理人員的工作熱情，增加其工作的責任感，使其專心于人事檔案的管理工作。

（四）建設完善的現代人事檔案管理的新模式。改變原先的封閉管理模式，建立社會化開放式的人事檔案管理新模式。“人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充。人事檔案的利用應向本人開放，向本人開放人事檔案目錄，讓其了解自己檔案的內容”，以社會化開放式的人事檔案管理新模式為個人和用人單位提供多樣、全面的人事檔案服務，全面滿足個人和用人單位對于人事檔案的利用需求，樹立人事檔案部門的新形象，推動人事檔案工作的發展。同時，以紙質人事檔案為基礎，建立國家各級人事檔案信息數據庫，供個人和用人單位查詢利用。還可以將不涉及個人隱私內容的人事檔案放到網絡上，采用網絡化的管理和服務方式，供個人和用人單位查詢，增加人事檔案管理部門與用人單位的人才信息交流。

人事檔案管理工作不僅與個人利益相關，還是國家人力資源管理、開發和利用的重要基礎，因此，在新的歷史條件下，我們必須針對人事檔案管理工作出現的新問題，采取切實可行的措施、規范，促進人事檔案管理工作健康發展。