關于人事檔案管理的創(chuàng)新研究

柯秋娜

國網(wǎng)福建省電力有限公司尤溪縣供電公司 福建三明 365100

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性日益增強，電力企業(yè)也在此方面進行了積極的探索和改革，取得了一定的成績，積累了寶貴的經驗，獲得了社會良好的反響。

1 當前國有企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 人事檔案的信息化水平低

人事檔案的人、財、物投入不夠充分，嚴重阻礙了人事檔案信息化的發(fā)展。一方面，領導不夠重視，人事檔案的信息管理系統(tǒng)得不到采用，計算機技術的優(yōu)勢無法在人事檔案管理中得到運用。另一方面，人事檔案管理者的綜合素質不高，只會在計算機上簡單的輸入姓名、目錄，其他的工作程序只會手工操作，這些都阻礙了信息化的實現(xiàn)[1]。

1.2 人事檔案管理存在隱蔽性，對人才流動十分不利

人事檔案管理存在較大的隱蔽性，對人才流動十分不利。傳統(tǒng)人事檔案管理始終強調員工檔案信息的封閉性和隱蔽性，存在著明顯的流動不合理的情況，對整個企業(yè)或機構的人力資源配置缺乏幫助，員工沒有自由選擇的權利，大大降低了工作人員的工作積極性；其次，員工檔案往往是由領導把控，對員工本人的行政安排僅僅是領導一己之言。

1.3 人事檔案管理內容不充分，缺乏實際應用價值

傳統(tǒng)人事檔案內容包括員工的工作經驗、思想品德、學歷，但是在現(xiàn)實中實現(xiàn)完整及時的整理和記錄很困難，無法滿足企電力企業(yè)人力資源管理的需要；其次，檔案內容真實性缺乏審核，很多偽造學歷，虛報信息情況的發(fā)生。

2 企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 以信息化促進人事檔案工作的現(xiàn)代化

單位應該建立方便群眾查閱的人事檔案信息系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)中形成涵蓋職工姓名、性別、出生年月、入團、入黨時間、參加工作時間、學歷經歷、工作經歷、職稱、工資、考核等情況的數(shù)據(jù)庫[2]。前文中提到職工本人對人事檔案并無知情權。這種完全的“保密”對管理也有一些弊端。本著“以人為本”的理念，近年來關于本人對人事檔案知情權的研究也開始涌現(xiàn)。筆者認為信息化工作的開展是在不違背相關法律法規(guī)的前提下促進本人對人事檔案知情權實現(xiàn)的重要途徑。人事檔案信息系統(tǒng)可以通過篩選、設置查看權使職工能查看本人人事檔案目錄以及檔案中記載的出生年月、入黨入團時間、職稱評審時間、組織上形成的考核鑒定材料的結果等人事信息。通過權限的劃分和加密，本人可以實現(xiàn)對人事檔案的知情權，但無修改的權限。如對相關信息存在疑問，可以提供佐證材料，進一步提高歸檔材料的真實性。當然，信息化工作的實現(xiàn)也減輕了人事檔案管理者的負擔，進一步提高了效率。

2.2 完善人事檔案管理制度

為了提高當前電力企業(yè)人事檔案管理水平，就必須規(guī)范和完善人事檔案管理制度，尋求適合我國國情的現(xiàn)代化管理制度。電力企業(yè)應當結合自身情況，建立現(xiàn)代化人事檔案工作的規(guī)章制度，強化管理人員的服務精神，在人事檔案管理工作中做到有章可循。首先，建立完善的《人事檔案工作職責》，既可以防止各部門之間相互推諉，又有利于提升管理水平和規(guī)范人事檔案管理。其次，建立規(guī)范的考核機制，對工作表現(xiàn)好的進行獎勵，調動管理人員的工作積極性，提高管理人員的工作效率，促進電力企業(yè)人事檔案管理工作的開展。最后，實施相對集中的管理體制，將檔案管理納入到日常的工作考核中，合理監(jiān)督管理人員，有效確保人事檔案的完整性和規(guī)范性。

2.3 努力實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范和統(tǒng)一

發(fā)揮人事檔案管理的效率，強化管理水平，結合實際情況強調人事檔案管理的更加規(guī)范化以及統(tǒng)一化目的的實現(xiàn)意義顯著。各級政府在遵守相關法律法規(guī)的基礎上，致力于人事檔案的規(guī)范化、統(tǒng)一化，不忽略人事檔案管理過程中存在的任何一個質量問題，切不可出現(xiàn)不科學管理，保障每一個人才的資料通通得到完善真實的記錄，結合不同人群完成分別管理。改善由于人才流動過于頻繁出現(xiàn)的檔案跟進不及時問題，將人事檔案管理的實效性大大提升。人事管理制度結合實際需要分類管理，不具備人事檔案管理條件的人員也可以享受到同等的社會福利，檔案身份界限消除，致力于全社會公民化人事檔案管理制度的建立[3]。

2.4 搭建人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫

基于時代不斷發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)技術為開展人事檔案管理工作提供了一定的支持，企業(yè)在發(fā)展的過程中應當購置信息化電子設備，搭建數(shù)據(jù)庫，合理地利用電子掃描技術，保證紙質檔案與電子檔案能夠同步更新，逐步實現(xiàn)無紙化辦公的基礎目標，實現(xiàn)智能化管理的發(fā)展，有效提高人事檔案利用率。在進行檔案管理的過程中，通過信息化平臺，能夠對員工的基本信息以及工作能力進行全面地分析，還能夠避免數(shù)據(jù)丟失的問題發(fā)生，立足于實際情況，制定完善的調配方案，將員工的優(yōu)勢發(fā)揮出來。各個部門應當逐步加強對人事信息核查的管理力度，進一步確保人事檔案信息的真實性、準確性。企業(yè)應當設立專門的檔案管理工作人員，保證管理人員能夠明確自身基本職責，在遵循我國基本法律、法規(guī)的基礎上，不幫助任何人進行人事檔案的弄虛作假。與此同時，安排專門的管理人員利用信息化技術進行資料上傳，合理地利用計算機的防護功能，進行重要數(shù)據(jù)的恢復，制定完善的管理模式。

3 結語

綜上所述，反思當前廣大電力企業(yè)人事檔案管理工作，無論是從制度方面還是模式方面都存在較大的不足，影響企業(yè)自身的發(fā)展。不符合現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，同時削弱了企業(yè)的競爭實力。因此，在新的歷史發(fā)展時期，創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式迫在眉睫，必須從思想層次上重視人事檔案管理，反思傳統(tǒng)管理模式存在的不足，然后融入更多現(xiàn)代化的管理策略，提升人事檔案管理質量，讓人事檔案工作成為助力企業(yè)騰飛的重要引擎。