企業檔案信息化建設的實踐與探索

李瑞

榆能榆神熱電有限公司 陜西省榆林 719000

隨著信息化、網絡化技術的快速發展，可以利用現代信息技術對企業檔案信息資源進行采集、管理、利用提供服務，提升企業檔案信息化管理水平，為企業生產、經營決策提供參考和服務。本文在分析了企業檔案信息化管理的內涵、內容及意義的基礎上，重點探討了企業檔案信息化管理的特點及存在的現實問題，并針對存在的問題，提出了具體的解決對策，對新時期企業檔案信息化管理具有積極的現實參考意義。

1 信息化建設在企業檔案管理中的優越性

1.1 方便檔案信息管理

隨著經濟的發展和政治的民主化，人們的檔案意識有了一定程度的提高，檔案信息的用戶群體也逐漸龐大，用戶類型隨之增加，相應的檔案信息的管理方式就要與之適應，采用不同的管理方式。由于現代化檔案信息管理工作對檔案工作人員的要求較高，當下缺少現代高技術人才，復雜的檔案工作疏于管理。對企業檔案管理工作進行信息化建設，能夠解放一部分人力，方便檔案信息的管理檔案資源的開發利用。

1.2 信息利用專業化

檔案信息用戶的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴大，由于檔案管理類型日漸豐富，檔案管理顯示出了不同特性的變化。信息包含的內容可能會因為資源的劇增而不夠準確，可能還會存在冗余信息和虛假信息，信息化建設能夠使用戶需求向精品化、個性化及專業化的形式發展。在有效降低企業管理檔案的成本的同時，有效延長管理期限，使管理操作更加系統，使信息利用更加專業。

2 企業檔案信息化建設的實踐與探索

2.1 加強企業信息化基礎設施建設

基礎設施建設是檔案信息化建設的重要環節。缺少了基礎設施，信息化建設無從開展，實物檔案的數字化和智能化管理也無從實現。企業檔案信息化基礎設施建設主要包括硬件、軟件和網絡三個方面。對于實物檔案的信息化管理來說，首先應解決硬件和軟件的問題。硬件上加強數字化轉化設備方面的投入，如文檔掃描設備、數碼照相機等，使檔案實現高質量的數字化轉化。在軟件方面則要重視管理信息系統的搭建，將需求的調研和分析動態化，使其貫穿信息化建設的每個階段，讓功能開發、更新和維護更加靈活。在系統建設初期，要有針對性地對圖書檔案管理現狀和趨勢進行框架設計，將預計實現的功能與當前管理現狀進行對接，逐步實現各個需求，進而提高系統建設的效率，降低開發成本。

2.2 提高企業檔案信息化管理技術水平

企業檔案信息化管理離不開過硬的軟硬件技術的支持，否則，企業的檔案信息化管理將成為一句空話。為此，首先應加強硬件投入，積極添置企業檔案信息化管理所需的計算機、掃描儀、網絡終端設備等，改善企業檔案信息化管理所需的辦公場所條件。此外，要加大軟件的投入，例如，購買或者與軟件開發機構聯合，開發適合企業自身檔案管理實際需要的檔案管理應用軟件，積極整合企業辦公自動化與檔案信息化管理軟件的應用。此外，要注重企業檔案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好檔案信息的數據備份，定期更新檔案管理軟件系統，實時地進行計算機殺毒，積極采用數據身份認證系統，切實保障企業重要檔案信息的安全。

2.3 加強管理人才建設

2.3.1 加大人員培訓力度

員工作為檔案信息化管理的中堅力量隊伍，企業要注重保障現有檔案工作人員的權益，采取有效的培訓方式，比如交流學習或到經驗豐富的企業取經，開展檔案工作人員的檔案管理知識教育工作，訓練他們的實際操作技能，激發他們對檔案管理的積極性。

2.3.2 引進管理技術人才

隨著現代化科技的發展，開發、使用、維護各種管理軟件系統都需要具備一定知識的專業人才完成工作。因此，檔案管理部門有必要從高校或其他企業引進相關專業技術人才，解決檔案管理的技術難題。

2.4 建立企業檔案信息化管理的安全體系

國有企業檔案管理工作中很多信息屬于敏感信息，如果發生信息泄露會造成嚴重的后果，需要針對檔案管理工作不斷完善相關安全體系的建設。具體來說，首先要做好硬件設施的安全保障工作，定期進行設備檢修與保養，及時查看服務器狀態與日志，及時排查隱患；其次要加強網絡安全保障工作，不斷提升網絡防火墻部署，設定好檔案訪問權限，采購更先進的檔案管理軟件。

2.5 增強現代化意識

現代化檔案管理觀念是檔案管理的靈魂。如果檔案人員缺乏現代化檔案管理理念，就無法開展檔案現代化管理。在工作中，檔案管理意識特別重要，作為檔案管理人員，一旦缺乏了檔案管理現代化頭腦，即使具備現代化管理設施，也不能有效管理。因此，企業領導要高度重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中發揮領導的指導作用，尤其要更新檔案管理者的思想方法，改變落后模式，主動為信息化建設貢獻力量。同時，企業檔案管理員要積極調動單位職工的積極性，讓他們參與到信息化管理建設中來。

3 結語

檔案信息化管理工作是一個企業發展壯大的基礎工作，作為一個企業經濟利益最大服務的檔案管理工作，加強檔案管理信息化建設很有必要，這不僅能提升企業檔案管理和利用水平、發揮檔案的信息功能，同時還為企業提供了有效的數字信息，在企業的經營運轉、情報價值、評審價值等方面，對一個企業在競爭激烈的市場運轉上具有重大的推動作用。