事業單位檔案管理中存在的問題及對策

謝迎杰

（秦皇島市北戴河區人力資源和社會保障局，河北 秦皇島 066100）

當前，伴隨著經濟的不斷發展以及人員的缺乏，合理的對檔案進行管理是必然運行要求，基于此，對于事業單位來講，需要從根本上了解到檔案管理工作的作用，在之前原有的檔案管理過程中加以改進，全面分析檔案管理期間存在的不足之處，根據實際情況制定出完善的對策，從而提升檔案管理工作效率，促使事業單位檔案管理工作有效開展。

一、事業單位檔案管理期間存在的相關問題

（一）沒有加大對檔案管理工作的重視力度

在事業單位運行期間，其對于檔案管理工作的關注度較低，大體上表現在以下幾方面：

1、相關人員對于檔案管理工作的重視程度較低，簡單地認為檔案管理工作只是整理和抄寫文字，該項工作根本不會產生相應的經濟效益，受此種理念的影響，大多數人員均不會將關注度放在檔案管理中，如此一來，就影響了事業單位檔案管理水平的提高。

2、事業單位保管檔案措施不完善，在檔案管理工作中，檔案保存特別重要，一旦損壞產生的損失是非常大的。

3、沒有定期對檔案進行整理和更新；檔案管理有著很大的復雜性，產生這一現象的主要原因是因為沒有定期對檔案進行整理和更新，在管理期間毫無規律可言隨意放置，后期想找的時候確又無從找起，這從一定程度上消耗了工作的時間。

（二）檔案管理工作體系不夠健全

在現有的檔案管理工作開展期間，沒有根據實際情況制定健全的檔案管理體系，有的時候，是為了應付上級檢查而制定相關的體系，進而使得體系趨于形式化，并沒有產生實質性的效果，進而就導致檔案管理期間存在著諸多的問題。首先，檔案管理人員自身的專業性能力較低，知識掌握不全面，在工作期間沒有將檔案全部進行歸檔處理，使得檔案管理效率隨之下降。另外，有的人員工作態度不積極，沒有完成相關的工作，工作態度較為敷衍，致使檔案整理期間有著諸多的誤差。

（三）檔案管理信息化程度有待進一步提升

現階段，各個領域均是使用信息化技術進行工作的，針對于事業單位中的檔案管理工作而言，應用信息化技術是很有必要的。從當前情況來看，大多數事業單位均明確了解到了信息化檔案管理方式產生的作用，逐漸將信息化技術應用到了檔案管理環節中，這樣一來，既為檔案信息查詢提供了便利，同時還減少了成本輸出，不過，檔案管理信息化程度還存在著較低的現象，大多數檔案管理人員僅僅是將檔案信息記錄到計算機數據中，而不是規范性和高效率的應用檔案材料，受此種現象的影響，使得檔案管理水平下降，事業單位難以穩定開展。

二、強化事業單位檔案管理工作的基本對策

針對于以上事業單位管理工作期間存在的相關問題，事業單位必須加大對其的分析和解決力度，從不同角度入手進行詳細的探究，制定出相關的完善對策。

（一）加強對檔案管理工作的重視力度

當前，加強對檔案管理工作重視程度的關鍵在于轉變事業單位人員的自身理念，樹立正確的檔案管理意識。

1、對于事業單位來講，需要將檔案管理工作放在首位，做好該項工作的各個環節，大力激發檔案管理人員自身的積極性，提升信息收集和管理能力。

2、事業單位需要做好檔案保密工作，派遣專業人員來管理檔案，制定相關的保密協議，禁止和該項工作無關聯的人員進入檔案室翻閱檔案，并且還需要將加固措施落實于工作中，以此防止檔案發生泄漏現象。

3、要想增加工作人員對于檔案管理工作的關注度，事業單位還需要根據實際情況來制定健全的考核體系，將人員潛力激發出來，在規范人員行為的基礎上促使檔案管理工作朝著規范性的方向發展。

（二）加大對檔案管理體系的健全力度

要想提高檔案管理工作的效果，事業單位應當加大對檔案管理體系的健全力度。首先，根據事業單位對于管理工作提出的要求對相關的管理制度進行健全。其次，將監督效果有效的體現出來，在落實檔案管理制度的基礎上進行監督和管理。最后，強化各個部門和檔案管理部門之間的溝通以及交流，使得檔案管理工作高效率開展。

（三）做好檔案管理的信息化建設工作

當前階段，做好檔案管理信息化建設工作是很有必要的，其可以加快檔案管理工作的運行進程。1、使用計算機技術來制定規范的檔案管理系統，提升檔案的規范性和系統性，遵循不同的標準要求對檔案進行分類整理，以此提升信息的管理和利用效率。2、事業單位需要做好資金調整工作，加大對資金投入力度，定期對檔案管理人員進行培訓，提升人員計算機操作能力。

（四）對檔案管理中的硬件設施加以維護

在檔案管理期間，需要做好檔案管理工作設備的更新和改進工作，以此加快檔案管理工作的運行進程。對于檔案管理工作來講，能夠借助電子信息技術構建專業的檔案數據庫，這樣的話，可以為檔案歸檔管理工作的開展提供諸多的便利。再者，可以將事業單位的數據庫和網絡相互連接到一起，以此便于審核人員查詢想要的檔案信息。最后，做好檔案管理期間硬件設施的維護工作，可以在合理分配人員的基礎上推動檔案管理工作良好開展。

（五）明確了解檔案交接期間的工作內容

事業單位必須對檔案交接期間的工作內容加以確定，一旦檔案管理人員受不同因素的影響而辭職的話，當遞交辭職申請之后，管理檔案的人員必須在離職之前找尋能夠接手的人員，將管理中的問題和要點進行交接處理，而且還需要留下聯系方式，這樣是為了在檔案管理后期出現問題之后便于解決和詢問，以免發生管理漏洞。

三、結語

檔案管理工作是事業單位中的主要環節，在事業單位不斷發展的背景下，檔案管理工作逐漸朝著良好的趨勢邁進。不過從實際發展情況來看，還存在著諸多的問題，其中表現為信息化程度不高以及體系不完善等方面上，針對于此種現象，事業單位必須加大重視力度，優化自身理念，加大資金和技術等方面的投入，定期對人員進行培訓，在確定檔案交接內容的基礎上提升檔案管理水平，確保事業單位穩定運行。