試論審計檔案信息化的安全與維護

阿尤石西

四川省涼山州美姑縣審計局 四川涼山州 616450

隨著時代的不斷發展，各行各業的工作模式都因為計算機技術的應用而發生了巨大的改變。而對于審計檔案工作來說，不論是從管理模式，還是檔案的形態上來說，都產生了本質上的改變。信息化管理模式的應用為檔案管理者帶來方便的同時，卻又不得不面臨一個棘手的問題，應如何維護數字檔案信息安全。

1 審計檔案信息化的維護

首先，從審計檔案數據的儲存模式上來說，由傳統的紙張存儲，變為如今的信息化存儲。因此，在開展檔案信息化維護的過程中，首先要保證所存儲的數據是安全穩定，準確的。在能保證數據存儲的同時，也應當能保證數據能夠長時間的進行保存。目前壽命最長的數據存儲載體為光盤，但是其最長的壽命也不過20-30年。因此，檔案管理人員應當在數據維護的過程中定期對數據的存儲情況進行檢測，同時每一份文件都要設置備份，以便信息丟失時能夠及時的將信息回復。對于特別珍貴的資料，則不建議只儲存在光盤上，而應該既設置備份，也將其錄入到能長期保存的載體中，另外拷貝至微縮膠片和紙張上[1]。

其次，當數據存儲方面的需求得到保證時，審計工作者又將面臨著數據安全維護的問題。新時代下的檔案管理工作人員需要具備以下幾項安全防護技能：

要定期清理計算機，這些文件雖然不涉及檔案信息，但是其中可能隱含著木馬，套取用戶信息。因此，來路不明的文件堅決不要打開，定期刪去，降低計算機的安全隱患。

對機密信息實施加密保護，只要曾經處理過檔案信息的載體，都應當實施加密措施，對于機密文件的傳輸，更應當設置多重加密，建立內部數據系統的防火墻，保證系統不受到任何一種形式的破壞。

1.1 要保證數字檔案信息存儲的真實性

傳統的紙質文件，由于文件的內容是難以篡改的，所以在數據的真實性這方面則能夠很好的保證，即使數據有了篡改，也很容易在文件的表面留下痕跡。但是電子化的信息完全不具備上述特性。因為信息在整理、收集、處理、調取以及保管的各個環節中都有可能對數據的內容造成影響，另一方面由于系統更新換代時，文件存儲格式的轉變則隱含著數據轉換處理失真的問題。

1.2 技術更新換代所帶來的信息難以讀取的問題要克服

審計檔案管理工作的發展與計算機技術的發展應當是同步的，因此，隨著時間的不斷推移，審計檔案的存儲方式，存儲格式也必須進行不斷的更新才能適應最新的檔案管理系統。但是目前我們面臨的問題是其他檔案系統與審計檔案管理系統間的兼容性是相當一般的。因此，建議研發人員在進行檔案系統的開發時，一定要考慮到不同系統間的數據兼容性，審計工作的開展不是獨立的，而是相互協作的，尤其是與財務部門間的協作是最為密切的。故而，在進行系統研發時，需要考慮到財務管理軟件與檔案管理軟件之間是否互通，兩者能否無縫的銜接運行[2]。

建議研發人員在操作系統更新換代之時，也保留老系統，或是為新系統的升級做出一系列的過渡工作，只有這樣才能保證數據在計算機技術的發展性也有著可控性和可讀性的功能。

1.3 建立健全數字化檔案管理工作制度

數字化檔案從錄入到調取涉及到多個工作環節，而一旦任何一個環節出了差錯，都將影響到都數據存儲的準確性。因此，管理者需要將各個環節的工作予以細化，并將工作職責體現在工作管理制度中。同時施行責任化的管理制度，保證分工明確，責任到人。檔案管理工作模式的變革，涉及到的工作內容是多樣的，而不是單一的，必須要建立與之相適應的制度和機制，明確改革的方向，只有這樣檔案信息化管理工作才能夠有條不紊的開展[3]。

1.4 提升檔案管理人員的工作素質以及道德素質

檔案管理者工作素質的好壞，能決定著工作開展的優劣。因此，為了使信息化檔案能夠發揮出最大效能，管理人員應當加大對檔案管理人員的培訓力度，一方面要強化其計算機的操作水平，另一方面要增強其檔案管理知識水平。及時的將最新的檔案管理方面的政策傳達給職工，使員工工作的開展能夠與時俱進。不僅如此，在日常工作的開展中，應該時不時的對員工開展思想政治教育，強化其工作的責任心與保密意識的培養。只有這樣才能為單位培養出一批有能力，有素質，有水平的復合型檔案工作人才[4]。

2 結語

總而言之，審計工作的開展，應當嚴格按照以下三條原則進行：第一，保證檔案信息長期存儲的有效性；第二，保證檔案信息的存儲是安全的，不被泄露的；最后，要保證所存儲的檔案信息是原始真實的。事實上，隨著技術的發展，這些要求都是很容易實現的。但是，信息安全將一直是檔案安全維護工作中的重點。因此，在將開展審計檔案管理信息化維護的過程中，應當重點對信息安全這方面的工作多加重視。