秘書工作對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的作用及價(jià)值提升途徑

雅茹娜

華電內(nèi)蒙古能源有限公司土默特發(fā)電分公司 內(nèi)蒙古土默特右旗 014100

秘書工作在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)、目標(biāo)管理、文化建設(shè)方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此秘書工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的接待、端茶等工作向綜合能力全方位發(fā)展和提高，秘書工作的職能和工作范疇也在不斷完善。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化的不斷提高，企業(yè)想要在發(fā)展過(guò)程中占領(lǐng)主導(dǎo)位置就需要不斷完善日益復(fù)雜的管理工作，因此，管理者就需要秘書來(lái)分擔(dān)相應(yīng)的管理工作，為管理者提供相應(yīng)的輔助，避免在管理過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，從而為企業(yè)經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航。

1 秘書工作在企業(yè)的角色定位

秘書作為企業(yè)管理者身邊最重要的工作人員之一，為了能夠更好地提升自身的企業(yè)價(jià)值，首先要把握好秘書在企業(yè)發(fā)展中的角色定位。第一，秘書是企業(yè)管理者的參謀助手，企業(yè)管理者需要根據(jù)企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r和市場(chǎng)規(guī)劃做出一定的判斷，但是單憑個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和能力是無(wú)法有效的預(yù)測(cè)市場(chǎng)的變化，因此，秘書人員工作職能也在向著參謀方面變換，秘書需要為企業(yè)管理者提供參謀和輔助[1]。第二，秘書需要協(xié)調(diào)好企業(yè)各個(gè)部門之間的交流和工作，幫助建立上下級(jí)之間的溝通渠道，強(qiáng)化彼此之間的聯(lián)系，密切關(guān)注工作員工與企業(yè)管理者之間的關(guān)系，幫助營(yíng)造企業(yè)的和諧穩(wěn)定氛圍。第三，秘書還需要維護(hù)企業(yè)員工與企業(yè)管理者之間的合作關(guān)系，企業(yè)要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中長(zhǎng)久發(fā)展就需要員工之間通力合作，獲得信任與支持從而共同為企業(yè)盈利。秘書工作需要準(zhǔn)確把握這三個(gè)定位，根據(jù)定位來(lái)不斷完善自身的工作，發(fā)揮更大的價(jià)值。

2 提升秘書工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值對(duì)策

2.1 明確工作職責(zé)

在我國(guó)正式步入信息時(shí)代之后，就進(jìn)入了飛速發(fā)展的時(shí)期，因此在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展，規(guī)模的擴(kuò)大，組織結(jié)構(gòu)的拓展都隨之變化，企業(yè)的管理也越來(lái)越復(fù)雜，因此，辦公室秘書作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與下屬員工之間的連接者就變得格外重要，所以，秘書應(yīng)當(dāng)處理好自己的工作。辦公室秘書的工作主要包括：

第一，在辦公室領(lǐng)導(dǎo)的管理下做好自己的日常行政事務(wù)和秘書工作。第二，秘書應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)文件的起草、裝訂、派發(fā)、傳遞工作，要及時(shí)處理領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)文件的簽收與催辦，之后再進(jìn)行文件的回收、清退與銷毀工作，文秘的工作涉及企業(yè)很多知識(shí)，因此秘書必須要做好保密工作。第三，做好會(huì)議記錄工作。身為秘書應(yīng)當(dāng)緊跟領(lǐng)導(dǎo)的腳步，在領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)時(shí)，秘書要在身邊做好筆記，從而保證領(lǐng)導(dǎo)所說(shuō)的重點(diǎn)可以真正得到落實(shí)。第四，做好來(lái)訪的接待工作[2]。在領(lǐng)導(dǎo)有事外出而出現(xiàn)來(lái)訪者時(shí)，秘書必須要做好來(lái)訪接待工作，對(duì)來(lái)訪者時(shí)刻保持禮貌，讓其等待領(lǐng)導(dǎo)的回歸，或?qū)?lái)訪的重點(diǎn)記錄，等到領(lǐng)導(dǎo)回歸時(shí)再對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。

2.2 加強(qiáng)企業(yè)辦公室制度建設(shè)

企業(yè)辦公室的工作頗為繁雜，因此辦公室秘書的工作事項(xiàng)也十分繁瑣，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定一套完善的辦公室制度來(lái)進(jìn)行管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)制度的建設(shè)，并嚴(yán)格落實(shí)制度的執(zhí)行工作，否則秘書的工作就會(huì)變得雜亂無(wú)序。企業(yè)在制定制度時(shí)要有一定的法律基礎(chǔ)，并且制度要獲得員工的認(rèn)同，從而使辦公室管理機(jī)制更加健全，辦公室秘書的工作更加的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，以此提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，企業(yè)還要建立一個(gè)科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，用獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的方法恩威并施的使員工產(chǎn)生競(jìng)爭(zhēng)，以此激發(fā)員工的積極性，使秘書可以充分認(rèn)識(shí)工作的責(zé)任，從而有效的推進(jìn)秘書工作。

2.3 適應(yīng)客戶群體之間溝通的能力

應(yīng)轉(zhuǎn)變對(duì)于原有文秘工作的認(rèn)識(shí)，積極提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，應(yīng)用積極、優(yōu)雅的禮儀來(lái)接待每一位到訪的客戶，積極地去聆聽(tīng)客戶的切實(shí)需求，對(duì)于自己不了解的事項(xiàng)，則應(yīng)積極地去與相關(guān)人員溝通，及時(shí)將結(jié)果反饋給用戶，從而實(shí)現(xiàn)與客戶之間溝通的根本目標(biāo)。作為文秘人員，應(yīng)不斷提升自身的能力水平，接受新鮮的文秘工作知識(shí)，同時(shí)創(chuàng)新原有的文秘工作思維，在最大程度上幫助企業(yè)樹(shù)立良好的行業(yè)形象。企業(yè)可以組織文秘人員定期參加專業(yè)能力的再教育，使其能夠?qū)⑸鐣?huì)發(fā)展中的新型文秘知識(shí)、理論應(yīng)用在日常的工作中，同時(shí)實(shí)現(xiàn)提升溝通能力的目標(biāo)。

2.4 提高辦公室秘書業(yè)務(wù)能力

身為秘書，為了保證工作的順利進(jìn)行就要有足夠的業(yè)務(wù)能力，辦公室秘書應(yīng)當(dāng)成為領(lǐng)導(dǎo)安排工作的推動(dòng)者，其要能時(shí)刻理解領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，做好信息的收集工作，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提供信息，從而更好的幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行信息的處理，以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)讓秘書充分了解國(guó)家的各種政策和行業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展方向，從而使其可以把握企業(yè)的狀態(tài)[3]。企業(yè)應(yīng)當(dāng)使辦公室包括秘書在內(nèi)的所有員工積極參與到工作中去，落實(shí)企業(yè)工作，提高管理水平。企業(yè)要不定期的組織人員展開(kāi)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過(guò)程中注重辦公室秘書的工作業(yè)務(wù)能力，觀察秘書是否可以將理論應(yīng)用于實(shí)際實(shí)踐當(dāng)中，從而提高辦公室秘書的業(yè)務(wù)能力。

2.5 培養(yǎng)秘書的個(gè)人素養(yǎng)

秘書是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，因此這種工作對(duì)個(gè)人素養(yǎng)的要求很高。首先，秘書應(yīng)當(dāng)具備豐富的專業(yè)知識(shí)，從而可以應(yīng)對(duì)各種工作當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題。其次，秘書還要具備優(yōu)秀的品德，身為領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人，秘書必須要做到對(duì)人真誠(chéng)、守口如瓶、實(shí)事求是、踏實(shí)肯干的品格，從而使領(lǐng)導(dǎo)可以放心的將工作交給他。最后，秘書要有良好的智商與情商，秘書的工作一直是在各種人員之間充當(dāng)“中間人”的作用，因此，這項(xiàng)工作需要秘書具有良好的交際能力，其要懂得如何與人拉近關(guān)系，如何建立豐厚的友誼，從而便于領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所訴，秘書是現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中必不可少的一部分，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展、目標(biāo)管理、文化建設(shè)起到至關(guān)重要的作用，如今的秘書工作已經(jīng)不再像傳統(tǒng)的秘書范疇一樣狹窄，秘書工作的質(zhì)量好壞影響到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，為了提升秘書工作的最大價(jià)值，秘書工作需要做到規(guī)范化，高效化以及國(guó)際監(jiān)督工作開(kāi)展，從而讓秘書工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值。