新時代高校干部人事檔案收集整理現狀及策略

根據新時代從嚴治黨的要求及習近平總書記關于干部人事檔案的指示精神，為進一步推動干部人事檔案工作規范化、科學化，高校干部人事檔案管理部門應嚴把入口關，進一步加強干部人事檔案的收集整理工作。

一、新時代高校干部人事檔案的收集整理現狀

一是干部人事檔案材料收集不完善，缺材料情況明顯。材料不全是干部人事檔案的普遍問題，常見情況有：一、二類中缺干部履歷表、干部自傳，通常是最初參加工作時填寫過履歷表，過了一二十年甚至幾十年后沒有再重新填寫履歷表；三類中主要缺年度考核表、重要的鑒定材料及重大事件的表現材料，一些工作調動頻繁的教職工缺年度考核表情況尤其嚴重；四類中主要缺學歷相關材料、職稱評聘材料，常見情況是檔案中缺少大學入學（學籍）登記表、成績表或授予學位材料，職稱評審材料以缺考評材料尤為突出；五類中缺入黨政審材料比較普遍；六類中缺的比較多的是入團志愿書、入黨申請書、轉正申請書；七、八類中很多教職工完全沒有任何獎懲材料；九類中常見問題是缺工資材料及干部工作調動材料，通常是干部工作調動材料缺乏，且干部調動前后工資材料上時間間隔比較大，導致無法推斷干部準確調動時間。二是干部人事檔案材料的收集片面，檔案材料不飽滿。總體而言，高校干部人事檔案中個人學歷、黨團材料相對比較齊全，而反映干部個人培訓、專業技能、健康情況的材料通常較少。有些類目材料重份出現，有的類目一份材料都沒有。有些高校在歸檔學籍檔案時將學校期間所有的材料不管有價值無價值全塞進檔案，有的高校學籍檔案缺胳膊少腿，不是少了考試報名表就是少了學位評定材料等。三是干部人事檔案收集時效低，材料遺忘歸檔明顯。常見情況是檔案材料形成部門不及時提交歸檔材料，收集部門不及時催繳材料，隨著時間的推移及人員的變遷，某些該歸檔重要材料逐漸被淡忘了，想要尋找時卻不知所蹤。有些該歸檔材料長時間滯留在材料形成部門，遲遲不予以交接，造成歸檔整理工作無法開展。四是部分檔案工作人員責任心不強，收集整理工作敷衍了事。常見情況是材料不及時歸檔、束之高閣或歸檔時檔案材料張冠李戴；裝訂材料時不按歸檔要求分類裝訂，檔案內容混亂，在查詢利用時費時費力卻低效。

二、新時代高校干部人事檔案收集整理問題原因

一是干部人事檔案管理意識薄弱，管理制度不健全。部分高校相關負責人存在不同程度對干部人事檔案重視不夠的問題，對干部人事檔案管理及建設在人力、物力、財力方面投入不足，很大程度上制約了干部人事檔案建設工作的開展，有的高校沒有專門制定干部人事檔案管理制度，在實際操作中沒有制度的指導與約束，檔案材料形成部門及收集部門因為沒有時限等規范要求，在工作中容易產生懈怠與推諉，不利于工作順利開展。二是干部人事檔案管理人員隊伍不穩定，人員變動頻繁，專業化程度不高。部分高校不重視檔案人才建設，很多情況下從事人事檔案工作的人員無檔案管理專業學習背景，沒有經過專業系統培訓就從事干部人事檔案管理工作，甚至有的高校違規安排學生一起開展干部人事檔案整理歸檔工作，這都不利于干部人事檔案工作高質高量開展，還存在很大的信息安全隱患，甚至造成一些無法逆轉的損失等。有的高校因為對檔案工作不重視，通常安排一些即將退休的人員從事檔案工作，檔案部門變成養老的部門，通常這部分人員覺得反正即將退休，會存在“和尚撞鐘”的思想而不會嚴謹細心工作，而且這部分人在計算機操作方面通常比較生疏也不愿繼續鉆研學習，不利于檔案數字化工作的開展。三是干部人事檔案整理歸檔模式陳舊，信息化水平不高。雖然大部分高校已經采用電腦對干部人事檔案進行管理，但主要還局限在對干部人事檔案目錄管理的層面，絕大部分高校目前仍沿用傳統的手工管理模式，基本以紙質檔案為主，在進行整理歸檔、查借閱工作時耗時、耗力但工作效率、利用率卻不高。有的高校甚至根本沒有安裝干部人事檔案信息化系統，檔案目錄的編輯仍采用原始印章模式。四是干部人事檔案收集管理工作缺乏延續性。有些高校檔案工作人員不及時催繳歸檔材料，而材料生成部門又不主動轉遞，很容易因為時間推移、人員變動等因素使一些重要檔案材料沒有及時歸檔，造成干部人事檔案的真實性、完整性無法保證，更增加了一些后續工作的難度。

三、新時代高校干部人事檔案收集整理的策略

為進一步提高高校干部人事檔案收集整理工作，把好“入口關”，高校干部人事檔案管理人員可以采取以下一些策略開展相關工作。

一是完善干部人事檔案收集制度，建設人事檔案材料收集網絡。根據中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求，各高校應根據本單位特點建立相應的檔案材料歸檔制度，規定轉遞程序及時限，要求各檔案材料生成部門安排專人負責收集整理并及時轉遞人事檔案歸檔材料。材料轉遞時應按要求辦理轉遞手續，檔案管理部門應根據歸檔材料要求，對每一份材料進行逐一審核，確保每一份歸檔人事檔案材料真實、完整、無誤、有效且無涂改造假現象；要求各人事檔案材料生成部門或個人不能以任何緣由扣留、推延應歸檔材料。干部人事檔案管理部門應建立檔案材料收集網絡，定期向各網點負責人催繳歸檔人事檔案材料。二是提升檔案工作人員職業素養，強化檔案專業團隊建設。高校在選拔干部人事檔案工作人員時應選拔政治思想過硬、能吃苦耐勞、口風嚴謹、具備檔案專業技能的人員擔任。同時還應加強對檔案工作人員的培養力度，組織工作人員定期培訓，增強其業務能力和專業素養，在職稱評定方面加大職數傾斜，鼓勵其多撰寫高質量的檔案方面科研論文，提高其理論水平。另外高校相關負責領導也應對人事檔案材料收集工作加強指導，進一步督促。三是積極創新收集整理方式，促進數字化干部人事檔案建設。高校干部人事檔案工作人員要努力提高自身計算機操作水平，注重通過信息管理系統來開展人事檔案的收集與整理工作，同時在工作中總結經驗，不斷創新更高效的高校人事檔案管理方法，在確保干部人事檔案信息安全的前提下，加快檔案信息化建設進程，通過信息系統強大的編排、統計和存儲能力輔助檔案工作的開展，為高校檔案工作人員節約時間和精力成本，提高工作效率，更好地為師生服務，同時也讓檔案工作人員從耗時耗力的繁雜工作中解放出來，他們可以有更多的時間與精力進行干部人事檔案工作的全方位創新及良性發展。四是創建干部人事檔案利用的反饋機制，適時改進和調整收集方式。干部人事檔案的價值在于能充分有效利用，人事檔案的收集方式可在利用過程中逐步完善。對于一些允許公開的信息，高校干部人事管理部門可以適當開放某些權限，為相關部門或教師個人提供查詢服務。對一些查詢利用較多的檔案材料優先建立電子檔案或整理歸檔。

四、結束語

科學、規范開展干部人事檔案工作是落實新時代從嚴管理干部要求的有效舉措，能為進一步建設高校高素質人才隊伍發揮重要作用。歸檔材料作為干部人事檔案的物質載體，它的真偽與完整直接關系到干部人事檔案的自身價值，高校檔案工作人員應當遵照黨中央關于干部人事檔案工作的指示精神，從嚴把關，科學規范開展干部人事檔案的收集整理工作，從源頭上控制，充分發揮干部人事檔案應有的憑證價值、依據價值、文獻價值等。