新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設創(chuàng)新探討

摘 要：隨著信息技術迅猛發(fā)展和互聯網時代的到來，信息化網絡化已卷席各個領域。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理也應隨著時代發(fā)展步伐進入信息化時代。事業(yè)單位檔案管理信息化就是指打破以往的傳統(tǒng)檔案管理模式，運用網絡技術信息平臺來實現檔案管理數字化和信息化。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

一、 引言

社會發(fā)展帶動科技進步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應新形勢下檔案管理的需求，從而導致管理中出現多種問題。為確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進行，單位需要針對管理中出現的問題，進行管理方式的創(chuàng)新和管理人員的培養(yǎng)。

二、 引進新設備，及時更新軟件系統(tǒng)

設備是檔案管理信息建設的重要基礎，事業(yè)單位要引進具有先進功能的計算機硬件設備和智能檢索軟件系統(tǒng)，并且要定期進行維護和升級管理，保障檔案管理信息化建設能夠不斷地得到優(yōu)化和進步。比如可以將紙質檔案內容轉化為電子文本、圖片等形式，促進管理方法的多樣性和實用性。要關注市場檔案管理軟件、硬件市場，保障管理設備的先進性，同時事業(yè)單位檔案管理部門內部也要加強對檔案信息化的技術研發(fā)和探索，促使檔案管理信息化建設與事業(yè)單位自身更加適應，從而最大限度地提高檔案利用效率，提高事業(yè)單位的檔案管理質量。

三、 提升業(yè)務能力，實現服務共享

檔案管理工作的特點決定其業(yè)務性，在相關工作中對管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務水平有著較為嚴格的要求，首先，在檔案收集、整理、篩選、編制、保存等工作環(huán)節(jié)中應當以熟練的操作方式對其進行處理與掌握，通過科學、合理的管理方式創(chuàng)建檔案工作，并通過定期檢查推動事業(yè)單位檔案管理工作水平及能力的提高。管理人員在新時期內運用創(chuàng)新方式、加強相關業(yè)務學習，通過對法律規(guī)章、國家政策、文獻編撰等工作的掌握與應用，熟練操作信息化辦公技術，進而發(fā)揮創(chuàng)新途徑在事業(yè)單位辦公管理中的有效性。事業(yè)單位檔案管理網站的建立隨著信息化技術的應用提上日程，針對人民群眾的實際需求，通過服務體系的建立與完善，設置檔案自主查詢、檔案實時動態(tài)等板塊，為人民群眾提供信息共享的服務，以準確、實時的信息為主，保證人民群眾能夠獲得第一手消息。事業(yè)單位檔案管理人員為及時提取、加工對人民群眾有效的信息，以先進信息技術為基礎，構建檔案管理信息共享平臺，進一步推動相關管理工作的順利開展。

四、 順應大數據，優(yōu)化信息管理手段

首先，在當前進行檔案管理時，需要根據工作情況嚴格落實檔案管理工作規(guī)劃的開展，以事業(yè)單位的實際發(fā)展狀況為基礎，制訂良好的檔案管理服務模式。其次，在事業(yè)單位的檔案管理中建立相應的檔案管理網站，利用大數據背景實現檔案管理的電子化和信息化，也就是說在當前的事業(yè)網站中建立相應的檔案管理網站非常必要。一方面能夠為內部員工提供檔案資料的查詢工作，另一方面還可以及時發(fā)布相關的管理需求，為檔案管理工作奠定基礎。通過對檔案管理平臺的設置，建立相應的相關網站，實現了員工對自身檔案的填報和修改，加大了檔案管理的高效性，也展現了良好的資源共享作用。最后，在事業(yè)單位的檔案管理時，需要保障電子檔案的數字化發(fā)展。當前的檔案管理主要以數字的形式展現，以往傳統(tǒng)型的管理方式已經不能滿足現代化的發(fā)展要求，也就是說事業(yè)單位需要建立檔案管理的數字化網絡，實現對檔案管理的數字化展示，在通過相應的整理之后，錄入到相關系統(tǒng)，建立電子內容網，實現對資料的整理與分析。而工作人員也可以依據設置的電子內容網加大對電子檔案的處理和分析。

五、 增強檔案管理安全工作，保證信息安全

信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲方式有所不同，傳統(tǒng)檔案以紙質為主，通常都會儲存于檔案庫房中;但是信息化儲存檔案是利用計算機中的存儲介質進行儲存工作。網絡儲存既有優(yōu)點也具有缺點：優(yōu)點是可以把檔案信息資源進行永久保存，并且查閱或者調動都比較方便;缺點是由于是先進的計算機技術，這樣很容易遭到不法黑客的入侵，造成數據破壞、信息泄漏、變賣。而介質存儲的優(yōu)點則是不容易被盜取，存儲體積小，容量大，但是缺點是對于檔案的調用不便，而且介質存儲對于環(huán)境的要求較高，且存在一定的報廢風險，不能被廣泛利用。根據二者的優(yōu)缺點，可將檔案適當分類，將機密數據信息用介質儲存，將不重要的信息存入網絡儲存，這樣可有效地保證資源的安全性，節(jié)省投入、便于工作。

六、 打造數據中心，加強動態(tài)監(jiān)控

在進行資料和檔案的管理時，要求工作人員必須要有敏銳的洞察力，并且做到與時俱進，積極將數據融入數據中心，打造良好的數據應用平臺。通過數據和資料管理人員與技術部門的科學化設計，展現對信息管理方式和方法的科學性，體現數據的相關特點，并結合相關經驗實現對數據的整理，確定數據中心的模塊和布局。在數據中心確立之后，可以利用數據中心實現對事業(yè)單位資料和信息的覆蓋，提升工作效率，減少檔案資料管理的成本投入，保障檔案和資料的安全性。而檔案資料的管理人員成為數據中心的掌舵者，其工作能力需要合理提升保障數據價值的生成。

七、 結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設，是一個系統(tǒng)建設的過程，其中會出現很多問題。因此，針對這些問題，事業(yè)單位要有針對性地提出解決對策，這樣才能推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設，才能保障事業(yè)單位能夠健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳偉華.大數據時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].城建檔案，2019（6）：74-75.

作者簡介：

王蘭芳，女，湖南省永州市東安縣新聞網，助理館員，研究方向：檔案管理。