信息化環境下的檔案信息資源共享研究

文/朱鳳嬌

研究和分析信息化環境中的檔案信息資源的共享及其涉及的用戶、制度、技術等，具有重要的理論和實踐意義。本文旨在通過將檔案信息資源的共享放入信息化環境中，從理論、實踐，多主體、多維度地進行分析其共享的涵義、特點及已采取的措施，并在此基礎上建立相對完善的指標體系，為信息化環境下檔案信息資源的共享提供新思路，促進其共享的高質量實現，進一步促進檔案信息資源的開發與利用，在社會建設中發揮更大的知識情報價值，推動社會的發展，實現檔案信息資源在最大范圍內的充分共享。

1 信息化環境下檔案信息資源共享的障礙

1.1 現有的檔案信息資源共享服務與利用者的需求契合度不高

現有的檔案信息資源共享服務對于潛在用戶的關注還不夠多。由于主觀因素和社會因素等的限制，一些用戶的檔案需求表現得不夠明顯，甚至尚未被激發。而潛在用戶一般不會主動向檔案部門尋求幫助，加之檔案部門的工作重心都偏向了能夠明確表達檔案需求的用戶，這些潛在用戶利用檔案的需求往往就會被忽視。檔案信息資源共享的普及范圍就會縮小，服務人群就會減少。

1.2 檔案信息資源的整理工作和整合工作不到位

由于多方的原因，就我國目前的情況來看，信息化建設在區域之間是相對封閉、各自為政的。檔案信息資源的整合在不同區域進行，缺乏相互之間的協調合作，漸漸形成了諸多的“信息孤島”。隨著社會信息化特征的日益凸顯，檔案信息資源的數量和種類本來就大大增加，各區域的整合工作又缺乏溝通，必然導致了各自整合工作的標準不一。即使本區域內的檔案信息資源得到了有效的整合，一旦涉及大范圍甚至全國性的整合，就會由于各區域的工作標準存在差異而需要重新進行整合工作的每一步操作，既帶來了不必要的人力、物力的浪費，又降低了整合工作的效率。

1.3 檔案信息化的建設在地區之間發展不平衡

首先就體現在對檔案信息化建設的認識上的不平衡。信息化較為欠發達的地區還處于檔案信息化建設的起步階段，對其內涵的認識還很片面，認為檔案信息化建設只是計算機技術的簡單運用，或者是紙質檔案的數字化；而信息化較為發達的地區已經經歷了檔案信息化的初級階段，有了一定的發展，對其內涵的認識也更為全面和深刻，更能意識到檔案信息化要實現的就是檔案信息資源的網絡化和高度的共享。其次是檔案信息化設施在各地區的不平衡。欠發達地區的檔案網站質量并不高，如相關網站的鏈接太少、網址查詢困難，其現有的數據通信寬帶更是遠遠滿足不了迅速膨脹的網上流量；而較發達地區已經開始真正開展網上的檔案業務，擁有較高的網絡設施和電信設備的普及率。再次是檔案信息化在地區間的技術不平衡。部分地區即使已經建立了辦公自動化系統和機關信息化系統，但因其涉及大量的國家機密，還沒有掌握相關的技術將其與公共信息網實行物理隔離，確保機關檔案信息的內容安全。

1.4 檔案館（室）的各業務環節落實不到位

由于檔案鑒定工作需要人工完成，工作量十分繁重，期間難免出現鑒定隨意和鑒定滯后的現象。有的檔案工作人員就為了提高工作的速度而濫用“彈性方法”的“就高不就低”原則，對于保管期限存在爭議的檔案，將其保管期限一律從長。這種粗放的鑒定傾向使檔案的歸檔范圍和留存時間被人為擴大和延長，甚至導致了“有文必檔”的現象，嚴重拉低了館（室）藏的整體質量，影響檔案信息資源共享的效率。在信息化環境下，檔案館（室）中除了傳統的實體檔案外，近年來新出現的電子文件也是重要的組成部分。實體檔案的保管受人為和自然因素的影響，電子文件自身的特性決定了對其保管的復雜性。當不可抗的突發自然事件發生，網絡入侵技術不斷升級、變換，各類型各載體的檔案都難免遭到不同程度的損毀，其完整性和案卷質量都會受到不同程度的破壞，檔案信息資源共享的質量也會受到影響。

2 信息化環境下推動檔案信息資源共享的建議

2.1 強調以用戶需求為導向的檔案信息資源共享

首先就要加大檔案館的開發力度，改變檔案館往日在公眾心中的印象，逐漸消除神秘感和陌生感，使用戶知曉、熟悉本館館藏，如內容、數量、存址等。其次，加強面向全社會的宣傳工作，包括宣傳檔案和檔案工作。對檔案工作人員宣傳與其工作內容相關的政策、法規、標準等，規范其工作，對社會大眾宣傳檔案館的館藏內容、工作范圍、服務方式等，使其明確自己在該館中可以獲得哪些檔案信息資源和服務。再次，對館中資源的類目設置進行進一步優化，在全面系統的基礎上，考慮用戶實際利用的需要，豐富類目并使其結構合理，可以最快地喚起用戶的利用需求。

2.2 豐富檔案信息資源并提高其整合水平

整合檔案信息資源的最終目的是為了實現共享。在信息化的環境下，統一的標準則是檔案信息資源共享的核心保障因素。因此，各區域、各檔案機構和部門之間應該打破原來各自為政的局面，增進相互之間的溝通、交流和協作，這種互聯互通是建立統一標準的首要條件。相關的管理部門在此基礎上對檔案信息資源整合中的一些有待達成共識的問題予以明確，如整合的標準規范，并承諾共同遵守，使各部門、各系統的資源整合工作在同一標準體系下有序進行。具體來說，機關檔案室、綜合檔案館和信息中心等各個層次的部門都要遵守共同的整合工作標準，在各自的負責范圍內，提高檔案信息資源的整合水平。最后，將各系統和部門的整合成果進行綜合，實現國家規模的檔案信息資源整合，為實現全國范圍內的檔案信息資源共享提供最大可能。

2.3 促進檔案信息化的建設在地區間的相對平衡

只有檔案的信息化建設在地區間達到相對平衡，才能為全國范圍內的檔案信息資源共享減少阻力，促成共享目標的實現。首先，要加大對檔案信息化發展水平較低地區的投入，從人、財、物三方面全方位提高其信息化建設的能力。將當地的檔案人員送至信息化發達地區進行學習取經，吸收其管理的方式和建設的經驗，或者將發達地區的高素質專業人才引入本地區，向本地區的檔案管理人員和工作人員進行業務培訓，傳授相關的管理知識，在日常工作中對其進行指導。國家還應根據不同地區的實際狀況，在財政上給予不同程度的支持，保證其檔案信息資源的建設和共享事業順暢進行。定期檢查各地區的信息化實施進展，及時對經費不足的地區增加撥款。實地考察各地區信息化建設的需要，有針對性地為其提供相關的資源和設備。完善檔案信息化基礎設施，特別是完善計算機網絡和數據庫系統，加強辦公自動化和局域網的建設。合理配置檔案信息資源，有序進行檔案的數字化工作，充實檔案數據庫。

2.4 落實檔案館（室）業務的各個環節，保證檔案信息資源的質量

在落實各個環節的基礎上，將處理檔案信息資源的各個步驟進行有機整合，也能起到提高檔案工作效率的作用，從而為檔案信息資源的共享節省資源和時間。寧波市為實現檔案工作“異地查檔、跨館服務”目標，在落實檔案工作各環節的基礎上，從整體功能最優的角度，使各環節相互配合，建設檔案共建共享平臺。該平臺由六個模塊組成，分別是目錄采集、數據接收、數據管理、目錄檢索、利用登記和權限管理，基本實現了檔案信息資源從收集、整理、進館到共享利用等全過程管理，極大提高了處理檔案信息資源的系統性和科學性。

3 結語

綜上所述，檔案信息資源的共享問題是一項龐大的系統工程，它不是單純的技術問題，而是涉及檔案信息資源本身及其與之相關的各方面要素。同時，這也是一項需要長期進行的復雜工程，由于檔案研究人員對共享問題的認識具有漸進性，檔案信息資源的共享策略必然會處于不斷完善和更新的狀態中。