企業(yè)會議管理有效性探究

張婷

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-084-02

摘 要 會議是企業(yè)管理水準和企業(yè)文化的真實體現(xiàn)，是企業(yè)重要的溝通方式，高效有序的會議可以提高企業(yè)管理水平。本文主要分析了現(xiàn)代企業(yè)會議管理中存在的問題，并建議通過會議預防性管理、信息化手段、會議管理制度等途徑提高會議管理水平，進而達到高效率、高質(zhì)量、高收益的會議目的。

關鍵詞 會議 會議高效管理 策略

會議是有組織有領導地商議事情的集會，隨著現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，會議成為企業(yè)內(nèi)部集思廣益的渠道，是企業(yè)重要的群體溝通方式，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展、日常管理中發(fā)揮著重大作用。會議的主要目的是解決問題，效果不佳的會議不僅會增加企業(yè)成本，造成企業(yè)工作效率低下。鑒于此，查找現(xiàn)代企業(yè)會議效率不高的癥結所在，找出不足，采取適當策略提升現(xiàn)代企業(yè)管理工作水平，是現(xiàn)代企業(yè)需要思考的重要問題。

一、企業(yè)會議的分類和作用

（一）企業(yè)會議的分類

會議，是企業(yè)日常工作的重要組成部分，按照不同的分類標準，企業(yè)會議有多種劃分類型。按照會議性質(zhì)，可劃分為常規(guī)會議、特種會議、專業(yè)會議。常規(guī)會議是按公司法和慣例召開的會議，有一定的程序性和規(guī)范性。如股東會、黨委會、董事會、職代會、總經(jīng)理辦公會、高層管理人員會議等。特種會議具有特殊性，不受時間、規(guī)模、議程等限制，如學術會議、會見會、談判會、洽談會、慶典型會議、會展型會議、簽約會等。專業(yè)會議是指企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營、生產(chǎn)、管理過程中解決實際問題的會議，如安全生產(chǎn)會議、質(zhì)量檢驗會、財務分析會、新品研發(fā)會等。

參照其他標準，企業(yè)會議可進行如下分類，按人數(shù)可分為一對一會議，團體會議；按照開會方式，有面對面、電話會議、視頻會議；按照目的，可分為固定的部門會議、臨時會議、宣布人事安排、講解公司政策及當眾表揚或批評會議等會議。從以上分類來看，會議有多種分類方式，但是無論怎么分，其最終目的是為了解決問題、促進工作，確保企業(yè)各項經(jīng)營管理工作順利開展。

（二）企業(yè)會議的作用

在現(xiàn)代企業(yè)中，會議是分配工作、推進工作、總結工作的重要環(huán)節(jié)，是促進企業(yè)正常發(fā)展的重要載體。企業(yè)會議的作用可大致歸納為交流信息、解決問題、作出決策。一是交流信息，在會議室面對面交流，開展有效溝通，其優(yōu)越性是任何其他電子手段無法代替的，這也是任何時代都需要會議的根本原因之所在。在日常工作中，會議往往是溝通交流、集思廣益、傳遞信息、大腦風暴、解決難題的重要手段，通過分享信息、交流經(jīng)驗，讓與會者得到啟發(fā)、受到啟示。二是解決問題，在企業(yè)中，召開各種工作會議都是為了統(tǒng)一思想、明確目標任務，讓各部門、各單位厘清自身責任，確保按照預定要求完成任務，實現(xiàn)目標。主要領導根據(jù)會議內(nèi)容，會后在部門內(nèi)部進行層層分解，明確承擔的分目標，把工作任務落實到具體組織或個人，保障每一個環(huán)節(jié)緊密相連、每一項任務落實到位。這種自上而下、環(huán)環(huán)相扣的目標確認、分解和責任落實形成了目標的保證體系，可以有效解決問題、推動工作。三是作出決策。企業(yè)在運行發(fā)展中，經(jīng)常需要對重大事務協(xié)商討論，在會議中，參會者之間進行充分溝通與，協(xié)調(diào)，對分歧之處進行面對面的磋商與確認，進而達成一致意見，為后期執(zhí)行掃清障礙。

二、現(xiàn)代企業(yè)會議工作存在的不足

（一）會議效率低下

在長期的實踐中，觀察和總結出高效率會議具備以下幾個特點：精簡會議，只在必要時才召開會議；會議要進行充分準備和籌劃，會議通知要及時準確；會前要制定合理有效的會議議程表；嚴格遵守會議要求；參會者范圍要合理控制，要注意參會者與會議主題的關聯(lián)性；會議過程中進行點評、總結；會議記錄要記清所有決議、建議和負責人。與此相反，現(xiàn)實中，很多會議不講究科學辦法、沒有會議管理技能，致使會議效率低下，無助于問題解決，影響了工作。

（二）會議成本偏高

會議成本是指參會者及會務人員在會議期間與工作有關的各項開支的總和，即時間成本、效率損失成本（管理效率損失，機會損失）和直接會議成本（差旅費、食宿費、文件材料費用）。現(xiàn)實中，經(jīng)常把會議和工作等同起來，甚至“以會代干”，認為開會就是工作，這種認識誤區(qū)嚴重缺乏“成本意識”，只算會議政治帳，不算會議經(jīng)濟帳；只講會議規(guī)格，不講會議效益，最終制約了會議質(zhì)量和效率，也讓與會者對會議充滿排斥和抵觸情緒。

（三）會議質(zhì)量較差

現(xiàn)代企業(yè)大多擁有較為復雜的組織機構、繁多的業(yè)務線條，使企業(yè)的內(nèi)部會議管理難度越來越大。同時，會議數(shù)量和會議規(guī)模不斷攀升，會議甚至成為一項形象工程，有些企業(yè)將會議數(shù)量、會議規(guī)模、邀請的領導作為年終重要考核依據(jù)，對會議效用反而不聞不問，造成舍本逐末傾向。但是，會議數(shù)量的猛增并不意味著問題的解決，會議質(zhì)量高的企業(yè)，管理人員的管理技能也比較高，企業(yè)管理水平也相應高。反之，會議質(zhì)量低下的企業(yè)，管理人員的管理技能也必然比較低，企業(yè)整體管理水平自然也低，企業(yè)整體運作效率也低下。

三、會議高效開展策略

（一）預防性管理

管理學中，有一個預防性管理這個概念，主要是說管理工作要以結果為導向，未雨綢繆、提前謀劃和準備，防患于未然。事先對某一方面管理可能存在的隱患進行科學的綜合的分析，最大限度地減少或消除由其產(chǎn)生的不良后果，減少事后糾正的損失。為提高企業(yè)質(zhì)量和效率，就需要從會前準備、會中控制、會后跟進等方面進行管理。

1.會前準備

管理學中，5W1H是一種思考方式，也是進行目標分解和決策的思維程序。它從目的、對象、地點、時間、人員和方法提出一系列的詢問，并找到解決問題的辦法和答案。這個原則可以借用到企業(yè)會議管理工作中，為會議工作提供一種借鑒和思路。一是要明確會議目的，從實際出發(fā)，只有必要時才召開，對內(nèi)容相近會議進行合并，不開無價值、無意義的會議，大會、長會少開，小會簡開，高成本會議盡量避免，或以其他方式替代。二是要明確會議議題。會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。議題應與會議目標保持一致，數(shù)量要合適，議題的順序應遵循邏輯原則和重要性優(yōu)先原則。三是要明確與會人員。要合理規(guī)劃與會者數(shù)量，讓與工作有關的人員參會，避免無關人員列席，做好會議通知和會議資料發(fā)放工作。

2.會中控制

組織者必須對會議所需的相關設備熟練掌控，能應付和處理基本的設備故障，要及時提醒、溝通，確保會議按時開始，準時結束，制定詳細的會議紀律并加以貫徹執(zhí)行。與會者對會議內(nèi)容應進行提前了解，準備好自己的發(fā)言材料，提高會議質(zhì)量。主持人要把握會議進度，明確各個環(huán)節(jié)所用時間，圍繞主題展開，還要根據(jù)現(xiàn)場情況，適時調(diào)節(jié)現(xiàn)場氛圍。

3.會后跟進

會議結束后，如果沒有溝通和行動計劃，會議出了會議室就失去生命力。因為問題的關鍵不在于會議本身，而是經(jīng)過會上討論所要進一步采取的行動。會后，會議組織部門要對會議決策內(nèi)容的資料及時整理，傳達跟蹤會議決策內(nèi)容，監(jiān)督反饋會議決定。

（二）信息化手段

隨著計算機網(wǎng)絡技術普及與發(fā)展，傳統(tǒng)的以人為主的會議管理模式的弊端日益凸顯，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)高速運轉(zhuǎn)的需求。為提升企業(yè)管理效率和水平，提高會議組織管理的效率，在企業(yè)會議管理中采用信息化手段實現(xiàn)科學合理的會議管理運作方式顯得尤為重要。有條件的企業(yè)可以引進全套電子會議管理系統(tǒng)，如會議室預定系統(tǒng)，信息發(fā)布系統(tǒng)等。此外，引進多媒體手段也是優(yōu)化企業(yè)會議效果的重要途徑，可以采取多媒體技術等方法，以動畫、視頻等形式展現(xiàn)會議內(nèi)容，使會議的內(nèi)容更加形象、直觀，從而產(chǎn)生對會議氛圍有效活躍的作用，推動會議整體效果的良好發(fā)展。

1.會議室預定

大型企業(yè)集團，往往具有多個會議室，傳統(tǒng)的會議室管理辦法依靠等級，缺乏統(tǒng)一安排調(diào)度，會出現(xiàn)使用會議室只能靠運氣，定好的會議室臨時被他人占用，或者開會中有人突然闖進來等狀況。為實現(xiàn)會議室等資源的有效管理和調(diào)度，可以實施會議室電子預約系統(tǒng)，解決時間，提升效率。

2.會議座次排定

會議座次表是會議籌備中的重要環(huán)節(jié)。座次圖一般主要依靠會務人員手工編制，但是一些大型會議往往存在參會人員臨時增減調(diào)整、臨時變動，加之會前工作繁瑣、工作量大，會務組因疏忽漏掉參會者或重復姓名等問題都會直接影響會議座次圖的制定，容易出錯。在現(xiàn)辦公系統(tǒng)中引進會議管理網(wǎng)絡平臺就顯得很有必要，會議管理平臺內(nèi)設企業(yè)全部會議室座次模板，會務組依據(jù)選定的會議室和給定的參會人員信息，通過設置職級篩選、部門分類、區(qū)域等條件，可以自定義會議座位區(qū)域，達到系統(tǒng)排定座次、生成座次圖、自動導出打印的效果，極大的節(jié)約了人力成本。

（三）會議管理制度

公司制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，完善、規(guī)范的制度是現(xiàn)代企業(yè)的重要特征之一。因此，為提高會議效率、加強會議管理、規(guī)范會議流程、避免會議沖突、保證會議質(zhì)量，企業(yè)結合實際情況，建立標準化的會議管理體系，制定一套行之有效的“企業(yè)會議管理制度規(guī)范”非常必要。

“企業(yè)會議管理制度規(guī)范”應對會議分類、分級與組織進行明確界定，集團總部根據(jù)會議計劃，統(tǒng)一進行報批和安排。對會議通知責任、通知時間、通知方式，會議資源和會議服務協(xié)調(diào)進行明確。會議進程管理中，要包括會議簽到、會議主持、會議紀律等要求和說明，最后，再對會議紀要、會議決議、會議督辦進行明確。

四、結語

綜上所述，通過本文的研究分析，要解決會議管理中的問題，需要更新觀念，按照求真務實、快捷高效的要求，端正會風，將會議效用最大化。同時，還應借鑒成功經(jīng)驗，探索出符合自己企業(yè)實際的會議管理路子，與時俱進，引進會議網(wǎng)絡管理平臺，節(jié)約會議組織時間，提高會議管理效率。

參考文獻：

[1]現(xiàn)代漢語詞典[M].第五版.北京.商務印書館，2009.

[2]張曉彤.高效會議管理技巧[M].北京.北京大學出版社，2004.

[3]鄭新勝.跨越會議誤區(qū)，提高會議效率[J].辦公室業(yè)務，1995，03：37.

[4]曹健榮.預防性管理的“四個結合”[J].企業(yè)管理，2015，04：65.

[5]徐智華.淺論會議管理[J].中外企業(yè)家，2008，02：64.

[6]梁從富等.企業(yè)會議管理網(wǎng)絡平臺建設與應用[J].科技經(jīng)濟導刊，2016，11：20.

[7]李森.析如何做好現(xiàn)代企業(yè)會議管理工作[J].現(xiàn)代國企研究，2016，04：30.