構建集團財務集中管理系統

文/劉明 艾強

集團財務集中管理系統是以信息系統為承載平臺，通過建立財務共享服務中心，將集團單位的價值目標和核心競爭能力共同融合在集團管理的財務管理業務中，使其成為集團價值體系的支撐系統。該系統具備整合資源和集中管理的優勢，一方面可以將供應商、渠道商、商業合作伙伴、市場需求和集團內部財務部門及其它組織的信息資源高度整合，提高整條供應鏈的效率，降低運行成本，提升本集團業務的增值空間；另一方面實現集團單位內部信息資源的集中管理，尤其是對財務規則和財務計劃的集中管理，在集中管控資金風險的同時提高資金使用效率，充分滿足集團單位對財務管理的全方位需求。

1 項目背景

筆者所在單位是一家省級廳局級集團單位，有30多家直屬單位和500多家三級單位（賬套），單位地域分布廣，涉及業務復雜。以傳統方式進行財務管理存在著整體管控弱、財務計劃控制難、核算不精細、財務行為不規范、異地管理成本高效率低等突出問題，因此急需構建一套集團財務集中管理系統，實現以財務管理為核心的各類資源的高效運作和規范管理。

2 項目建設目標

集團財務集中管理系統項目的建設目標是：建設基礎數據規范、核算體系統一、資金集中管理、風險集中管控且基于網絡平臺的財務集中管理系統，從而構建與組織架構相適應的會計核算體系，保障集團統一的會計制度的貫徹執行，準確掌握各成員單位的詳細財務信息及資產變動情況，加強流入流出資金的核算管理及現金流分析，實現集團內部資金資產調撥和集團對賬。

3 項目實施

面對這樣一個大項目，項目實施前應做好相應準備工作。首先要成立項目組，項目組成員至少應由有相關項目經驗的計算機網絡專業人員及財務人員共同組成，也可包括其他部門核心業務人員。然后，項目組要制定項目實施計劃，明確各成員的職責分工并按相應計劃開展工作。

3.1 需求分析

集團單位存在點多面廣、組織機構分散的特征，需要通過互聯網實現跨地域、跨組織部門的“虛擬、遠程、協作”且以財務管理為主線的單位管理與項目管理，通過信息化手段提高集團單位的管理效率與管理能力。

通過對各成員單位的財務部門和項目部的調研，基本掌握集團單位的總體需求。

（1）集團內部實行統一的財務會計制度，財務數據的采集、加工、整理、匯總、輸出要執行預先設定的標準。集團范圍內的信息只有實行了標準化、規范化，才能夠進行整個系統的財務分析與控制。

（2）實現整個集團所有賬套下的財務集中核算體系，建立統一的財務核算規則與流程，實現財務核算信息的實時、透明、統一，為集團獲得經營關鍵信息知情權，及時準確掌握項目管理和經營數據。打通業務、稅務、財務三大平臺的數據關聯，讓集團業務管理標準化、稅務管理規范化、財務管理透明化，從而降低集團單位的管理風險。

（3）集團總部對成員單位的財務工作能夠實時監管和控制，成員單位的計劃和資金支出要經過集團總部的審批，避免因成員單位的違規經營、資金管理失控給集團總部財務管理帶來風險隱患。

（4）實現財務會計的各項基本功能，能夠按照財務周期進行結賬，并形成財務報表。

（5）財務數據能夠實現按條件提取匯總，通過對基礎數據的統計分析得出有價值的結果，繪制出直觀易懂的分析圖形。財務系統可為其它信息系統提供接口，如辦公管理系統、項目管理系統、營改增系統等。

（6）綜合考慮財務系統數據互聯網傳輸的安全性、完整性、可靠性。

3.2 軟件開發

有開發團隊的集團單位可以自行開發財務軟件，也可引進國內主流集團財務集中管理系統軟件，再結合本集團的需求進行二次開發。該軟件應包括總賬、報表、資金、預算四個子系統。

3.2.1 總賬子系統

實現集團單位日常財務工作的基本功能，應提供財務會計、管理會計、資金管理、資產管理、預算管理、供應鏈、分銷、合并報表等模塊，同時也可提供現金流量查詢及分析統計、賬簿間的財務折算、內部交易對賬等特殊業務功能。

3.2.2 報表子系統

該系統應支持各類業務報表的輸出、合并報表編制、分部報告編制以及報表的權限與流程管理。在總賬子系統中結賬后應能自動生成各種財務報表，實現集團單位關于報表的制定、下發、收集、審核、上報、審批與查詢分析等相關業務工作，同時還可為集團單位生成各類管理報表，如資產負債表、收入支出表等，提供報表編制、報表數據采集和報表流程控制等全方位管理方式。

3.2.3 資金子系統

實現全集團資金的集中統一管理，各成員單位網上結算實現財務數據共享，減少相關信息的重復錄入，提高集團資金管理效率。同時，資金管理子系統可與多家銀行建立互聯接口，實時處理銀行收付款信息，縮短各成員單位資金在途時間。前端資金業務處理信息可通過該接口自動導入到財務核算體系，并自動生成相應的憑證信息，實現資金管理信息與財務信息的集成與共享，提高集團單位業務處理效率。

3.2.4 預算子系統

該子系統可幫助集團單位解決預算編制周期長、預算編制過程困難、預算數據準備性不夠等問題，可實現對各類預算的編制，實時監控預算執行情況，還可以分析評價預算控制的績效。預算編制應包括填報預算、審核預算、上報預算、批復預算等環節。在預算的執行過程中，應能實現對費用和預算的控制。同時，可根據比較預算與實際執行情況的差異，進行分析評價或預算調整。

3.3 硬件及網絡平臺建設

系統基礎平臺采用互聯網+財務的運用模式。建設滿足集團多層級管理需求的數據中心，可采用私有云、公有云或混合云等虛擬化架構方式。服務器、存儲、網絡及安全設備的虛擬化架構具備健壯性好、拓展性強、便于管理等優勢，逐漸發展為構建信息系統硬件及網絡平臺的主流架構之一。

3.3.1 服務器虛擬化

集團財務集中管理系統架構的計算資源池由服務器虛擬化軟件提供，采用虛擬化技術實現對服務器物理資源的抽象，將服務器的中央處理器、內存、硬盤、輸入輸出設備等物理資源虛擬化為一組可統一管理、調度和分配的邏輯資源，并基于這些邏輯資源在物理服務器上構建多個同時運行、相互隔離的虛擬機執行環境，實現更高的資源利用效率。

3.3.2 存儲虛擬化

將多個服務器上的硬盤資源（含磁盤陣列）組織起來形成統一的虛擬硬盤共享存儲資源池，實現數據的高可靠、高性能存儲。根據這種集群設計，一份數據通過虛擬化方式會同時存儲在多個不同的物理服務器硬盤上，實現可靠性存儲；同時通過固態緩存，可較大幅度地提升服務器硬盤讀寫能力，實現高性能存儲。

3.3.3 網絡虛擬化

通過全新的網絡運營方式，解決了傳統網絡設備帶來的許多管理難題，為系統管理員提供可視化運維平臺。網絡虛擬化與服務器虛擬化相結合，在虛擬機和物理網絡之間，提供了一整套完整的邏輯網絡設備的連接和服務，包括虛擬交換機、虛擬路由器、虛擬防火墻、虛擬網絡傳輸加密設備（VPN）等虛擬網絡設備和安全設備。虛擬網絡化可以迅速完成不同應用系統的網絡部署、網絡配置的自動化調整、系統網絡的故障排查等工作，提升整個系統網絡的管理運維效率。

3.4 項目培訓

為集團財務人員提供不同業務層次、不同程度、不同工作領域的項目培訓，并提供集團財務集中管理系統的標準化操作流程手冊，使財務人員遇到問題時可以實時自助解決，提高工作效率并可保證錄入財務數據的準確性。

3.5 數據初始化

在培訓完成之后，又項目組成員與集團財務人員共同完成數據初始化工作。

（1）賬套設置。在會計主體中設置每個成員單位的賬戶信息。

（2）檔案設置。分別對人員檔案、客商檔案、項目檔案、銀行檔案進行設置。人員檔案是指與集團單位發生經濟業務事項的個人；客商檔案是指與集團單位有聯系的企業或其它組織；項目檔案是指集團單位所承擔各類項目信息；銀行檔案是指與各家銀行有關的信息，主要是賬戶信息。

（3）權限設置。對系統管理人員、財務人員信息進行設置，并賦予他們相關角色和權限。

（4）財務流程設置。根據需求對集團本級及成員單位的財務系統流程進行優化配置，以支持最佳工作業務流程。

4 系統測試和試運行

項目組成員與財務人員共同進行業務流程的模塊與模塊集成測試，保證設計好的各項業務流程在該系統中能夠穩定運行。遇到問題及時排查故障或重置業務流程，這個過程往返反復，直到系統能夠健壯運行為止。

5 項目總結

目前集團500多家單位在集團財務集中管理系統中開展日常財務工作，能很好地滿足集團單位對財務業務統一集中管理的基本目標，且為下一步推進集團多個大型信息化項目的建設奠定了堅實的基礎。