企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

黃小麗

（海口經濟學院，海南 五指山 572200）

人力資源管理的系統管理是知識管理的核心，而人事檔案管理是人力資源管理的關鍵環節。隨著企業人力資源管理的不斷發展與創新，認識檔案的管理也隨之更新。隨著網絡信息技術的發展，傳統的人事檔案管理制度流程復雜，容易丟失和錯漏數據，已經不能適應企業的發展。現代企業制度的建立對人事檔案管理工作提出了更高的要求，改革人事檔案管理工作成為必然。

一、人事檔案管理對人力資源管理的重要性

（一）能給人力資源管理提供可靠真實的數據和信息

企業能夠通過整理和分析人事檔案，了解員工以往的工作經驗和經歷。以此為基礎分析出員工現在的工作能力，并對未來的發展潛力進行預測。人事檔案通過為企業的人力資源提供員工信息，提高人力資源管理工作效率，簡化人力資源管理的步驟。企業可以在人事檔案信息記錄的基礎上，根據員工的個人優勢進行工作安排，充分發揮員工能力，以免流失企業人才。總之，在人力資源管理中，高水平的人事檔案管理具有重大作用。

（二）有利于人力資源管理的合理配置

企業各部門可以通過人事檔案提供的有效信息進行信息共享。準確而具有時效性的信息在企業、部門、員工之間合理有序移動，合理配置企業資源，避免人才流失或者人才過剩，提高企業用人效率。

（三）有利于更準確地預測人力資源的需求

通過整理分析人事檔案，可以了解到企業的用人需求。企業根據人事檔案提供的真實有效的數據和信息制定人力資源計劃，為企業未來的發展選拔和培訓人才。

二、我國企業人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料片面，缺乏真實性

很多人事檔案資料以贊揚為主而對過失絕口不提，使企業無法綜合分析人力資源狀況。數據作假嚴重，甚至出現個人記載前后不一的情況，對人力資源管理工作造成不利影響。

（二）企業檔案管理機制不夠靈活

在激烈的市場競爭下，企業的用人機制千變萬化，然而，企業檔案管理機制仍然呆板僵化與企業的靈活的人才機制不相匹配。企業通過合同協議等方式約束員工，人事檔案只起參考作用。在招聘時，企業重視員工的個人能力，而對員工的過往工作經歷了解不足。在激烈的人才競爭中，很多人為了更高的薪酬或者個人興趣選擇跳槽。然而，當協議簽訂后回原單位取回人事檔案時發現檔案被扣留，致使死檔棄檔、人質檔案、虛假檔案現象層出不窮。另外，過快的企業人才流動使企業將常處于人才短缺的情況下，使人事檔案管理處于“被管理者市場”，造成企業人力資源管理機制無法充分發揮其管理和服務職能。

（三）企業人事檔案的管理方法較為落后

信息技術在各個領域的廣泛應用，給人們的工作和生活帶來了很多便利。然而，很多企業和部門仍然手工填寫檔案袋資料，速度慢，容易出錯。有的企業只是使用計算機簡單的整理人事檔案，對計算機利用率低。落后的企業人事檔案管理方法，效率低下，不能適應現代企業的發展，給人力資源管理帶來不利影響。

三、對人事檔案管理工作的建議

（一）改革創新現有的檔案管理制度

很多企業人事檔案管理存在管理資金不足、管理人員短缺、設備落后等問題，企業要完善管理體制，建立現代化的信息管理系統，運用網絡信息技術系統的整理，科學開發、利用人事檔案，進行集中管理，以推動人力資源管理工作高效運行。另外，企業可以建立人事檔案信息數據庫，確保信息的真實性、時效性和全面性并儲存在數據庫中。在招聘時，企業可以在數據庫中直接查詢、檢索、分析、統計生成各種企業所需的名冊和表格，充分發揮人事檔案的作用，提高人力資源管理工作的質量和效率。

（二）加強人事檔案的真實性

人事檔案管理人員要遵循實事求是的原則做好人事檔案信息的手機工作，收集完成后要進行核對，避免前后矛盾。其次。在全民范圍內普及檔案法規，提高公民的檔案合法意識，任何檔案調動和使用都必須符合規定程序和制度。此外，鑒于無處不在“虛假檔案”等違法現象，政府要及時修改和完善檔案法，加大執法力度，對違法行為給予嚴懲，維護正常的社會秩序。最后，企業要做好檔案信息的鑒定及監督工作，嚴格把關檔案信息來源，保證信息真實可靠，避免為企業正常運行和發展帶來比必要的隱患。

（三）提高人事檔案管理工作人員的專業素養

作為檔案工作的主體，檔案工作人員的科學文化素質，業務素質和職業道德素養是提高人事檔案工質量的關鍵，人事檔案管理的工作人員必須具備較的職業道德素素質，自覺抵制社會不良風氣，有較強的企業責任感。熟練掌握網絡信息技術，加強專業素養，提高人事檔案管理能力。要樹立高效、快捷、優質服務的管理理念，能對管理體制長信提出自己的建議。加強與各部門的溝通協作，進行信息交換和共享，為企業人力資源管理提供優質信息，促進企業各個環節健康有序運行。

四、結束語

人事檔案在企業人力資源管理中不可或缺，它為企業選拔人才提供第一手資料。保證人事檔案信息的真實性、及時性和全面性是提高企業人力資源管理水平的關鍵。互聯網技術的發展對我國企業人事檔案管理工作提出了新的要求。企業要改革創新現有的檔案管理制度，充分利用網絡信息技術提高人力資源管理工作的質量和效率。政府普及檔案法知識，嚴格管理“虛假檔案”等違法現象。加強員工培訓，不斷提高人事檔案管理工作人員的業務素質、科學文化素養和職業道德素養，推動企業可持續發展。