信息化背景下如何做好檔案管理工作

姜言美

【摘要】隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理模式已經(jīng)從實(shí)體管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，電子信息檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，但如何更好地做好電子信息檔案管理工作也變得更加重要，這需要我們對(duì)檔案信息化管理有深刻的理解和認(rèn)識(shí)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;優(yōu)勢(shì);缺點(diǎn);信息化

一、檔案信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)

（一）資源共享快捷。傳統(tǒng)的檔案管理由于以實(shí)物檔案為主，所以根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)、不同空間進(jìn)行多人查閱，檔案利用模式基本比較單一，而對(duì)于信息化條件下的電子檔案打破了傳統(tǒng)檔案的實(shí)物形式，以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行保存，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳輸，因此不在受時(shí)間、地點(diǎn)、空間的任何約束，可以瞬間完成多人、多地點(diǎn)、多空間同時(shí)進(jìn)行信息的傳遞和查閱服務(wù)，及時(shí)方便快捷高效。

（二）經(jīng)濟(jì)節(jié)約實(shí)用。傳統(tǒng)的檔案以紙張形式和實(shí)物居多，而檔案的收集、整理、管理利用也基本以手工為主，這在一定程度上對(duì)人力、財(cái)力、物力的投入要求比較大，而電子檔案的收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)都是依托數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行的，因此對(duì)人力、物力的投入相對(duì)較小，而從時(shí)間上，與傳統(tǒng)檔案的收集整理比較來(lái)看，用時(shí)更少，收集整理效率更高、更快捷、更安全。在檔案的管理利用上，傳統(tǒng)的檔案管理利用對(duì)庫(kù)房的空間、環(huán)境、防潮、防蟲等方面的要求都比較高，而電子檔案管理利用主要考慮它的安全。

（三）信息化檔案數(shù)據(jù)的不安全性。雖然檔案信息化管理存在資源共享快捷、經(jīng)濟(jì)節(jié)約實(shí)用的優(yōu)勢(shì)，但由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，資源處在共享狀態(tài)，這就不可避免電子檔案被入侵和破壞，其主要的危害來(lái)源于計(jì)算機(jī)病毒，它會(huì)存在于電子檔案?jìng)鬏數(shù)拿總€(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)信息化電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行入侵破壞，一些電子檔案數(shù)據(jù)很容易被一些不法人員進(jìn)行修改、增減及非法利用，給檔案管理工作造成重大損失。

（四）檔案信息化對(duì)設(shè)備的依賴性。檔案信息化必須借助一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、檔案管理軟件及相關(guān)安全設(shè)備才能完成，對(duì)設(shè)備具有很強(qiáng)的依賴性。由于電子檔案需要長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，很容易會(huì)出現(xiàn)各種意外情況，對(duì)檔案產(chǎn)生影響，比如計(jì)算機(jī)本身的問(wèn)題，包括達(dá)到使用壽命、硬件被人為破壞等，都會(huì)對(duì)電子檔案造成嚴(yán)重影響，作為檔案管理人員必須履行好職責(zé)，定期對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，用科學(xué)的方法保護(hù)好電子檔案的安全。而傳統(tǒng)檔案以紙張和實(shí)物為保存形式，它的管理利用等環(huán)節(jié)無(wú)需借助任何電子設(shè)備，從這一點(diǎn)看，傳統(tǒng)檔案擁有電子檔案不可替代的優(yōu)勢(shì)。

二、做好檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，樹立信息化管理理念。近年來(lái)，隨著信息化技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作正面臨新的挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足和適應(yīng)現(xiàn)在檔案管理工作的需求，我們必須改變傳統(tǒng)檔案的管理模式和理念，不斷開拓創(chuàng)新，把信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，充分利用好先進(jìn)的電子化設(shè)備和信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，搭建全新的檔案信息化管理平臺(tái)，不斷提升對(duì)各類檔案材料進(jìn)行數(shù)字化加工處理能力，使檔案管理工作從收集整理、鑒定組卷到統(tǒng)計(jì)利用每個(gè)環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)信息化，不斷提升檔案管理工作的效率，積極適應(yīng)信息化條件下檔案管理工作的新要求和新形勢(shì)，更好地服務(wù)國(guó)家和社會(huì)主義建設(shè)。

（二）加強(qiáng)管理設(shè)備的投入，確保信息化檔案管理的絕對(duì)安全。做好新形勢(shì)下檔案信息化管理工作，離不開先進(jìn)的設(shè)備作保障，因此，一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子必須重視檔案管理工作，要成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，真正把檔案工作列為重要工作來(lái)抓，加大對(duì)檔案管理部門硬件基礎(chǔ)設(shè)備的投入，切實(shí)搭建起運(yùn)行高效、操作便捷、安全穩(wěn)定的信息化檔案管理平臺(tái)，配備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器、應(yīng)用數(shù)據(jù)處理服務(wù)器、入侵檢測(cè)系統(tǒng)以及安全防火墻系統(tǒng)等，并定期對(duì)各系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，及時(shí)修復(fù)影響檔案信息化管理工作的一切不安全因素，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，不斷提升檔案工作信息化管理水平。

（三）建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)必須以規(guī)范統(tǒng)一的檔案信息化管理制度和高效運(yùn)行機(jī)制為保障。檔案管理部門要主動(dòng)適應(yīng)檔案信息化管理的新特點(diǎn)和新要求，結(jié)合實(shí)際工作需求，開拓創(chuàng)新，建立起檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)利用等一整套的信息化管理制度以及科學(xué)的工作流程，從制度上、工作流程上確保每名檔案管理人員，在每個(gè)工作環(huán)節(jié)及具體操作上，都能嚴(yán)格按照統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行;同時(shí)要制定安全有效的檔案信息化管理應(yīng)急預(yù)案，確保一旦發(fā)生電子檔案管理系統(tǒng)被入侵和硬件被破壞時(shí)，能第一時(shí)間采取有效的應(yīng)對(duì)措施，避免出現(xiàn)手忙腳亂的情況，以致給檔案信息化數(shù)據(jù)造成破壞，真正搭建起檔案信息化管理制度的防護(hù)墻。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力建設(shè)。信息化條件下，如何更好地做好檔案管理工作，給信息化管理人員提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。一要加強(qiáng)?檔案管理人員的思想作風(fēng)建設(shè)。培養(yǎng)檔案管理人員過(guò)硬的思想素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)定管理人員對(duì)檔案事業(yè)的熱愛(ài)和追求，激勵(lì)他們工作中要甘于吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)、勇于創(chuàng)新，牢固樹立服務(wù)第一的工作宗旨。二要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。檔案信息化管理工作對(duì)知識(shí)的要求非常高，涉及的知識(shí)面也更廣，管理人員必須樹立終身學(xué)習(xí)、主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷通過(guò)檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)、專題培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)教育以及個(gè)人自學(xué)等形式，優(yōu)化和豐富自己的檔案學(xué)知識(shí)結(jié)構(gòu)，及時(shí)掌握新形勢(shì)下最新、最快與檔案信息化管理工作相適應(yīng)的理論知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等。三要檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的檔案信息化管理法律法規(guī)，工作中有章可循、有法可依，避免出現(xiàn)原則性的問(wèn)題，進(jìn)一步提升自己的服務(wù)能力。四要開展好檔案信息管理技術(shù)培訓(xùn)。檔案信息管理技術(shù)是一個(gè)檔案管理人員做好檔案信息化管理工作最基本的要求，所以，做好這項(xiàng)工作十分必要。要定期開展對(duì)檔案管理工作人員信息化管理技能培訓(xùn)，著重講解檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)用、日常的系統(tǒng)維修、信息數(shù)據(jù)備份及安全防護(hù)等知識(shí)，不斷提升管理人員的信息化管理水平和能力。

（五）加強(qiáng)檔案信息化管理人員的人才儲(chǔ)備。隨著檔案信息化管理工作的推進(jìn)，對(duì)信息化人才的需求越來(lái)越大，盡管一些檔案管理人員或多或少地有過(guò)這方面的培訓(xùn)，但這種培訓(xùn)時(shí)間都比較短暫，檔案管理人員很難有比較系統(tǒng)全面深入的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案信息化管理也之是僅限于一般系統(tǒng)操作上，對(duì)一些深層次問(wèn)題很難有效解決。許多單位在開展檔案信息化管理工作時(shí)，只能采取外包等形式，工作推進(jìn)中受制于人，一旦出現(xiàn)技術(shù)問(wèn)題，也只能打電話找外包，嚴(yán)重影響到一個(gè)單位的檔案信息化管理效果。 因此，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人才的儲(chǔ)備已經(jīng)是一件迫不及待的事，必須盡早做，人事管理部門要加強(qiáng)這方面人才的引進(jìn)及培養(yǎng)，為檔案信息化管理工作打好堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

（六）加強(qiáng)檔案信息化管理資源的互聯(lián)互通。檔案信息化管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展的需要，不斷提升信息化服務(wù)水平和服務(wù)范圍，有計(jì)劃、有步驟地開發(fā)檔案數(shù)字化工作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源共享，組建具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)的數(shù)字檔案館，積極實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域數(shù)字檔案館的互聯(lián)互通，進(jìn)一步延伸檔案的服務(wù)范圍。

總之，檔案信息化管理工作要盡快適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，不斷推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，早日實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域數(shù)字檔案館的互聯(lián)互通，更好地服務(wù)國(guó)家和社會(huì)建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

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