大數據背景下民辦高校檔案管理與優化研究

文/萬青

對于各個行業甚至國家來說，檔案管理是非常重要的，引起了各個企業的高度關注，因為大數據里面包含著對經濟、科學研究等大量有效的價值數據，但根據以往的傳統模式，對大數據處理的方式是通過人工來整理數據、速度慢、降低工作效率、人工整理的數據。

1 大數據及高校大數據特點

1.1 大數據

大數據顧名思義稱之為大量的資料、大量數據、很多大規模的數據和數量無法讓人工在短時間內、進行有效的整理、讀取、管理的數據，并且這些數據沒辦法讓人類短時間內了解到自己需要的信息。

1.2 大數據的特點

（1）數據量巨大；

（2）數據生成的非常快；

（3）生成的數據數量大，價值數據很多；

（4）內容多，閱讀頻率高。

2 目前高校檔案管理存在的問題

2.1 人才培養問題

由于檔案管理工作內容的繁瑣以及重復工作，使很多人都不愿意學習，并且成為檔案管理方面的人才。目前，檔案管理人員整體管理水平和素質也不高，現在，所有的行業都有專門的檔案管理人員，但是管理人員的專業水平不是很高，不能有效準確的對檔案進行管理工作，目前為止，我國十分缺乏管理檔案專業知識方面的人才。

2.2 檔案管理流程問題

現在，很多企業和單位、甚至學校，對檔案專業的管理存在很大的問題。首先，檔案沒有檔案編號；其次，每個檔案的標題設置的不規范，然后所有檔案隨意亂放，卷宗缺少目錄。傳統檔案管理模式存在很多不足，使用的是照片和手寫記錄等方式，繁瑣檔案管理方式，導致檔案管理工作效率降低、也存在很多的不便利。

2.3 高校檔案管理缺少硬件設施

這些年來，隨著科技技術的發展與進步，信息化時代已經來臨，很多人都在廣泛使用電子計算機網絡技術進行檔案的管理。但是，很多高校卻存在一個問題，使用電腦技術檔案管理的學校少之又少，并且很多高校檔案管理人員都是退休的教師，老一輩人員還在使用傳統的方式整理檔案，人工收集、人工整理檔案。傳統整理檔案的方式，嚴重影響工作效率，而且很多高校檔案室環境設施非常簡陋、缺乏標準化，以上這些方式都不利于保存和管理檔案。

3 在大數據背景下，怎樣做好高校檔案管理工作

3.1 用科技化技術手段對檔案進行安全管理

在大數據時代，需要提高檔案管理的安全問題，使用科技技術對大數據檔案進行管理，在用計算機進行檔案管理時，需要在管理的基礎上，引入安全防火墻技術，外網和內網隔離技術、來保證檔案管理信息的安全系數。大數據技術的管理方式提高了檔案管理方式的工作效率，并且降低了人工成本，為我國的檔案管理方式創造了新的機遇。現在電子計算信息化技術存在一定的安全風險問題，因此，用電子信息技術對檔案進行管理的時候，應該做好檔案管理保密工作，以防止檔案數據泄漏出去、或者損壞。因此，檔案管理人員應該有檔案管理保密的安全行為意識，以便做好檔案管理保密工作。

3.2 提高檔案管理人員專業和技術水平

隨著大數據時代背景影響下，目前越來越缺乏檔案管理方面的人才。因此我們要發展大量的人才培養計劃，檔案數據時代來臨，電子計算機計算機使用的比較廣泛，因此對檔案管理人員要求越來越高，檔案管理理念需要有所改變，要有檔案管理的安全意識。大數據時代，要熟悉檔案信息專業知識，還要熟悉計算機信息化技術，成為兼具檔案學與計算機知識的專業人才。將檔案管理、海量的大數據以及計算機技術應用三方面相結合，更好的去開展檔案管理工作。

3.3 檔案管理數據系統備份

計算機進行檔案管理時，需要不定期對檔案進行數據備份，目前，計算機應用備份應用的十分的廣泛，備份的好處是能夠在源數據丟失的情況，還有所數據檔案準備，在備份的過程中，如果出現計算機技術檔案備份問題，應該及時找出問題關鍵點，及時有效的去處理備份問題，備份系統選擇也很重要，好的備份系統能夠保障數據之間的共享工作。也能實現數據備份的數據準確化和智能備份化，對檔案數據備份，不僅要對硬件進行備份，還要對軟件進行備份。

3.4 規范檔案管理的流程和高校檔案室設施的建設

健全并規范檔案管理流程，檔案管理在使用大數據的情況下需要有所憑據，如果沒有標準化的流程，管理人員也不知道從何下手去做好檔案管理工作，所以高校必須要在大數據背景下，制定標準的檔案管理的流程，讓管理人員按照標準化的流程嚴格的去執行，更好的做好檔案管理工作。其次在大數據背景影響下，應該大力建設軟硬件的設備設施，大數據技術設施的更新與改善，不僅能提高檔案管理的水平，還能提高工作效率和保證數據的準確性，所以，軟硬件設施設備的建設對檔案管理有著關鍵的影響作用，也為檔案管理人員有效的管理好檔案信息提供了有效的保障工作，讓檔案管理員更好的為檔案工作所服務。

4 結束語

社會在進步與發展，我們應該跟上國家發展的腳步，不應該拖后腿，對于高校檔案管理，我們應該提倡使用電子信息化技術去管理，并且要大力宣傳這種檔案管理方式，丟掉傳統的人工檔案管理辦法。因此，各類高校應該重視起檔案管理工作，規范檔案管理工作的流程，根據學校實際情況去充分開展檔案管理工作，并且充分利用現代化電子信息技術，提高工作效率，并且在大數據背景下，電子信息技術使得檔案管理工作更上一層樓。