基于信息化背景的企業檔案管理改革思考

孫洪超

中國航發哈爾濱東安發動機有限公司 黑龍江哈爾濱 150066

改革開放以后，社會的經濟發展和技術發展在逐步提升，在部分企業中，其管理手段和模式也在不斷地朝著信息化、科技化進行轉型發展。檔案管理在企業中管理中是比較重要的環節，其能夠為國家的檔案資源進行提供，同時也是企業在運營中的參考憑證。在檔案管理朝著信息化、數據化發展的過程中，由于創新思想的不足、傳統管理方式根深蒂固，這就導致信息化的檔案管理無法全面地進行開展和落實，因此必須將檔案管理信息化納入企業發展規劃中去，進行有計劃的創新發展。

1 現代企業檔案管理工作信息化建設的必要性

1.1 不斷增長的檔案數據規模

企業生產經營中，企業的檔案管理工作需要對生產經營中各環節的數據和操作進行記錄和存檔，隨著企業生產經營規模的不斷擴大，傳統的紙質檔案管理方式已經落后，檔案管理效率低下，難以滿足企業的發展需要。同時，信息技術發展越來越快，企業各部門的工作也需要進行信息化轉型。企業檔案管理工作必須要及時收集檔案數據，并對檔案數據進行高效的整理，才能確保檔案數據的準確、可靠，能夠及時、有效地提供給相關部門。隨著檔案數據規模的不斷增長，檔案類型也越來越復雜多樣，企業檔案管理部門必須加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理信息化水平，提升檔案管理效率[1]。

1.2 信息技術對企業辦公環境的影響

隨著信息技術的進步與發展，信息技術已深入到各行各業，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。對于現代企業來說，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內容及時有效地銜接，還能進一步提升企業的生產經營效率。對于檔案管理工作來說，將檔案管理系統與企業OA系統進行有效對接，能夠對企業的財務數據進行自動歸檔，使檔案數據得到實時的傳遞與分享，由此提升檔案數據的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環節的工作效率，是今后檔案管理工作的發展方向。

1.3 檔案對提高企業生產經營的作用

企業生產經營過程中，企業所掌握的生產經營環節的數據越詳細，做出的生產經營規劃就越全面具體，越有利于企業今后的發展。傳統的檔案管理工作對于檔案數據的利用不足，為企業發展所提供的有價值的信息也相對有限，無法發揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理能夠實現對檔案數據的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時性、有效性，確保檔案發揮對企業生產經營的積極作用。因此，對于現代企業來說，建立信息化檔案管理模式是企業檔案管理工作必須要實現的目標[2]。

2 企業檔案信息化管理的現狀及問題分析

2.1 信息化建設的設施利用率不高

在當前的部分企業中，其對檔案的管理進行了檔案系統辦公軟件的開發，并進行了使用，同時也引進了大量的計算機設備和管理設備。但是形式上的革新雖然做得比較好，可真正地進行檔案信息化管理的時候，由于信息化管理技術的不到位，導致部分設備的功能沒有被全面地利用起來。例如在部分企業中，計算機依舊被用于處理文字、收集數據以及進行檢索工作上，網絡設備部分實際的功能被忽視甚至是未被了解，這就導致信息化設備的利用率降低，檔案管理在互聯網中的參與程度下降。

2.2 檔案信息化的系統和規范建設不完善

在當前的企業市場中，普遍應用檔案管理應用系統，該系統雖然有較為長久的歷史，但是至今也沒有發展出既定得到體系和規模。經過相關的調查表明，檔案網雖然被建立起來，但是在全國普及方面還是沒有落實到位，這就使得國家檔案的數據庫難以形成較大的規模，同時導致檔案管理一體化依舊難以實現。其次，不完善的檔案管理標準制度，嚴重地阻礙了企業的檔案管理緊跟社會發展的腳步。

2.3 企業檔案信息化管理的技術型人才缺失

想要將檔案信息化管理制度進行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才進行創新的融入。人才是企業的發展中賴以生存的基礎，但是在部分調查結果中顯示，企業在檔案管理方面，尚未認識到人才的重要性，簡單地認為檔案管理工作人人都能做，這就導致檔案信息化技術型人才的缺失，管理人員的基本技能不足，素養不夠，在進行問題解決的時候考慮得不夠全面[3]。

3 企業檔案信息化管理的重點措施

3.1 普及信息化技術

信息化技術是檔案信息化管理的核心重點，在檔案信息化的工作中，首先，要在紙質辦公的基礎上，將電子檔案的信息技術進行應用和普及，電子檔案的開發是以計算機設備為載體，互聯網為媒介，將信息資源進行數字化，在便捷錄入、儲存、查找的基礎上，更能夠將信息資源進行深層次的開發和利用。其次，建立電子檔案服務平臺，將計算機設備進行合理的利用，建立完整的信息資源網絡，能夠將檔案資源形成面向社會的共享平臺，將傳統的紙質辦公、檔案室存儲辦公以及查找信息等繁雜工作，通過信息化設備轉變為電子辦公的形式，將加大信息資源的利用實效。

3.2 建立系統化的信息化體系

企業的檔案信息化管理在進行落實之前，首先要將信息化的思想意識進行及加強，在檔案信息化管理的認知上，不能夠局限于企業內部，應該將眼光放在整個市場經濟中，擴大信息的來源渠道，保證其能夠在社會建設和資源整合方面起到重要的作用。首先，制定系統的管理規劃，將信息化的檔案管理進行規模化，結合不同的檔案管理、信息載體以及檔案信息的利用等情況，從科學的角度進行全面的信息分析，才能夠進行規劃的制定，同時要將信息化設備等基礎的設施進行完善。其次，在當前完善規劃的基礎上，及時地進行長遠的系統規劃，將信息化管理設備進行功能上的開發，并拓展出更多領域的管理功能，能夠應對未來不斷變化的檔案信息形勢[4]。最后，在進行信息化管理的時候，要嚴格地確保檔案的信息能夠具有真實性、實效性。結合數字化建設，將檔案資源的可利用率提升。

3.3 組建高水平的信息化開發團隊

在企業進行信息化檔案建設的過程中，除了將信息化技術、信息化體系進行建立健全，同時也應針對基層人員進行合理的管理和配置，建立技能合格、素質合格、管理手段合格的信息化人才隊伍，健全人才管理制度，才能夠保證信息化管理得以實際的落實和發展。首先，企業的管理者應該認識到人才對于信息化檔案管理發展中的重要性，并及時地進行高質量人才的招納，嚴格地進行人才技能審核，將其專業的技能素養進行考察，并根據企業相應的發展情況和需求，進行不同類型人才的招納。其次，針對在職的人員，應該組織及時的信息化理念培訓，結合社會信息發展的趨勢以及市場經濟狀態，進行技能上、理論上、思想意識上的培訓引導，使整個基礎人員團隊能夠保持良好的工作狀態，具備工作積極性，不僅要有技術，還要有頭腦，能夠保質保量地進行信息化檔案管理的同時，又能夠積極地進行技能創新、理念創新。

3.4 創新檔案管理信息化機制

在當前的市場經歷體制下，企業內部的檔案管理工作也應該隨著社會條件的變化而變化。為了使企業能夠更好的發展，企業可以通過以下幾個方面來強化自身的建設：第一，確立崗位責任制，將具體的工作內容確認到每一個工作人員的身上。第二，制定相應的獎懲制度。通過科學的獎懲，從而提高企業內部工作氛圍的積極性。在確立以上規定時，要根據企業自身的特點進行制定，以科學的方法規范工作人員的行為，激發出工作人員對于工作的使命感。另外，提高對計算機軟硬件的管理，標注出需要注意的安全事項，保證信息的安全。

3.5 創新檔案管理信息化服務

為了保證企業的檔案管理符合時代的發展，要不斷的更新檔案信息化服務。例如，企業可以利用網上的檢索工具，來保證資源的共享。此外，企業還可以構建電子文檔信息中心，保證用戶能夠自主的進行電子文檔的上傳。同時，對于電子文檔的下載能夠保持多個平臺進行處理。通過創新檔案管理工作，轉變檔案管理的形式，使其變成開放式管理，以此滿足用戶的需求，適應經濟的發展。通過不斷使服務主體得到創新，實現網絡遠程檢索，主體多元化建設，從而滿足管理工作的時代需求。

4 結語

隨著企業生產經營規模的不斷擴大，檔案管理工作的價值日益凸顯，檔案管理信息化建設已成為企業檔案管理工作的必然趨勢。企業要發揮檔案的積極作用，就要結合自身發展情況，通過重新構建檔案業務流程、檔案信息資源的有效收集和整合，提高檔案服務能力等措施，加強檔案管理信息化建設，保證檔案管理信息化能夠真正為企業的長期發展創造更多契機。