制造企業(yè)內(nèi)控管理制度的建立與完善分析

尹雪芳

（廣東亨通光電科技有限公司，廣東 東莞 523808）

建立健全的企業(yè)內(nèi)部控制體系，使得企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)境下更具競爭力和影響力，穩(wěn)健經(jīng)營的發(fā)展模式，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部資源調(diào)配，合理規(guī)劃各項經(jīng)營活動，資源進(jìn)一步得到優(yōu)化，降低不必要的損失，從而保障所有者權(quán)益。企業(yè)按內(nèi)控管理的流程操作、標(biāo)準(zhǔn)化、固化在日常運(yùn)營工作中，嚴(yán)格按內(nèi)控制度執(zhí)行，對內(nèi)控設(shè)計與運(yùn)行監(jiān)督、考核，整體實力和工作效率得到改善，提升企業(yè)管理，經(jīng)濟(jì)增加值最大化。

一、企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的主要問題

（一）組織架構(gòu)設(shè)置及管理職權(quán)存在缺陷

企業(yè)沒有完善的組織架構(gòu)，職責(zé)不清，出現(xiàn)職能重疊或空白，引起有些事情沒人做，有的事情很多人做，溝通不暢，執(zhí)行力差，增加溝通成本、效率降低。企業(yè)雖然已建立企業(yè)組織架構(gòu)，但是，當(dāng)日常工作職責(zé)發(fā)生變化時，相關(guān)管理制度沒有及時進(jìn)行更新，引起管理制度存在與實際不符，沒有很好地發(fā)揮作用。

（二）內(nèi)控體系不健全，缺乏內(nèi)部控制監(jiān)督

制造企業(yè)都普遍存在內(nèi)部控制體系不健全，流程缺陷、管理制度缺失、且缺乏內(nèi)部控制審計。企業(yè)風(fēng)險管理意識不強(qiáng)，管理人員能力薄弱，責(zé)任心不強(qiáng)，由于沒有完善的內(nèi)控體系，授權(quán)管理、流程圖設(shè)計，有制度但沒有和企業(yè)內(nèi)部日常管理相結(jié)合，又或者存在兩套不同制度、流程運(yùn)行的問題，種種內(nèi)部控制缺陷導(dǎo)致沒有及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)風(fēng)險；企業(yè)內(nèi)控制度與流程是對實際業(yè)務(wù)操作的指導(dǎo)與約束，由于實際業(yè)務(wù)發(fā)生變動而未能及時修改、完善的內(nèi)控制度流程未能發(fā)揮其該有的控制作用，易造成企業(yè)違反國家法律法規(guī)行為，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益嚴(yán)重?fù)p失。企業(yè)缺乏對內(nèi)部控制設(shè)計與運(yùn)行的有效性進(jìn)行監(jiān)督、評價，沒能定期或不定期進(jìn)行內(nèi)部評價工作，或是對一般缺陷和重大缺陷沒能及時整改、修正流程與制度，導(dǎo)致企業(yè)風(fēng)險無法及時規(guī)避和對風(fēng)險做出應(yīng)對措施。這些問題反映企業(yè)內(nèi)部控制存在缺陷，企業(yè)風(fēng)險意識低，企業(yè)在經(jīng)營管理中應(yīng)引起高度重視，完善內(nèi)部控制體系。

（三）企業(yè)業(yè)務(wù)層面管理缺陷

企業(yè)業(yè)務(wù)層面管理不規(guī)范，例如:企業(yè)采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)單據(jù)之間鉤稽關(guān)系不足，原輔材料申購計劃性不強(qiáng)；企業(yè)銷售管理制度及流程，存在缺失客戶開發(fā)、報價管理、客戶資信管理、訂單合同管理、應(yīng)收款管理、回單管理等方面管理辦法或制度；企業(yè)評定相關(guān)指標(biāo)缺少必要的證據(jù)，出現(xiàn)評估相關(guān)的經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營狀況、管理狀況、關(guān)聯(lián)交易和風(fēng)險表露等指標(biāo)存在很大的主觀性，沒有相關(guān)的證據(jù)支撐。企業(yè)無法真實的了解情況，同時也無法對指標(biāo)提出建議。企業(yè)財務(wù)管理制度及流程，缺失財務(wù)會計核算及日常財務(wù)管理涉及方面管理制度。如：空白票據(jù)管理保管存不相容職務(wù)：支票等空白票據(jù)由出納保管并使用，使用人與保管人未分離；倉庫物資管理：存在領(lǐng)料單、外購入庫單，保管員、領(lǐng)料人、審批人簽字為同一人字跡。外購入庫單制單人與審核人為同一人等等。可能導(dǎo)致單據(jù)審核失效，無法及時發(fā)現(xiàn)錯弊；工程項目流程梳理，企業(yè)在招標(biāo)、過程管控、驗收、付款等方面管理辦法或制度缺陷，招標(biāo)文件中對施工單位資質(zhì)約束不足招標(biāo)文件中對投標(biāo)單位資質(zhì)的要求不夠明確，可能造成無資質(zhì)或資質(zhì)不合格的單位中標(biāo)，影響工程質(zhì)量；施工材料檢驗不夠嚴(yán)謹(jǐn)，施工材料的品牌、規(guī)格等直接影響了工程整體的結(jié)算價格、質(zhì)量，有效的材料檢驗程序能防范施工單位欺詐風(fēng)險。

（四）信息化管理薄弱

企業(yè)資源管理通過傳統(tǒng)的手工管理或是對信息化系統(tǒng)不重視，導(dǎo)致業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點缺失控制，缺乏信息化系統(tǒng)對企業(yè)資源進(jìn)行管理，信息管理系統(tǒng)管理存在缺陷。如：系統(tǒng)賬號權(quán)限問題：離職賬號未及時禁用；長期無登陸記錄的賬號未清理；異動員工原崗位權(quán)限未及時收回；權(quán)限分配存在將不相容職責(zé)未分離或者分配冗余權(quán)限的情況；系統(tǒng)管理員既具有系統(tǒng)管理又有應(yīng)用操作的權(quán)限；密碼設(shè)置方面系統(tǒng)中未設(shè)置密碼策略，無密碼復(fù)雜度控制，系統(tǒng)中用戶密碼設(shè)置大多較為簡單，部分用戶直接使用初始密碼；數(shù)據(jù)管理方面：系統(tǒng)中存在數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確、不及時或遺漏錄入的情況，差異數(shù)據(jù)調(diào)整流程不規(guī)范；系統(tǒng)中的明顯異常數(shù)據(jù)長時間無人處理，如投入產(chǎn)出異常等。

二、制造企業(yè)成本內(nèi)控管理的優(yōu)化對策和建議

（一）完善組織治理機(jī)構(gòu)及授權(quán)體系

內(nèi)部控制是由企業(yè)高層管理員、中層管理員、基層員工等全體人員共同參與、執(zhí)行的，圍繞經(jīng)營發(fā)展中各項經(jīng)營業(yè)績指標(biāo)開展工作并執(zhí)行落實進(jìn)行過程管控。企業(yè)應(yīng)完善內(nèi)部控制組織架構(gòu)設(shè)計，優(yōu)化組織架構(gòu)設(shè)置及完善職權(quán)劃分，職能部門職責(zé)明確、建立授權(quán)審批體系，杜絕不相容崗位由一人擔(dān)當(dāng)情形。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定組織架構(gòu)圖、業(yè)務(wù)流程圖、崗位說明書和權(quán)限指引等內(nèi)部管理制度，對員工進(jìn)行內(nèi)控流程、制度學(xué)習(xí)，使得每位員工了解和掌握組織架構(gòu)設(shè)計及權(quán)責(zé)分配情況，正確履行職責(zé)。

（二）建立控制體系及審計機(jī)制

建立健全的內(nèi)部控制體系及審計機(jī)制，規(guī)范企業(yè)制度體系編制、修訂及后續(xù)管理，使企業(yè)制度規(guī)范化、體系化。企業(yè)高層管理員高度重視內(nèi)控體系的建設(shè)工作，將內(nèi)控體系文件與管理制度流程進(jìn)行融合，實行一套制度進(jìn)行管理，將內(nèi)控融合到日常管理實際中，指導(dǎo)和規(guī)范企業(yè)日常管理工作，提升管理效率及效益。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，完善內(nèi)部控制設(shè)計，制定內(nèi)部控制審計實施辦法。如：績效審計實施辦法，經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計實施辦法、內(nèi)部審計質(zhì)量控制管理辦法、研發(fā)費用審計實施辦法、關(guān)于建設(shè)工程類招標(biāo)文件及相關(guān)合同擬定注意事項的指導(dǎo)意見、工程項目監(jiān)理單位委托管理辦法、基建工程審計操作指引、工程審核管理辦法、工程造價咨詢單位考核管理辦法、內(nèi)部審計專家?guī)旃芾碇贫取⑸a(chǎn)循環(huán)審計共性問題的指導(dǎo)意見等。企業(yè)重視實施獨立監(jiān)督的有效性，管理層的內(nèi)部控制自我評估的有效性。企業(yè)審計監(jiān)察部根據(jù)制度要求及內(nèi)部管理的需要，確定內(nèi)部控制審計項目，列入年度審計工作計劃。企業(yè)審計監(jiān)察部應(yīng)在實施內(nèi)部控制審計前一日向被審計單位送達(dá)審計通知書，經(jīng)過批準(zhǔn)又或者直接持審計通知書實施審計。

（三）完善內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面流程設(shè)計、內(nèi)控制度

企業(yè)針對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行內(nèi)控現(xiàn)狀的調(diào)研，基于調(diào)研結(jié)果整理并匯總內(nèi)控缺陷，并有針對性地提出了整改建議，將缺陷整改落實各責(zé)任主體，確保內(nèi)控缺陷能得到落實環(huán)節(jié)。企業(yè)完善業(yè)務(wù)層面的流程、建立制度流程定期修改、完善機(jī)制，特別是對于業(yè)務(wù)職能發(fā)生改變而導(dǎo)致企業(yè)實際的業(yè)務(wù)操作與審批流程發(fā)生變動的，企業(yè)應(yīng)及時對內(nèi)控流程進(jìn)行修改、完善，以提高內(nèi)控流程對業(yè)務(wù)的適用性與指導(dǎo)性。企業(yè)加強(qiáng)風(fēng)險點識別與管理，形成事前事中事后的全周期管理與控制，企業(yè)對于財務(wù)風(fēng)險應(yīng)建立應(yīng)急處置機(jī)制與制度，對于發(fā)現(xiàn)的問題有效處理，最大限度減少制造企業(yè)損失。如：支票等空白票據(jù)應(yīng)由會計員保管，出納領(lǐng)取并辦理相關(guān)業(yè)務(wù)；會計每月應(yīng)檢查系統(tǒng)賬務(wù)情況，對存在的差異或需調(diào)整事項的會計科目，對其進(jìn)行調(diào)查，取得確鑿依據(jù)后報財務(wù)負(fù)責(zé)人審核，并按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行相應(yīng)處理。梳理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的不相容職務(wù)，梳理系統(tǒng)中各級人員權(quán)限，確保在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中審核、審批實質(zhì)有效。資產(chǎn)管理流程梳理工程項目確需要施工資質(zhì)的，在招標(biāo)文件中需明確投標(biāo)單位資質(zhì)類型、資質(zhì)等級等，并利用政府平臺或?qū)I(yè)網(wǎng)站認(rèn)證核實資質(zhì)信息，無資質(zhì)或資質(zhì)不符合要求的，不得參與招標(biāo)。根據(jù)施工單位投標(biāo)文件、施工合同等，加強(qiáng)對施工過程中所需物資的管控，建立有效的查驗、檢測程序，并將過程記錄以存檔備查。

（四）完善信息系統(tǒng)管控，提升信息系統(tǒng)使用效果

信息化管理應(yīng)涵蓋企業(yè)所有資源管理，從資源管理信息化、辦公室信息化管理，企業(yè)的信息化建設(shè)能促使企業(yè)辦事程序和管理程序更加合理，從而有助于增強(qiáng)企業(yè)的快速反應(yīng)能力，能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)資源的合理運(yùn)用，提升企業(yè)整體管理水平。企業(yè)制定或完善信息系統(tǒng)賬號權(quán)限（包括一般用戶及管理員用戶）管理相關(guān)的規(guī)章制度，明確賬號創(chuàng)建、凍結(jié)、清理，權(quán)限分配及調(diào)整相關(guān)的內(nèi)容；企業(yè)加強(qiáng)用戶的信息安全意識宣貫，妥善設(shè)置、保管系統(tǒng)密碼，盡量通過系統(tǒng)配置密碼策略。企業(yè)加強(qiáng)系統(tǒng)中源數(shù)據(jù)錄入的管理，確保及時、準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù)，加強(qiáng)對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的審核，并關(guān)注系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)，及時分析異常原因并規(guī)范處理。企業(yè)持續(xù)推進(jìn)信息系統(tǒng)的優(yōu)化調(diào)整，提升信息系統(tǒng)的使用效率和用戶滿意度，提升信息系統(tǒng)的使用效果。