淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

萬莉

德才裝飾股份有限公司 山東青島 266000

1 建筑工程資料管理問題

1.1 施工檔案整理缺乏時效性

建筑工程項目需要整理的資料比較多，同時工程資料需要記錄和保留的信息資源也比較廣，如果不能及時將前期設計圖紙資料、施工過程中當天的施工技術資料等進行記錄，就會造成資料的缺失、混淆，因此施工檔案整理工作缺乏時效性。

1.2 資料管理制度存在疏漏問題

建筑工程資料管理制度是在建設過程中約束資料管理人員進行精準記錄、真實反映的保障，更是考核管理人員對自身工作職責是否明確的標準。現階段大部分施工企業都沒有建立完善的資料管理制度和監督部門，在實際運用過程中缺乏具體執行力度，導致實踐效果不理想[1]。同時資料管理制度存在疏漏問題也表明了管理人員缺乏管理意識、不能明確自身工作崗位的重要性，嚴重影響建筑工程施工建設工作的順利進行

1.3 檔案管理意識淡薄

在建筑工程建設過程中，施工單位往往更多地關注于施工進度、施工安全和項目管理等方面，檔案管理人員多為項目組兼職人員，缺乏檔案管理經驗，甚至未經過相關的檔案管理培訓，導致檔案收集及時性、完整性、有效性降低。

1.4 專業素質能力較低

檔案工作是對專業知識技能要求較高的領域，檔案管理是一門綜合性較強的學科，要想提高檔案管理水平，掌握系統而全面的理論知識固然重要，但更要在長期實踐中積累豐富的經驗，要有良好的職業素養。機關檔案管理一直滯后的原因中，人員素質是主要矛盾，機關各部門中最為缺少的就是檔案管理人員，現有從業人員業務水平低、能力差，導致機關檔案管理工作開展存在掣肘。究其原因，檔案管理人員工資低、福利差，很難獲得職務晉升的機會，自然無法吸引高素質專業人才。特別是在信息化飛速發展的時代，在所有的檔案資料中，電子檔案占比不斷提高，管理人員還要具備熟練操作計算機軟硬件系統的能力，能以先進的技術進行檔案管理，如，復印、縮微、錄像等。

2 建筑工程檔案資料管理

2.1 大力引進先進設備

若保存不當，紙質檔案就會出現損壞，諸如蟲蛀、霉變等無法逆轉的狀況。所以，工程建筑企業需增強對先進設備的引進，推動檔案信息化管理進程，通過科技的力量來促進檔案管理工作質量與效果的提升。其次，還應結合類型與規格對工程圖紙、技術數據等相關檔案予以分類管理，方便檔案需求時可以迅速的進行查閱。其次，對檔案予以信息化管理，并不是完全的放棄傳統管理工具，而是在引進先進設備的基礎上，通過傳統基本工具對檔案設備進行優化，促進工程建筑企業檔案管理工作的順利進行[2]。就工程建筑企業檔案而言，包含各項資料，所以需適當的提升設備采購資金，引進RFID系統，其和傳統檔案信息化讀取方式相比之下，速度要快100倍，更加利于工程建筑檔案信息化管理。

2.2 設計、編訂、實行完整的檔案管理制度方案

要想保證檔案管理工作的實效性，首先施工企業高層領導必須要大力支持和配合檔案管理人員工作，要適當借鑒西方國家的檔案資料管理制度，根據實際施工情況來設計并編訂完整的、系統的檔案資料管理制度。其次建筑工程建設過程中，管理人員必須將檔案資料收集、檢查、整理等工作內容進行精準、細致劃分，保證檔案管理工作人員組織能深入到整個施工流程中，以此提高工程資料的真實性、準確性、完整性。最后，管理人員要有愛崗敬業、持之以恒、認真負責的工作態度，以此提高管理人員工作質量和效率。

2.3 提高工作人員的能力和素質

為了有效的保障建筑工程施工資料的真實性和完整性，單單依靠資料整理人員是遠遠不夠，還需要各個部門的支持和密切配合。因而，施工單位要根據我國對施工標準及規范的調整多多組織相關人員進行技能業務的培訓，以此提高他們的專業能力和業務素質，如施工現場驗收、施工工藝記錄等等。對建筑工程建設而言，施工現場的資料整理人員是非常重要的一環，身上擔負的責任也是巨大的，不但要對施工現場的資料進行收集整理，還要認真仔細的將施工活動記錄下來，當部分分項工程需要進行驗收的時候，他們還必須要參與其中，做好相應的記錄。所以，只有具備過硬的能力和素質，掌握各種資料整理軟件，了解施工的各個流程，有較高的識別能力，才能成為一名合格的資料整理人員，做好建筑工程施工資料的收集、整理工作。

2.4 檔案整合分類歸檔，完整保留工程資料

大部分施工流程圖紙和施工技術資料都在相關技術人員和各環節負責人手中，因此資料員必須先將設計圖紙和施工技術資料進行回收并做好整理和分類工作。其次資料管理人員必須要精準記錄、真實反映施工問題并讓負責人進行簽字，進而保證建筑質量管理和監督工作的實效性，確保編輯檔案在后期使用過程中具有使用性價值[3]。建筑工程檔案管理應該按照年份進行保管，將不同工程項目、不同施工環節資料進行嚴格劃分，并在工程結束前做好工程資料的檢查、審核、完善、整理、分類工作，并在竣工結束后將驗收情況進行整理并歸檔，完成妥善保留、移交工程資料。

3 結語

當前社會已經充分認識到了建筑施工管理領域中信息化技術的重要性。在實際管理中，對這些信息化技術進行科學利用，可以將企業的工作合作水平有效提高，并可以更好地促進資源的流動、共享速度加快，進而將企業的管理效率和水平提高。同時可以使企業的運維成本得到節約，確保企業具有更強的競爭力。因此這類企業必須和時代發展保持同步，積極運用信息化技術開展管理工作。