事業(yè)單位檔案管理問題與優(yōu)化路徑探究

申紅

潞州區(qū)婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 山西長治 046011

1 事業(yè)單位在檔案管理工作中的不足之處

1.1 對檔案管理工作認識不足

檔案是事業(yè)單位發(fā)展的見證，也是將文字資料進行規(guī)范化整理的依據(jù)。從原則上講，各個事業(yè)單位都必須重視檔案管理工作，以此保證檔案、文件資料可以被完整的保存，便于日后的查閱與調(diào)研。但是，現(xiàn)實情況卻是部分基層事業(yè)單位并不重視此項工作，認為檔案管理工作任務(wù)過重，沒有充足的人手負責此項工作，所以就會聘請一些即將退休的老員工處理相關(guān)工作，從而影響了檔案管理工作的效率[1]。

1.2 不適應(yīng)信息化時代的檔案管理

檔案管理走信息化的道路是必然的趨勢，但是并不是說檔案管理就必須要完全信息化，實際檔案不僅有數(shù)字檔案，還有紙質(zhì)檔案，如何協(xié)調(diào)兩種檔案的管理是一個非常值得思考的問題，在信息時代，存在一種誤區(qū)，個別人認為信息時代的計算機可以代替很多東西，當數(shù)字化檔案建立起來以后，紙質(zhì)檔案就變得可有可無。實際這是對檔案的不負責的一種表現(xiàn)，是對事業(yè)的不尊重。無論紙質(zhì)檔案還是電子檔案都是事業(yè)單位為“中國夢”服務(wù)的見證，是永遠值得珍藏的。目前在事業(yè)單位的檔案管理工作當中，存在比較明顯的電子檔案和紙質(zhì)檔案管理不協(xié)調(diào)的問題，要么就是過分重視紙質(zhì)檔案而忽視了信息化對檔案管理的重要意義，要么就是過分重視電子檔案而對紙質(zhì)檔案的保存重視程度下降，這方面大部分紙質(zhì)檔案都是用塑料盒來進行保存，但是塑料盒特別易碎，不利于保管。

1.3 部分基層事業(yè)單位的檔案管理工作多頭化

事業(yè)單位的各項工作在不斷的進步、規(guī)范。基礎(chǔ)事業(yè)單位也要對檔案管理工作實行統(tǒng)一的管理，這樣才能使各種資源更好的運轉(zhuǎn)。但是，現(xiàn)階段我國很多基層事業(yè)單位的答案管理工作存在著整體性不強及多頭管理的問題，例如，人事資料由人事部門保管、會議資料及工作總結(jié)由秘書科保管、財務(wù)資料由財務(wù)科保管等，這樣的管理方式無法對事業(yè)單位的各項資料進行總體管理，也不便于日后的查閱與調(diào)撥，所以嚴重影響了事業(yè)單位的工作效率，也不利于事業(yè)單位的發(fā)展與轉(zhuǎn)型。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑探究

2.1 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

為了最大化的優(yōu)化檔案管理工作的模式，最重要的一點就是提高工作人員的綜合素質(zhì)，只有這樣，工作人員才能熟練運用各種計算機管理系統(tǒng)，高效開展檔案管理工作。可以選拔工作表現(xiàn)突出、責任心強的組織工作人員，派其進行技能學習，再將學習到的先進管理模式傳授給其他員工，以此提高整體員工的綜合素質(zhì)[2]。

2.2 與時俱進，提高檔案管理的服務(wù)水平

檔案管理是為大眾提供服務(wù)的，服務(wù)性強，特別是在大數(shù)據(jù)發(fā)展下，檔案在事業(yè)單位來說，有著越來越高的要求，一定要全面提升檔案管理的服務(wù)能力。第一，進一步培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識。進行檔案管理工作的時候，創(chuàng)新意識的培養(yǎng)很關(guān)鍵，不光是檔案管理工作的主要保證，還是檔案管理工作服務(wù)水平提升的支撐點。事業(yè)單位檔案管理的工作人員需要有大數(shù)據(jù)及信息化的思維方式，對于管理理念上要不斷創(chuàng)新，將事業(yè)單位的檔案管理人員加以重視起來。第二，檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，信息化的指導下，檔案管理工作是由內(nèi)部資源向共享型體制去發(fā)展，整體提升與社會發(fā)展相適應(yīng)的水平，不斷優(yōu)化、堅持用更好的服務(wù)理念，為事業(yè)單位發(fā)展提供健全的服務(wù)，突出信息服務(wù)的質(zhì)量及在檔案管理時的工作水平。

2.3 豐富檔案管理的方式

為了進一步加強基層事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，提高工作效率，首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)、單一的管理方式，利用先進的科學技術(shù)實行多樣化管理，最終實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴大基層事業(yè)單位檔案管理的儲存總量，還能大幅減輕單位的庫存空間，而且無紙化的檔案管理可以簡化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開展各項聯(lián)合工作。

2.4 檔案管理要做到共享

當前事業(yè)單位檔案管理普遍存在著條塊分割明顯的問題。一些事業(yè)單位的檔案館因考慮到檔案安全和社會責任，在資源方面不愿意和其他檔案館一起共享。但是，從數(shù)據(jù)價值角度來說，數(shù)據(jù)與檔案唯有實現(xiàn)真正的共享，才能切實發(fā)揮出最大的效用。所以，每一個事業(yè)單位的檔案館都需要強化合作，有效建立開放型的檔案共享平臺，把每一級的檔案館里所公布的數(shù)據(jù)和檔案，在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)公共平臺上公布出來，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)最大范圍的檔案資源共享及進一步的擴散。

2.5 加強對事業(yè)單位信息檔案資源的開發(fā)利用

要妥善解決事業(yè)單位檔案資料開發(fā)利用效率過低的問題，應(yīng)該積極完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的制度體系。首先，應(yīng)該加強以事業(yè)單位相關(guān)門戶網(wǎng)站為平臺的檔案資料庫的建立，通過完善事業(yè)單位外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)的檔案信息資源共享服務(wù)來更好地提升單位內(nèi)部檔案資源的開發(fā)利用率[3]。重要的是要積極健全相關(guān)的資源搜索渠道，為實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上查詢功能提供實現(xiàn)途徑。

3 結(jié)語

信息技術(shù)的快速發(fā)展,使其逐漸被廣泛運用在不同領(lǐng)域中,為各行各業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了有利條件,事業(yè)單位檔案管理是其在工作中的重要環(huán)節(jié),在具體進行管理過程中,應(yīng)該加強對信息技術(shù)的利用,促進管理工作的有效實施。使信息技術(shù)以合理的方式融入到事業(yè)單位檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的高效運作，推動信息技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益相結(jié)合的發(fā)展，同時大力推動國家信息技術(shù)的革新，在發(fā)展中進步，在進步中求新，共同致力于信息技術(shù)的繁榮。