對(duì)學(xué)校檔案資源的多層次開發(fā)利用研究

學(xué)校檔案是學(xué)校職能活動(dòng)和教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史反映，匯聚了學(xué)校在教育、科研、創(chuàng)新等方面取得的經(jīng)驗(yàn)和成果。現(xiàn)如今，許多學(xué)校歷經(jīng)風(fēng)雨，沉淀了數(shù)十甚至上百年的歷史，擁有十分豐富的檔案資源。對(duì)這些資源進(jìn)行合理而充分的挖掘、開發(fā)和利用，無(wú)論是對(duì)社會(huì)還是對(duì)學(xué)校本身都有著重要意義。

一、研究的內(nèi)涵與意義

檔案的開發(fā)利用，是指通過各種科學(xué)有效的技術(shù)、方法、編研、出版和發(fā)布檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供信息服務(wù)、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的工作。最初，檔案的利用只局限于簡(jiǎn)單、直接地向咨詢用戶提供信息來(lái)滿足需求，而伴隨著社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)檔案信息的利用手段不再僅僅局限于此，對(duì)檔案資源的多層次開發(fā)利用，便是在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上，通過更復(fù)雜的手段和方法來(lái)滿足更多人的檔案需求。

馬克思主義認(rèn)識(shí)論強(qiáng)調(diào)：實(shí)踐是認(rèn)識(shí)的來(lái)源，而檔案作為人民在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種歷史記錄，包含著人們?cè)趯?shí)踐中所獲取、所生成的對(duì)客觀事物及其規(guī)律的反映。對(duì)學(xué)校積累的檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，不僅能展現(xiàn)學(xué)校自身的歷史和發(fā)展軌跡、有助于分析和總結(jié)過去辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、便于對(duì)學(xué)生進(jìn)行人文科研以及創(chuàng)新教育，還能由此一窺社會(huì)教育的發(fā)展歷程，服務(wù)社會(huì)文化需求。而對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行整合與多層次的開發(fā)，也有利于解決檔案的原件保存與利用需求之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。

二、簡(jiǎn)單的開發(fā)利用途徑

對(duì)學(xué)校而言，收藏的檔案類型主要包括：有關(guān)學(xué)校行政、人事管理活動(dòng)的文書檔案、有關(guān)教育教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)記錄的教學(xué)檔案、有關(guān)科研資料與課題管理的科研檔案、有關(guān)學(xué)校歷史變遷和所獲榮譽(yù)的實(shí)物檔案、有關(guān)學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的會(huì)計(jì)檔案等。因此，傳統(tǒng)的利用手段是學(xué)校檔案資源最普遍的利用方式，如檔案閱覽咨詢、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)本、制發(fā)檔案證明、檔案展覽等。這幾種手段也會(huì)在一定情況下進(jìn)行疊加使用，以滿足用戶需求。

（一）檔案閱覽咨詢服務(wù)。檔案閱覽咨詢是指在特定的場(chǎng)所開辟閱覽室，向有關(guān)用戶提供檔案信息的一種服務(wù)方式。學(xué)校應(yīng)設(shè)置專供查錄、使用檔案與資料的場(chǎng)所，建立健全旨在維護(hù)檔案完整與安全的相關(guān)規(guī)則及制度，并配備有熟悉館藏資料、具備專業(yè)知識(shí)技能的工作人員。在清楚了解用戶的需求后，檔案閱覽室的工作人員通過提供檔案復(fù)制件或原件、回答咨詢提問等恰當(dāng)?shù)姆绞较蚱涮峁┯嘘P(guān)的檔案信息。在學(xué)校中，教師會(huì)尋求查閱往年的教研活動(dòng)記錄和教科研成果作參考；校級(jí)層面的管理活動(dòng)也經(jīng)常需要查詢過去的會(huì)議記錄和報(bào)表數(shù)據(jù)等作為今后發(fā)展的決策依據(jù)。

（二）檔案外借及制發(fā)檔案復(fù)本。檔案外借是指為滿足某些需要原件或復(fù)制件的特殊利用需求，而將檔案暫時(shí)借出保管室的服務(wù)方式。檔案外借工作必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，填寫借閱單，寫明借閱人及借閱目的，點(diǎn)交清楚，歸還時(shí)也要進(jìn)行清點(diǎn)檢查，及時(shí)注銷。外借檔案數(shù)量不宜過多、時(shí)間不宜過長(zhǎng)，以免影響他人查閱使用。制發(fā)檔案復(fù)本，則是以檔案原件或已有的副本為依據(jù)，通過復(fù)制（包括復(fù)印、拍照、抄錄等）手段，向用戶提供檔案復(fù)制品的服務(wù)方式。為了保護(hù)檔案原件、減少各種外部因素對(duì)原件的傷害，一般向用戶提供直接閱覽或外借的都會(huì)優(yōu)先考慮使用檔案的復(fù)制品。

（三）制發(fā)檔案證明。檔案證明是指根據(jù)用戶的申請(qǐng)，核查某種事實(shí)在檔案中的記載情況而摘抄編寫的一種書面材料。學(xué)校工作中經(jīng)常會(huì)遇到畢業(yè)生回校要求辦理的學(xué)籍證明，便是在查詢學(xué)籍檔案信息之后由教務(wù)處制發(fā)的。在制發(fā)證明時(shí)，必須引用和摘選檔案原文，不得擅自修改、增減檔案信息。

（四）檔案展覽與陳列。檔案展覽與陳列是指按照一定的主題要求，以展出檔案原件或其復(fù)制件的方式向用戶和觀眾呈現(xiàn)檔案內(nèi)容的服務(wù)方式。這種方式主要包含三個(gè)因素：展覽主題、展覽地點(diǎn)和所要展出的檔案對(duì)象。學(xué)校的榮譽(yù)陳列室就是一個(gè)典型的檔案展覽館，用以向本校學(xué)子和來(lái)訪人員展示學(xué)校歷年所獲的成就，其中的展品還能隨著學(xué)校在未來(lái)取得的新成果而持續(xù)更新。有條件的學(xué)校甚至可以設(shè)立校史博物館，利用文字、照片和實(shí)物等檔案資源，直觀、形象、生動(dòng)地呈現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷程和育人實(shí)效，營(yíng)造良好的校園文化氛圍。

三、復(fù)雜的開發(fā)利用途徑

社會(huì)的發(fā)展使得人們對(duì)于檔案資料的需求也愈發(fā)多樣化。因此，除了以上這些基于檔案管理的基礎(chǔ)上來(lái)開展的簡(jiǎn)單開發(fā)利用途徑外，學(xué)校還可以通過更復(fù)雜的手段，將收藏的檔案材料進(jìn)行整合編研，滿足更多種類的檔案需求。

（一）檔案匯編。這項(xiàng)利用工作又分為史料匯編和文摘匯編，前者是將檔案的原文集中匯編，后者則是將檔案原文進(jìn)行縮寫后的概要匯編。二者都是按照一定的專題、時(shí)間、作者或文種等邏輯特征，將原本碎片化的檔案文件信息匯總編排，并通過添加目錄、索引、注釋、備考等內(nèi)容，更系統(tǒng)而完整地展示這些檔案文件之間的歷史聯(lián)系，幫助利用者能迅速查找匯編內(nèi)的檔案內(nèi)容，并理解其歷史背景和價(jià)值。學(xué)校工作中，檔案匯編也極大地有益于管理層的工作，例如國(guó)家和上級(jí)部門的政策法規(guī)匯編能幫助學(xué)校樹立合理的發(fā)展目標(biāo)，制定科學(xué)有效的發(fā)展規(guī)劃，并對(duì)管理工作及時(shí)進(jìn)行調(diào)整；學(xué)校內(nèi)的制度匯編集中了各職能部門的工作制度，清晰明確地展現(xiàn)了各項(xiàng)職責(zé)的劃分，確保學(xué)校各項(xiàng)工作正常有序地開展。

（二）編寫參考資料。參考資料是根據(jù)檔案材料加工編寫的一種書面材料。它與檔案匯編的區(qū)別在于，它不僅僅是檔案原文的摘錄或梗概，而是要求檔案員能夠根據(jù)具體需要，對(duì)紙質(zhì)文檔、實(shí)物音像等檔案資源予以篩選分析，在研究過后進(jìn)行綜合加工寫成的系統(tǒng)性作品。典型的參考資料如大事記，就是選取了學(xué)校在發(fā)展過程中的重要活動(dòng)、事件和成就，用特定的體裁客觀、準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔地記錄成文并編撰成冊(cè)，以供后來(lái)者考據(jù)；還有學(xué)校的會(huì)議簡(jiǎn)介，簡(jiǎn)要敘述會(huì)議的全過程，包括時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程與決議事項(xiàng)，反映每一次會(huì)議的基本情況。通過參考資料，檔案利用者不必再翻閱大量的檔案材料，就可以迅速找到所需的檔案線索和基本信息。

（三）編史修志。對(duì)有一定歷史底蘊(yùn)的學(xué)校而言，編撰校史是一項(xiàng)規(guī)模龐大復(fù)雜、意義深遠(yuǎn)重大的任務(wù)，許多學(xué)校會(huì)聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)學(xué)者來(lái)協(xié)助或直接參與這項(xiàng)工作。以史為鑒，通過挖掘和梳理學(xué)校歷史，回顧并總結(jié)學(xué)校的發(fā)展歷程和辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于延續(xù)學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)、促進(jìn)校園文化建設(shè)、增強(qiáng)師生的凝聚力和自豪感、確立學(xué)校未來(lái)發(fā)展路線等方面都具有非常重要的意義和作用。除了編纂本身的史料外，學(xué)校還能更進(jìn)一步，借助館藏檔案，將學(xué)校歷史與近現(xiàn)代社會(huì)變遷相結(jié)合，開展歷史學(xué)術(shù)研究，撰寫專門的著作發(fā)行出版，向外推介學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力，擴(kuò)大學(xué)校的影響力，提高學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。

（四）信息化開發(fā)。如今，信息化已成為社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，在檔案工作中，也開始逐步建立檔案文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，使用各類多媒體與信息技術(shù)來(lái)完成各種檔案資源的保存、加工與管理。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的各類新媒體正成為人們快速獲取信息的主要渠道之一。因此，搭建新媒體檔案信息研究交流平臺(tái)、以此為媒介向公眾提供所需信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，是大環(huán)境下學(xué)校檔案開發(fā)的必然選擇。學(xué)校建立的官方網(wǎng)站、設(shè)立的微信公眾號(hào)等，都是對(duì)外界直接開放的宣傳平臺(tái)。將學(xué)校的悠久歷史和改革發(fā)展進(jìn)行網(wǎng)上展示，對(duì)學(xué)生的歷年學(xué)習(xí)情況進(jìn)行網(wǎng)上追蹤，將教師的優(yōu)質(zhì)公開課視頻進(jìn)行網(wǎng)上分享等，都是促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率提升的手段，并將檔案服務(wù)由被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)，為更多用戶提供個(gè)性化服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校積累的檔案資源中包含著大量重要的信息，對(duì)其進(jìn)行合理有效的開發(fā)利用，有助于提升教學(xué)和管理質(zhì)量，加強(qiáng)校園文化內(nèi)涵建設(shè)，從而提高學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)學(xué)校檔案的開發(fā)利用是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)盡可能地利用多層次、多樣化的手段，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的作用，全方位為學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)。