當前基層檔案工作存在問題及對策研究

譚延良

淄博市交通運輸事業(yè)服務中心 山東淄博 255000

1 基層檔案工作存在的問題

基層單位對檔案工作的重要性認識不足，對檔案工作的重視程度不夠。社會的檔案意識由各行各業(yè)對檔案工作的認識共同構成。社會的檔案意識越強，對檔案工作就越重視，反之亦然。近年來，檔案部門通過報紙、網(wǎng)絡、電臺等媒體，不斷開展《檔案法》及其配套相關法律法規(guī)宣傳，同時積極與各部門單位聯(lián)動，開展檔案行政執(zhí)法檢查。但是，有的單位對檔案工作一知半解或全然不知《檔案法》，認為《檔案法》是部軟法，與本部門、本單位的工作職能無關，片面的認為檔案工作是檔案行政部門的事，因此對檔案工作重要性認識不足。有的單位認為檔案管理科室的設立與否無關緊要，對檔案管理工作不重視，致使相關人員配備不齊、設施配置不到位、工作開展困難。以上在主觀層面的認識不到位和對檔案工作的片面理解，影響了基層單位檔案工作的正常開展和不斷發(fā)展[1]。

基層單位檔案專業(yè)人才缺乏，人員整體素質有待提高。人是檔案管理工作中最重要的因素。建設一支高素質的專業(yè)人才隊伍，是做好檔案管理工作的首要條件，更是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。在基層單位，檔案管理人員的數(shù)量和質量直接影響著檔案工作的水平。目前基層檔案工作中普遍存在工作人員專業(yè)知識不足，專業(yè)人員隊伍不健全等問題。許多基層的機關、事業(yè)單位檔案工作人員身兼多職、事務繁雜，人員變換頻繁，工作交接不到位，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務知識培訓，導致檔案管理工作缺少系統(tǒng)性，出現(xiàn)資料收集不齊全不完整、劃分保管期限混亂等突出問題，嚴重影響了檔案管理和工作正常開展。

基層檔案工作經(jīng)費投入少，信息化管理水平不夠高。隨著科學技術的不斷發(fā)展和無紙化辦公應用技術不斷普及，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作已經(jīng)不能適應當前要求。許多基層單位的檔案工作受資金的限制，設施配備不到位、不完善，檔案資料保管條件不符合要求，不具備檔案“八防”的要求[2]。

2 加強基層檔案工作的對策及建議

在新形勢下，如何進一步加強檔案工作，切實解決當前檔案工作中存在的問題，使檔案事業(yè)健康發(fā)展。

提高思想認識，增強檔案管理意識。切實加強檔案工作的領導，依法依規(guī)把檔案事業(yè)發(fā)展列入發(fā)展規(guī)劃中，納入目標管理，列入領導工作議事日程，提高檔案工作在各單位的地位，與其他工作同部署、同考核、同獎罰，切實解決檔案工作中所必需的人力、物力、財力等實際問題。在思想觀念上提高對檔案工作重視程度，行動上主動作為、積極作為，由邊緣性工作向常規(guī)性工作轉變，確保檔案工作步入正常發(fā)展軌道。要經(jīng)常進行檔案知識的宣傳和普及，加快檔案工作的信息傳播，提高基層單位領導和職工的檔案意識，提高檔案工作的透明度。檔案管理部門可以采取多種形式，通過多種渠道傳播國家有關檔案工作的方針、政策和法規(guī)、本單位檔案工作的經(jīng)驗和其他兄弟單位對檔案工作的好做法，促使人們都來查閱和利用檔案資料信息，在使用上讓人們直接受益，從而關心和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。

建立和健全各項規(guī)章制度，做到有章可循。應根據(jù)檔案工作的原則、性質和要求，結合本單位的實際，制定各項相應的規(guī)章制度，包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)，使檔案工作有章可循、有法可依，實現(xiàn)檔案管理標準化和規(guī)范化管理。

提高檔案工作人員的綜合素質。政治上要堅定不移的堅持四項基本原則，自覺與黨中央保持一致，堅決貫徹黨的路線、方針、政策及國家的法律、法規(guī)。自覺的貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的一系列方針、政策。把堅持正確的政治方向方在首位，不斷提高政治修養(yǎng)；要有強烈的事業(yè)心和責任心，要有為檔案事業(yè)忠誠獻身的精神，要有甘為人梯的奉獻精神，不為名利，勤奮工作，熱情周到的為利用者提供服務。要尊重檔案、尊重歷史，維護檔案原貌和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和外形特征，也不能以個人的臆斷隨心所欲的鑒別檔案，要據(jù)實立檔、據(jù)實用檔、實事求是[3]。

加強培訓教育。檔案業(yè)務培訓是檔案工作的一個重要組成部分，在整個檔案管理中有著舉足輕重的作用。根據(jù)檔案工作新的規(guī)定和要求，檔案行政管理部門和業(yè)務部門可以因地制宜，因人施教，通過舉辦各種檔案業(yè)務培訓班等方式，提高檔案工作人員的業(yè)務水平。檔案工作人員也要發(fā)揚與時俱進的精神，探討和摸索新形勢下基層檔案工作變化的特點，從我做起，不斷充電，本著缺什么補什么的原則，不斷學習、不斷充實，樹立科學的思維方式，更新觀念，更新知識，在新的實踐中不斷總結經(jīng)驗，掌握新規(guī)律、新方法、新理論，不斷提高自身水平，以適應新時代的要求。

依靠科技手段，著力推進檔案工作的現(xiàn)代化。目前，我國檔案工作的計算機技術應用水平還比較低，為適應知識經(jīng)濟時代的需求，應高度重視和著力推進計算機先進技術在檔案工作中的廣泛應用。檔案工作現(xiàn)代化和自動化水平的高低，取決于計算機技術的應用程度。要充分運用計算機的發(fā)展，要從計算機技術的角度來重新審視檔案工作的傳統(tǒng)技術、做法，乃至理論，把傳統(tǒng)時代的劣勢扭轉為信息時代的優(yōu)勢，要在互聯(lián)網(wǎng)信息洪流中體現(xiàn)“檔案特色”。應當根據(jù)計算機技術的發(fā)展水平、特點、要求，改革原有的工作方式和工作原理。通過計算機技術的普遍應用，解決檔案管理中存在的問題。同時按照《檔案法》的要求，配置檔案密集架、計算機、空調(diào)、復印機、除濕器、滅火器等重要設施，明確相關的職責、范圍、權利、義務、方式，建立和完善檔案制度和程序，保障檔案事業(yè)科學化、規(guī)范化、制度化建設。