事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述

李慶新

吉林省水利水電勘測設計研究院 吉林長春 130021

社會的進步與發展對人類的生活方式及溝通方式發生了一定的改變，信息技術的進步及網絡的應用，使人類生活的每一個環境都進入了科技時代，給人類與社會的發展帶來了前所未有的進步，其中在我國事業單位的檔案管理中，信息化建設及網絡技術的應用已經成為重要的管理方式，通過科學的信息技術的整合與統計，分析事業單位發展的方向與前景，在薄弱的地方提升自己的管理能力及政策補充，完善事業機關對社會的引領與服務，在減少管理人員繁瑣的工作程序中，提升整個單位的辦事效率及辦事水平，但是由于部分事業單位對信息技術的普及和認知有一定的局限，所以無法全面的完善單位的管理職能及管理方式，為此本文將針對這一問題進行深入的分析與討論。

1 事業單位檔案管理現狀

1.1 管理機制相對落后

部分事業單位對檔案管理這一部門并不是十分重視，導致單位的檔案管理機制一直遵循很久以前的機制模式及管理模式，管理跟不上事業單位的發展及社會的發展水平，對于細化分享、信息整合及綜合分析沒有明確的分工，導致檔案部門對于整個單位來說就像是檔案的庫房一樣，僅僅相當于存放檔案的地方，并沒有真正的發揮部門職能與作用[1]。

1.2 領導層對檔案管理認識不足

檔案管理的功能遠遠大于檔案儲存，一些事業單位的領導與人員檔案及單位相關資料的檔案管理并不了解也不重視，沒有意識到檔案管理的作用以存在的意義，因此檔案管理部門形同虛設，其中很多事業單位在年度考核評比中沒有檔案管理的內容采集及評比，使事業單位檔案管理流于形式，導致單位缺乏檔案管理相關工作的落實及信息的采集功能，嚴重阻礙了事業單位檔案管理的發展與進步。

1.3 科學的信息化建設方式沒有得到普及

檔案管理部門職能的易被忽視導致檔案管理方式的陳舊與落后，許多事業單位對檔案管理投入方式的資金與經歷較少，檔案管理的發展條件也受到了影響，缺少必要的管理措施及管理技術的支撐，事業單位對檔案管理部門的認識程度并沒有達到一定的水平，致使先進的信息化建設方式不能有效的進入到實際的工作應用中，嚴重阻礙了信息化建設的效果與發展。

1.4 管理人員專業度不夠

在整個事業單位的發展中，檔案管理的綜合性與基礎性發揮著重要作用，因此檔案部門的管理人員要有一定的專業性與較高的工作能力，只有高素質的管理者才能將檔案管理發揮出最大的作用于效果，然后在實際的操作中，許多單位的檔案管理人員的專業素質普遍不高，甚至有的沒有一定的專業水平與專業知識，對檔案的管理、分類、整合、分析等各個方面的功能有嚴重的影響。

2 事業單位檔案管理信息化建設的有效策略

2.1 提高檔案管理人員的專業素質及認知水平

為了有效的促進事業單位檔案管理工作的良好效果，提高管理層對檔案管理的認知程度是重中之重，明確檔案管理在事業單位中的地位與性質是基本前提，對事業單位管理人員提高檔案管理的重視程度，定期對檔案管理部門的管理人員進行相關專業的培訓與提升，加入考核制度和考核標準，提高對檔案管理部門管理人員及工作人員的業務水平及專業能力，確保檔案管理部門的職能作用發揮到最大的限度。

2.2 加大科學信息技術的投入

隨著現代市場的發展腳步，科學技術已經完全占領了人類的生活與行為活動，信息技術在很多領域中被廣泛的應用和實踐，為了提高事業單位中檔案管理的水平與發展速度，加大科學技術的應用使必要途徑，只有科學、有效的技術管理與檔案分析，才能了解一個單位的基本狀態與信息詳情，在信息采集的前提下進行數據分析，為事業單位的發展方向和發展趨勢進行有效的政策制定，在引領事業單位有效發展的同時提升事業單位發展水平。

與此同時，高水平的技術投入可以大大的加強信息管理的保密性，使檔案管理的信息與人員基本資料得到有效的保障與維護，保障了事業單位工作人員的人權，促進了事業單位在科學技術領域的發展與提升。

2.3 加大資金投入保障信息化建設

任何事物在發展前進的同時不僅需要精神引領更需要物質支持，事業單位的的發展與服務工作之所以能夠更好的建設與發展就需要對檔案管理部門進行一定的資金支持與技術提升，大量的資金投入可以使檔案管理的設備及時更新換代，提高管理人員與工作人員的工作效率與工作效果，在數據得以保存、分類的前提下進行有效的整合與研究，使事業單位在檔案管理中發揮其本質性的作用，建立起完善的管理機制與技術支持[2]。

2.4 加強事業單位檔案管理的數字化建設

大數據是現在科學技術領域中重要的發展方向，在社會前進與發展的前提中，大數據的出現大大提高了事物的發展效率與發展能力，在檔案管理中數字化的建設就是必然的發展趨勢，尤其對于紙質版的資料與信息要進行數據輸入與電子留存，通過有效的數字化處理不僅可以加強保存的時間還能提高保存的效果，并為資料庫節省了足夠的空間去留存更多的檔案與資料，在這個過程中檔案管理人員不但要對紙質版的資料進行分類留存，還要進行相關的詳細標準注，防止發生資料丟失、數據錯誤的情況出現，數字化的信息建設有效提高了事業單位檔案管理的能力，更是事業單位檔案管理信息化建的設前提與保障。

3 結語

綜上所述，信息化建設不僅在檔案管理中心起到了重要作用，在其他領域的事物發展與企業管理中也是主要的前進因素，檔案管理信息化建設是事業單位發展主要因素之一，為事業單位的發展與進步做出重要的貢獻，保障力事業單位發展方向的正確性，為未來事業單位各個部門的發展奠定了堅持的基礎。