事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對策分析

秦韶華

山東省日照市五蓮縣洪凝街道辦事處 山東日照 262300

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理技術(shù)落后以及檔案管理意識薄弱

雖然我們是今天已進入高科技時代，但目前事業(yè)單位檔案的方法仍然是以紙質(zhì)材料為主，對于檔案數(shù)字化的管理還沒有普及[1]。相關(guān)硬件的缺乏使事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化能力缺乏，即使有相關(guān)的設(shè)備，但是由于內(nèi)存不夠，運行、計算能力不行而無法完全實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。檔案是重要文件，它具有權(quán)威性，一旦不及時保存或損壞，就無法再生和恢復(fù)。

1.2 數(shù)據(jù)更新慢而且缺乏完整性

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案資料統(tǒng)計工作每年只完成一次，導(dǎo)致不能及時掌握單位員工檔案的動態(tài)信息，不能為個人評價和管理分析提供可靠依據(jù)。這種狀況對事業(yè)單位選拔人才是不利的，對用人單位、綜合素質(zhì)好的員工都是不公平的。

1.3 檔案管理的設(shè)施不完善

事業(yè)單位檔案管理中缺少專業(yè)的部門，人員存在一定的不足，檔案管理技術(shù)水平落后，雖然部分單位構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但存在普及難度高，信息化不完善等缺陷，一定程度上成為信息孤島[2]。檔案管理的設(shè)備較為簡陋，檔案室防火、防盜、防潮保護措施不完善，當檔案存放時間過長時，導(dǎo)致檔案記錄字體的模糊不清、檔案丟失、檔案歸檔錯誤等事故發(fā)生。

2 事業(yè)單位檔案管理發(fā)展策略

2.1 建立電子檔案宣傳機制

建立電子檔案宣傳機制，更好的開發(fā)員工檔案，促進員工積極參與到電子檔案的建設(shè)工作中來，應(yīng)當建立必要的互聯(lián)網(wǎng)+檔案宣傳機制，促進員工更關(guān)注自己的電子檔案，調(diào)動員工積極參與的電子檔案信息的上報與傳遞工作當中，鼓勵員工形成檔案意識。重點應(yīng)當宣傳事業(yè)單位電子檔案的構(gòu)成，以及組織開展一系列的廣播宣傳，宣傳欄展示，公眾微信號推廣，達到普及電子檔案的目標。

2.2 建立專職檔案管理隊伍

事業(yè)單位應(yīng)有專門管理員工檔案的工作人員，要有單獨存放檔案的檔案室，不要一人多用，沒有更多的精力來管理檔案，消除檔案混亂現(xiàn)象，不讓員工檔案遺失事情發(fā)生，這才是對員工的負責，也是檔案管理者義不容辭的責任。

2.3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理標準

管理程序繁瑣檔案管理目前都是由各個單位有專門的部門進行負責的，而數(shù)字化的檔案管理可以省去其中的大部分步驟，效率有所提高。還要建立標準化的員工檔案管理流程，著力運用標準化的方式推動員工檔案管理工作的快速發(fā)展[3]。完善檔案管理工作制度，建立完善的檔案移交體系，優(yōu)化檔案管理工作的流程與步驟，進而提高檔案管理的專業(yè)性與規(guī)范性。通過有效的技術(shù)手段和信息化技術(shù)共享學(xué)習(xí)、培訓(xùn)經(jīng)歷，通過不同層次的網(wǎng)絡(luò)平臺展示員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷和培訓(xùn)經(jīng)歷，經(jīng)過體系化建設(shè)，形成詳細的員工電子檔案體系。

3 員工檔案資源重要性

3.1 減少檔案管理占用的空間

紙質(zhì)的檔案管理通常需要占用專門的檔案室，而事業(yè)單位的檔案由于人員的眾多，檔案的量也特別多，堆放起來占用的空間日漸增多，保存的時候往往會占用大量的空間進行保存，但是經(jīng)過數(shù)字化的檔案管理可以儲存在計算機中，儲存的資料只需要數(shù)據(jù)儲存空間足夠就行，檔案管理室的空間僅僅需要能夠容納相關(guān)硬件設(shè)備即可，可以減少檔案架所占用的放置空間，同時還能夠節(jié)約紙張，為環(huán)保助力。

3.2 便于檔案的查看調(diào)閱以及保存

紙質(zhì)的檔案保存在檔案室里，查看都需要按照相關(guān)規(guī)定申請查閱檔案，進行登記后才能夠進行調(diào)閱，整個過程不是特別地方便。但是經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案可以便于調(diào)閱，特別是在系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案可以隨時進行調(diào)閱，甚至多人在線查閱。紙質(zhì)的檔案通常需要經(jīng)過編號等來查詢，而檔案數(shù)字化，在系統(tǒng)中可以根據(jù)關(guān)鍵詞進行查閱，為檔案管理帶來更多的便利。普通的紙質(zhì)檔案在管理的時候，易混亂，即使是有相關(guān)目錄編號也會有相關(guān)的問題，人工處理的錯誤率大于機器程序運行。所以電子化檔案在管理的時候可以有關(guān)鍵字、編號、日期等多重查詢方式，可以避免奔波疲勞，為調(diào)閱整理工作帶來便利。檔案數(shù)字化能夠簡單地進行備份，僅僅只需要手動簡單操作就可以復(fù)制備份。保存也比較方便，不再能夠因簡單的物理因素而被破壞。

3.3 較少冗余人員的雇用

檔案管理人員在檔案管理室的工作主要就是整理檔案，對已有的檔案進行整理，合理安排新檔案的歸類編號等工作。檔案管理電子化之后，可以減少相關(guān)的工作量，已有的檔案經(jīng)掃描后也可以轉(zhuǎn)為電子化，極大地減少了工作量和后續(xù)保存工作，對于檔案管理的相關(guān)工作人員的人數(shù)需求也減少，利于減少事業(yè)單位檔案管理人員的雇用，這部分資金可以用于硬件的升級換代。

4 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理工作還存在著很多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q，同時我們也看到了檔案在事業(yè)單位工作中仍然起著重要作用，所以事業(yè)單位檔案的管理，全社會要高度重視，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的新情況新問題，給事業(yè)單位工作提供可靠的保障。所以各單位的檔案管理工作，要充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理檔案。檔案的信息化建設(shè)水平直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案信息化以及人力資源管理信息化建設(shè)的進程，必須加以重視。事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)、檔案信息利用和社會共享服務(wù)，是一項長期任務(wù)，事業(yè)單位必須做好相應(yīng)的基礎(chǔ)工作和人才準備。